极致物业管理软件收费管理操作手册.pdf

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收费管理操作步骤如下图所示:
说明:
1、在【房间收费标准设置】中将要修改的公摊费用、停车费等金额指定好之
后,再来操作业务处理导航图中的内容,如果每个月的费用没有变化则可以跳过这
一步;
2、在【抄表(公摊仪表)】中抄公摊仪表的读数,如果没有公摊表,则可以跳
过这一步;
3、在【抄表(房间仪表)】中抄房间仪表的读数;
4、在【公摊计算】中根据公摊公式计算公摊仪表分摊到每个房间的数据,如
果没有公摊表则可以跳过这一步;
5、在【生成常规费用】中生成当期全部常规费用,包括管理费、维修基金等,
生成的费用不需要审核;
6、在【生成仪表费用】中生产当期全部抄表费用,包括水电、垃圾处理费等,
生成的费用不需要审核;
7、在【费用查询】中计算滞纳金金额,如果管理处不收取滞纳金则可以跳过
这一步;
8、在【预收核算】中新增、核销预收单,新增的预收单需先审核再核销;
9、在【银行托收】中进行导出报盘、导入回盘操作,导入回盘后不需要审核;
10、在【欠款查询】中进行缴费操作;
11、在【现金收款单一览表】中审核当期全部的现金收款单;
12、在【结账】中进行结账操作,表示当期全部操作已经完成,要进入到下个周期
操作。
一、房间收费标准设置
如果管理处的公摊或是停车费等费用是通过指定金额设定的,并且每个月的金额可
能不一致,则在生成费用单之前一定要到房间收费标准设置这里来修改金额,否则系统
会自动默认上个月的金额。
房间收费标准设置是提供给用户告诉系统每个房间收取哪些费用,以什么样的标准
来计算,从什么时候开始计算的功能。在系统主界面点击【收费管理】->右侧【收费
参数】最下面的【房间收费标准设置】,如下:
如何新增设置
如果某个房间找不到相应的收费标准设置,则需通过新增来增加。
例如招商大厦管理处下面的一个房间之前没有设置收取公摊电费,但本月要收取,
则进入到这个界面后,在走边的树形结构中先找到这个房间,
然后点击上面工具栏的“新增”,弹出收费项目设置界面,
在要收取的项目后面勾选“收取”,选择收费标准,如果是常规费用还需选择开始
时间,然后点击“保存”即可,保存之后他会弹出保存成功提示。
如何设定指定金额
进到这个界面后,在过滤条件中过滤要修改的收费项目,然后在指定金额列直接输
入金额,然后保存即可。
例如,修改招商大厦管理处的公摊电费,进入到房间收费标准设置以后
点击“过滤”按钮,弹出过滤界面,在字段名称处选择“收费项目名称”,比较方式选
择“等于”,比较值输入要修改的收费项目,这里选择的是“电表公摊”
然后“确定”,
在“指定金额”列直接输入金额,然后点击工具栏上的“保存”即可。
如何删除指定金额
在指定金额列直接将金额列改为零即可。
二、抄表(公摊仪表)
抄表时一般先抄“抄表(公摊仪表)”,再抄“抄表(房间仪表)”,然后再
“公摊计算”、“生成费用”等等,如果没有公摊仪表可以跳过这一步,直接抄房间仪
表。
打开“抄表(公摊仪表)”,界面如下图所示,
对于抄表,一般我们是本月抄上月的读数,如当前期间为7月(在系统状态栏有显
示),则所对应的抄表月份就应该是6月,进入到这个界面后,系统默认是6月。
仪表你可以选择某一种仪表类型来分别抄读数,也可以选全部仪表出来一起抄。
上次读数系统会自动显示上月的读数,我们只需要在本次读数处输入读数,然后点
击工具栏上的“保存”按钮保存即可,无需审核。
本次读数的单元格是黄色背景
界面中的单元格有白色背景的(可以编辑的列);有的是黄色背景的(系统锁定列
不允许修改)。如果您发现本次读数列的单元格是黄色背景,那说明此条读数记录已经
生成费用,系统不允许直接修改读数,如果要修改的话,要先把生成的费用删除,然后
再修改。
读数后发现用量为红色字体
有时在抄了本次读数后发现用量为红色字体,这是因为录入读数的时候系统内部有
一个检查机制,会用这一次的用量和上两个月的用量做一个比较,如果这次的用量超出
了前两个月用量的150%的波动范围,系统会用红色字体给予警示。如果您检查发现所
录读数没什么问题可以不予理会。
提示是否要跳过该单元格
有时系统弹出如下提示,是因为当前单元格没有录入数据,系统防止漏录给予提
示窗口,这属于正常现象。如果暂时不录,可以把光标定位到黄色背景的单元格中,系
统就不会重复提示。
三、抄表(房间仪表)
如果管理处要收取水电、垃圾处理费等抄表费用,则需要到抄表(房间仪表)中先
将水表或是电表的读数录入到系统中,然后“保存”即可,无需审核。
操作及问题处理同抄表(公摊仪表)。
四、公摊计算
所有仪表抄好以后,您就可以打开“公摊计算”窗口,如下图所示:
如何分摊
点击工具栏上的“分摊”选择“分摊所有行”,系统会自动按照设置好的公式进行
公摊。也可以选定某一条公摊仪表记录,然后点击工具栏上的“分摊”->“分摊选中
行”,这样可以实现公摊仪表的逐条分摊。
查看分摊结果
点击工具栏上的“分摊”->“查看分摊结果”,即可查看分摊结果。
如果分摊了以后发现分摊错了,要到【收费管理】->右侧【仪表管理】下面的【抄
表(房间仪表)一览表】中将已经分摊的房间仪表的记录删除,然后抄公摊仪表,再进
行公摊计算。
五、生成常规费用
生成常规费用是一个引导用户生成费用单的界面。在系统主界面点击【收费管理】
->【生成常规费用】,如下:
点击“生成常规费用”如下图
进入到这个界面后,弹出过滤窗口,管理处代码、管理区代码、楼宇、房间等都不
需要选择,只选择:当前期间及未生成费用单。然后再点“确定“。
然后点击工具栏的“生成费用单”选择“生成全部费用单”,系统下面的滚动条就
会从0到100,最后会弹出一个对话框,是否查看日志,
我们点击“确定”,然后系统会弹出一个文件给出提示成功多少笔,失败多少笔,
而且会提示失败的原因,如果显示的是“失败0笔”,则表示当期的全部费用单已经全
部生成成功,并且这个界面将不会有数据显示,如下图:
生成费用单提示房间对应的客户未找到
有的时候系统会提示“房间对应的客户未找到”,如下图:
这说明房间没有找到对应的客户资料。
那么我们就要检查上面提到的房间是否已经做了入伙登记或是迁入的操作。
生成费用单提示费用金额或折扣后金额为零
有的时候还会提示“费用金额或折扣后金额为零”,如下图:
这说明房间没有找到对应收费标准设置。
那我们就要到【房间收费标准设置】里面查看收费的标准时什么,如果是指定金额,
检查是否已经输入了金额,如果是按面积计算,则到房产管理中检查,房间的面积是否
为零。
六、生成抄表费用
生成仪表费用是一个引导用户生成费用的界面。在系统主界面点击【收费管理】
->【生成仪表费用】,会出现如下:
点击生成仪表费用,出现如下图
跟【生成常规费用】的界面样,管理处代码、管理区代码、楼宇、房间等都不需要
选择,只是这里的抄表日期要选择:以前期间,费用单选择:未生成费用单。然后再点
“确定“。确定后的操作和生成常规费用是一样的。
错误处理同生产常规费用
七、费用查询
费用查询主要是进行计算滞纳金及金额调整操作。
【收费管理】->【费用查询】,如下图:
计算滞纳金
如果我们要计算滞纳金,则直接点击工具栏上的“滞纳金计算”,然后确定,如下
图:
确定后不需要更改任何东西,默认滞纳金计算到系统当前的日期,然后“确定”即
可。
费用调整
如果费用要调整金额,则直接选中要修改的费用单,然后点击工具栏上的“修改”,
弹出费用单界面
在费用单上有个“金额调整”的按钮,直接选择“调整金额”
弹出调整金额界面,
在这里我们只需输入调整幅度,调整多少金额就输入多少的金额,然后确定即可,
不需要保存。
注意:如果要调高金额则在调整幅度里面输入负数。
八、预收核算
【收费管理】->【预收核算】,如下:
点击进入后弹出过滤窗口,如下图:
在这里我们只需选择预收日期范围:以前期间、当期期间、以后期间。结算方式或
客户不需选择,空白即可。然后确定。
新增预收单
如果要新增预收单,则需先在左边的房产关系树中找到对应房间,然后点工具栏上
的“新增”,
这样,预收单上会自动带出客户及房间信息,我们只选填写其他内容即可。
核销的方法有如下三种
1、.按项目核销,这个时候要选中“按收费项目金额核销”复选框,此时“金额”
文本框中不允许手工录入数据,而是通过在下面指定收费项目及金额自动汇总的。如下
图所示:
这样指定的话,系统只会按照管理费300,维修基金200的金额去核销。不会管其
他的收费项目。
2、不选中“按收费项目金额核销”复选框,在分录中录入要核销的收费项目,如
下图所示:
这样他会按照管理费和水费一共500的金额去核销,不管管理费或是维修基金分别
核销多少。
3、任意核销,只要有欠款和预收就核销,不选择“按收费项目金额核销”复选框,
不在分录中录入要核销的项目,直接在上面的“金额”中录入金额,此时,如果该业主
存在欠费,就可以核销。如下图所示:
“计费开始日期”或是“计费结束日期”可以指定核销的费用是从什么时候开始
或是结束。如果指定他的“计费开始日期”为‘2009-07-1’,则在进行核销的时候系
统只会去核销开始日期在2009年7月1号之后的费用;同样如果指定他的“计费结束
日期”为‘2009-10-31’,则只会核销结束日期在2009年10月31日之前的费用;如
果“计费开始日期”和“计费结束日期”都指定了,则只核销在这个时间段的费用。
注意:一条费用的应收日期时期是2009年7月,如果是常规费用的,则开始日期
为2009-07-01,结束日期为2009-07-31;如果是抄表费用,则开始日期为2009-06-1,
结束日期为2009-6-30。
如何核销
只有审核的预收单才能核销,所以在做预收单的核销之前,一定要保证已经完成审
核。
在左边的房产关系数中,选择到最上面一个管理处节点,然后点击菜单栏的“核销”
->“自动批量核销”,选择“核销所有”即可。
九、银行托收
【收费管理】->【银行托收】,如下:
点击进去后弹出过滤窗口,如下图:
这里的客户不需要选择,只选择收款日期范围:当期期间,即可。
如何报盘
点击菜单栏“银行托盘”—>“导出报盘”如下图:
弹出选择窗口,如果你已确认完成预收核销及金额调整工作,则直接“确定”即可,
否则取消。
选择好方案,直接点击“报盘”即可。
如何回盘
点击菜单栏“银行托盘”—>“导如报盘”如下图:
选择一个方案,然后选择回盘文件的路径,直接“确定”即可。
注意:选择回盘文件时一定要选择文件名为:‘’的文件。
十、欠款查询
现金缴款
【收费管理】->【欠款查询】,如下图:
点击进去后,直接在左边的房产关系树中找到要缴款的房间,然后点击工
具栏上绿色的“缴款”,弹出一张现金收款单,如下图:
现金收款单上的金额应该与欠款查询的欠款合计金额一致,如果不一致,则肯定存
在未审核的费用单。
如果客户交清所有欠款,则直接点击工具栏上的“保存”,然后关闭即可。欠款查
询中的内容将为空。
如果部分缴款,只交一部分,则直接在当前支付金额输入支付的即可,如下图:
批量收款
【收费管理】->右侧【收费凭证】->【批量收款单录入】,如下:
进入界面后,系统会自动显示出已经审核的全部欠款数据。
如果要缴款,则将交清的房间勾选上,然后点击“收款”即可。
现金收款与批量收款的区别:批量收款适用于大批量房间全部交清的情况,而现金
交款还可以部分交清。
十一、审核现金收款单
【收费管理】->右侧【收费凭证】->【现金收款单一览表】,如下:
点击进入后,弹出过滤窗口,如下图:
这里我们只需选择收款日期为:当前期间,其他不选择,然后确定即可。
过滤出来当前的现金收款单后,全选,然后点击工具栏上的“审核”即可。
打印催款通知单及银行托收收据
打印整个管理处催款单
【收费管理】->【打印费用报表】,如下图:
点击进去后,弹出过滤窗口,如下图:
如果直接打印整个管理处的单据,则在过滤条件中只需选择管理处的代码,管理区、
楼宇、房间及客户代码不需要选择,然后再设置好应收年月,通知单类型,点击“确定”
进入报表打印界面。
然后选择预览,在套打模版选择中选择样式,然后确定,之后打印即可。
打印指定楼宇的催款单
如果想要打印某个楼宇的催款单,则在过滤条件中选择管理处、楼宇代码即可,如
下图:
然后“确定“,再按照前面打印整个管理处的步骤操作。
打印指定房间的催款单
如果想要打印某个楼宇的催款单,则在过滤条件中选择管理处、房间代码即可,如
下图:
然后“确定“,再按照前面打印整个管理处的步骤操作。
打印银行托收成功收据
【收费管理】->【打印银行委托收款报表】,如下图:
打印步骤及方法与催款单相同。
如何新增临时费用单
手工添加临时费用单
【收费管理】->右侧【应收费用】->【临时费用一览表】,如下:
点击进入后,弹出过滤窗口,如下图:
只选选择应收日期范围为:当前期间,然后确定。
选择好房间,然后新增,将带“*”的为必填项填写完整,选择收费标准,然后保
存,保存之后审核即可。
批量新增临时费用单
【收费管理】->右侧【应收费用】->【临时费用一览表】,如下:
点击“批量新增临时费用单”如下图:
录入收费项目,收费标准,在房间客户栏,录入相应的客户,房间,单价,金额,
确定即可。
另外,也可以从EXCEL表引入,上面录入收费项目,收费标准,在房间客户栏点
引入,选中对应的EXCEL表,选项中的客户,房间,单价,金额,对应EXCEL中的
字段,点击确定,即可保存。
Excel表格中的客户及房间一定在系统中已经存在,并且代码相同。
如何增加其他收费单
【收费管理】->右侧【收费凭证】->【其他收款单一览表】,如下图:
点击“其他收款单一览表”如下图:
在左边先选择管理处,然后点击工具栏上的“新增”,弹出其他收款单新增界面,
将带“*”的内容填写完整,然后保存即可。