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电算化会计内部控制研究
内部会计控制制度是一个古老而又年轻的话题,在财政部发布了《关于研究制定单位内部会计控制制度的总体思路》、《内部会计控制基本规范》、《关于加强货币资金会计控制的暂行规定》之后,已在理论界和实各界掀起了研讨企业内部控制制度的高潮。本文拟从会计电算化系统的角度,研究内部会计控制制度的有关问题及对策。
一、对内部会计控制制度简要的回顾
内部会计控制制度是社会经济发展到一定阶段的产物,是随着单位对内强化管理对外满足投资者及其他社会需要而不断丰富和发展起来的,它经历了由简单到复杂,由不完整到完整的过程。综观其历程,我们不难发现,无论是内部会计控制思想的产生还是内部会计控制的发展与完善,都离不开特定的社会政治经济环境。西方市场经济发达国家的内部会计控制制度已经比较健全完善,但决不能照搬照抄,因为我们的法制环境、市场经济环境、管理思想与管理技术较西方有一定的差距,否则,无异于“拔苗助长”。诚然,我们应不断努力与国际经济管理惯例接轨,但我们务必要坚持实事求是的原则,一方面,要努力改善内部会计控制的大环境,另一方面,要从我国实际情况出发,立足于基础环节,逐步总结和形成我国的内部会计控制制度体系。尽管我们的内部控制基础相对较弱,但我们亦有后发优势。我国的会计电算化发展非常迅猛,应用的广度和深度都在不断加强。所以现在我们来研究内部会计控制问题,不仅要考虑当前的社会政治经济环境,而且还要考虑会计管理工作的信息技术环境。
二、会计电算化条件下内部会计控制的特点
在会计电算化系统中,内部控制的目标仍然是确保法规的贯彻、保护单位资产的安全和完整、提高单位经营管理水平、促进会计信息质量的提高。因此,许多手工会计核算系统内部控制的基本要求在会计电算化系统中仍然有效,但建立在会计电算化系统基础上的内部会计控制确实有其不同于手工会计系统的特点和要求。具体如下:
(-)数据处理的集中性使会计工作组织会发生质的变化
在手工会计的组织方式下,企业的会计部门常按经济业务的性质分为不同的职能中心或不同的工作岗位。在这一组织方式下,不同岗位的人员各司其职,彼此构成一个内部牵制网,十分严密,因而很少出现错漏或舞弊的行为。而一旦出现问题,也可通过核查不同的责任者追究责任。这种职能的分割与人员的分工便形成了行之有效的手工会计的内部组织控制。会计电算化信息系统是按照计算机数据处理系统组织起来的。经济业务的记录和加工,手工会计的记帐、算帐、报帐全部由电子计算机自动完成,这种数据处理的集中性使得传统的组织控制功能减弱。与此相适应,会计部门常常划分成数据(信息)收集组、凭证编审组、数据处理组(包括数据输入、处理、输出)、财务管理组、系统维护组。
(二)会计电算化系统运行的复杂性,使内部会计控制的范围扩大,内部会计控制的难度加大
由于电算化系统的数据处理方式与手工系统相比有所不同,以及电算化系统建立与运行的复杂性,要求内部控制的范围相应扩大,其中包括一些手工系统中没有的控制内容。如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等,因而加大了内部会计控制的难度。
(三)会计电算化控制手段和方式的变化,加大了电算化系统的控制风险
控制方式和手段由手工控制转为手工控制和程序化控制相结合。在会计电算化系统中,原有的手工控制手段有些保留,但需要增设一些包含于计算机程