兔巴哥商超进店操作指南.pdf

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兔巴哥商超进店操作指南
(适用于本品牌厂商应用)
一、进店前期准备作业:
1、了解商超的商业系统:
通过“商超总公司电脑系统作业流程图”及“商超分店电脑系统作业流
程图”,了解商超相关部门之工作范围与职责:
例1:总公司采购部:厂商资料、商品采购资料及促销资料之建档或更正、
总公司订单之发出(含初次订货)。
例2:分店订货部:分店续订货订单之更正。
例3:分店商管部:收货之确认、商品之检验、收货差异通知单之签发、
及退货。
例4:总公司财务部:厂商发票之收受、付款之审核、进货发票差异通知
单(含数量或单价)之签发、货款之支付。
例5:商超给厂商的第一张订单一律由总公司采购部发出,其后续订货之
订单可分别由总公司或分店来订货。一般而言,商超总公司之采购主管会尽量将
续订之工作交由分店订货部来执行,毕竟续订货并不涉及交易条件(例如:价格,
促销,付款条件,包装及运送条件等)之协商。然而在下列情况,商超总公司采
购主管会决定将续订货之工作交由他们自己来执行。
(1)商品之供货情况呈现紧张状态。
(2)商品有特别重大之促销活动。
(3)商超总公司采购部协理对厂商有特殊之采购承诺。
厂商如果了解以上的商超商业系统,就会很容易地知道在状况发生时,应
向哪一个单位联系,并尽速解决问题。
2、了解商超的采购作业系统:
通过“商超采购作业流程图”了解商超的采购管理和流程,商超的采购工
作通常全交由商超总公司采购部的采购主管负责,分店订货部负责部分商品之续
订货工作,这些由分店订货部负责续订货的商品,总公司采购主管决定并输入电
脑,由分店的电脑依设定之交易条件及运算公式来度算建议续订货量,主要涉及
如下:品名、厂商所需准备交货天数、厂商最低订货金额、续订货日期、商超销:.
售单位、平均日销量、电脑建议续订货数量、订货日期、交货日期等。
第一次交易手续通常比较繁琐,必需经过公司简介,参观工厂或拜访厂商,
签订协议,报价,交易条件协商,厂商及商品资历料建档等工作,这些手续快则
数天,慢则上月,全赖双方之需求与配合。有些情况,双方甚至必须谈及包装或
规格之变更,因此时间可能拉长,此种情况,双方尚需至必须考虑到季节因素,
否则,商品进货时,已近季节尾声。
3、厂商应提供给商超的文件或资料:(例)
下列文件或资料在不同之交易阶段均为必备者,请勿遗漏,以免影响厂商
之交易机会或权益:
序号文件或资料名称给予时机目的发出单位收受单位
1厂商简介及商品目录(包含公司第一次或第二介绍厂商厂商销售部商超总公
背景,经营理念,公司组织,主次商谈前本身司采购部
力商品,主要客户名单等资料。
2商超与可能合作厂商之协议正式报价之前确保日后厂商销售部商超总公
交易无商司业务部
业***
3商超厂商报价单正式报价时正式报价厂商销售部商超总公
中司业务部
4商超商品一般性购销协议书第一笔交易前买卖一般厂商销售部商超总公
性协议司业务部
5商超厂商交易条件协议书第一笔交易前确定交易厂商销售部商超总公
条件司采购部
6建议银行支票存款存折复印本第一笔交易前汇款用厂商销售部商超总公
(盖公章)司业务部
7商超订单复印本每次交货时交货中运送单位司商超总公
机司业务部
8增值税发票每次交货后收款用厂商财务部商超总公
或销售部司财务部
9商超订单复印本(贴有商超收货每次交货后与收款用厂商财务部商超总公:.
标签者)增值税发票一或销售部司财务部
并寄出
10厂商交易条件变动通知书交易条件变动厂商通知厂商销售部商超总公
时交易条件司财务部
变动
4、商超应提供给厂商的文件或资料:(例)
序号文件或资料名称给予时机目的发出单位收受单位
1商超与可能合作厂厂商手册确保日后交易商超总公司采购厂商销售部
商之协议无商业***
2商超厂商报价单厂商手册正式报价用商超总公司采购部厂商销售部
3商品一般性购销协厂商手册买卖一般性协商超总公司采购部厂商销售部
议书议
4商超厂商交易条件厂商手册确定交易条件商超总公司采购部厂商销售部
协议书或分店订货部
5商超订单订货时订货用商超总公司采购部厂商销售部
或分店订货部
6厂商交货差异通知厂商交货24通知交货数量商超总公司财务部厂商销售部
单小时之内或品项之差异
7商超进货发票差异货物短装或通知厂商货物商超总公司财务部厂商销售部
通知单价格差异时有短装或发票
价格差异
8商超退货通知单退货时通知退货商超门店商管部厂商销售部
5、厂商应注意的其它事项:
(1)如何与商超的采购人员联系?
(2)商超的采购人员如何决定是否要采购?
(3)厂商交货的程序如何?
(4)厂商请款的文件有哪些?
(5)商超付款时,会不会拖延?
(6)商超的订单是否有很多种?:.
(7)商超会不会随意退货?
(8)商超对厂商的市场营销有何帮助?
(9)商超是否接受一般之发票?
(10)商超可以提供哪些广告之机会?
(11)其它。
二、厂商进场作业:
厂商及新品进场作业流程(例)
厂商提供基本资料、简介及提供新报之商品
厂商追加新品
否
是否对所报之商品有需求保留资料,回复厂商。
双方协商交易条件(帐期、DM费、促销费、新店开业费)等
双方确认报价及交易条件
将厂商基本资料、样品报新品审批小组审批
双方签订一般性购销交易协议
厂商及商品资料建档
下第一张订单
按订单要求送货
根据订单送货
商超进行陈列销售
续订货:.
三、商超营运作业:
1、订货作业:(例)
(1)订单类型:
采购部订单:所有商品之第一张订单。由采购部相关采购决定之特殊商品。
促销商品之第一张订单。
分店订单:由分店相关部门依商品销售与库存状况所续订之订单。厂商均
须按所订数量送达,不可分批交货。
(2)订货方式:
一般订单:正常销售情况的订货。以传真方式给厂商。
紧急订单:为应对特殊情况而需厂商当天送到的订单。订货人员会与厂商
销售人员联系,确认供货量及到货时间。
(3)订单更改:
门店对于发出的订单具有增单、减单、删单及延单等控管职责,并在决定
后通知厂商并确认。
(4)订单时效:
订单上有“交货日期”栏位,一般订单厂商须于交货日期当天准时交货,
逾期电脑系统将自动作废该订单,请按订单数量送货(请勿多送或少送)。
(5)厂商应注意事项:
接到订单后,务必检视其厂商编号、厂商名称、交货日期、商品品名、包
装规格、订货数量等内容,若有疑问请立即向订货人查询。
交货之商品应注意其质量、鲜度、有效期限、包装规格等要求。
若有外包装改变(条码或包装要求)需提前(要求不同)通知商超采购主
管。
(6)条码标签:
条码议定原则:凡商品已具有印刷在包装面上之国际标准条码之清楚之商品
名称与规格者,不须再帖任何标签。
店内码:只在获准情况下使用。
:.
附:1、库存管理(控制)目标:(ICO)
库存管理目标的应用和分析计算公式:
——ICO(天数)=安全库存+订单间隔+送货时间。
——ICO(箱数)=ICO(天数)x实际销售/天
——订单=ICO(箱数)—期末库存—在途订单。
举例分析:
假设:订单间隔是3天,送货时间2天。一般安全库存等于送货时间,亦为
2天,那么ICO(天数)=2+3+2=7(天)。
这意味着,商超仓库应有7天库存量,少于7天库存量就要订货。
假设每月销量120箱,则每天4箱,那么ICO(箱数)=7天x4=28箱。
实际运作中,ICO(天数)和ICO(箱数)都不是固定不变的。它会随着生
意的发展不断变化。
比如:订单间隔由3天减为1天,那么ICO(天数)=1+2+2=5天。
之后,每月销量增加30箱为120+30=50箱,则每天为150/30天=5箱。
ICO(箱数)=5天x5=25箱
由此可见,若提高服务水平(减少送货时间,增加订单频率),即使生意量
在增长,仍可以使商超库存水平控制在较低水平:
ICO(天数)=5天<ICO(天数)=7天
ICO(箱数)=25箱<ICO(箱数)=28箱
因此为准确把握库存水平,定期要根据实际情况调整ICO水平。
2、订货基本技巧:
ICO是订货的基本依据,可保证较高库存利用水平。
实际订货中还要考虑以下因素,适当调整ICO水平。
影响因素:ICO(箱数)ICO(天数)
——季节因素旺季↑不变
淡季↓不变
——促销活动有↑不变
无↓不变
——送货时间长↑不变:.
短↓不变
3、订货中还要考虑商超实际情况,选择合适订单量。
商超情况订单量
回款好↑
差↓
——商超回款较差,要降低订单量,并且应在结帐后下一笔相对较大订单。
——有货架外堆头陈列时,要单独计算促销产品库存量。
——商超月末盘点期间,一般都不订货,所以之前最后一次订单量要充足。
——有些商超月末指标考核实际库存数,因而应月初,或月中订单量加大,
而月末时几乎不订货。
——畅销品种ICO(箱数)可酌情考虑加大,因为这些主要商品脱销机率最
大,脱销损失也最大,在系统管理不完善时,尤其要注意这一点。
——每天查看分销商库存表,了解是否有货,以及分销商在途订单情况。
这些可以帮助销售人员在与商超订货时不会出现订而无货情况,或者有货不
订情况,而这些都会造成销售损失和客户抱怨。
2、送货/验收作业流程:(例)
验收内容
收货审核
厂商送货人
厂商送货人
条码与报价
物收货区是否有此订由收货员安
在规定日期时所提供的是
单/是否在有
内随货持有划收货处排至指定区否相同。
效期内/是否
效订单或订品名、数量、
报单有退货需处域卸货。
规格与订单所
单复印件。理。
列是否相同。
商品是否有
破损、渗漏、重
量不足、鲜度不
验收完毕由厂商及收货处佳等问题。
验收人员签名确商品有效期
认并加盖门店收是否在允许期
货验收章。内(依购销合同
之规范)。
:.
3、退货作业流程:(例)
自行取回:
传真5天内须厂商营业部门厂商到店取
营业部门
回退回退货
确认通知采购接单商品,厂商
退货订单厂商告知
由退货人员
处理方式
陪同,并清
点数量后取
按无主货回。
品自行处
理。代为销毁:
视商品情厂商确认不
况以委托需领回的退
运送回,相货可书面委
10天后关费用由托门店予以
厂商负责销毁。
或代为销
毁。
4、厂商方代表规定:(例)
(1)厂商方代表须由厂商经理提报申请,由采购人员与厂商签订协议后,
经核准后,在规定时间凭下列文件到商超人力资源管理部办理手续进场:
——商超驻场人员核准书。
——厂商代表本人身份证(原件、复印件各一份)。
——本人健康证(原件、复印件各一份)。
——派遣单位介绍信。
——本人报名照片2张。
——现金RMB**元(其中**元工作服押金,**元上岗风险责任金)。
(2)厂商代表在店内工作期间,应严格遵守“厂商代表管理条例”,按规定
工作时间工作并接受商超人力资源管理部、门店的管理。
(3)厂商代表按协议所规定时间结束派驻工作,并在结束后3天内到管理
部门办理退场手续,交回清洁的服装,并领回押金**元。
四、财务作业:
付款流程:(例):.
1、结帐时,须提供有效的供需协议。
2、结帐时,须按结算金额提供增值税专用发票。
3、结帐时,如有退货,须带全所有退货单据,并计算出金额。
4、预付货款须出据厂商单位介绍信及相应送货单据(除留质量保证金外最
多只能预付所欠货款的50%)。
5、以实销实结方式结算货款,应提前10天通知采购部,由采购部提供各门
店(仓库)商品盘点表后,财务部方可结帐。
6、如果是清帐,应提前10天通知采购部,待各门店(仓库)退完相关商品
并提供有关证明后,方可办理对帐手续,货款在退货1个月后才能结清。
7、首次结帐或更换结帐人员,须出据厂商单位介绍信及本人身份证原件和
复印件。
8、结帐时,须在协议规定时间内提供商超两位以上收货负责人收货签字的
结算单,并计算好相应金额(单品金额,每张结算单金额及每次结帐的总金额)。
9、交结算单对帐时,须事先做好结帐封面,第一次结帐由需方财务部提供
一份结帐封面作为参考。
10、如有价格调整,须及时向财务部等提供经采购部负责人签字认可的价格
调整通知单。
11、每周二、五为送单日,周五为结帐日,结帐日具体结帐时间为:
上午8:00—11:30下午13:00—17:00
附:1、回款主要解决手段:
——信用额制度:
信用额是指商超以先货后款方式从分销商处购如产品最大限额。它的计算是
以商超连续三个月平均销量为基础,同时考虑商超信誉程度,结帐时间,以及商
超安全库存所需产品价值而制定的。信用额一般要定期调整,建议每季度一次。
实际运作中,可根据实际情况,划分不同信用额度等级。比如A、B、C类。
A类商超不限,B类,C类商超不同额度水平。
——提前回款优惠/逾期货款罚金制度:
对于不同结账期限的商超给予不同折扣优惠政策,对于超期货款滞纳金制:.
度。
比如:根据商超实际情况分成不同帐期优惠/滞纳金。
货到7天内付款,3%优惠奖励;货到14天内付款,1%优惠奖励;货到30
天内付款,无优惠;逾期30天以上,%滞纳金/天。
——防患于未然:
有些时候回款问题是由于当初交易条件不明确,或不切实际造成的。目前商
超的普遍信誉或履约能力较差,使很多合同、条件流于形式。因此需要销售人员
事先要做深入调查。有些商超经理为了急于进货或获得到最低的供货价格,明知
无法实现却满口承诺,之后百般拖延。所以,事先做些侧面了解,会对提高履约
能力有帮助。
——要加强销售人员回款的管理和监督:
要给予销售人员适当的压力,让销售人员高度重视这一项工作。实践证明,
如果销售员能够合理订货,认真及时对帐、收款,并且始终坚持原则,有足够耐
心和韧性的话,回款情况会好很多。有些销售人员有时与客户合作时间很长,碍
于情面,甚至完全站在商超利益而忘掉了基本原则,也会导致回款不畅情况。
——逐步灌输商超“集中资金做品牌“的观念:
从长期来讲,只要经营状况基本正常的商超,总会有资金付款给供应商,只
是资金结构不合理。因此不断教育商店:“优先付款给销量大周转快的品牌是提
高生意的根本途径之一”的概念,也会逐步改善回款状况。
2、判断商超的经营状况和回款趋势信号:
——你是否注意到:经理经常借口不在。
——经理或组员突然精神萎靡,不专心工作。
——付款一拖再拖。
——商超有新的投资项目,比如房地产投资等。
——商超被同行批评得一无是处。
——商超整体形象突然变差。
以上都造成付款困难甚至出现呆帐(死帐)的信号,遇到上述情况,销售人
员一定要紧追不舍,抢在竞争对手之前把货款收回。
3、主要收款技巧::.
——开新店时,必须明确付款条件。
——找到商超最适当的收款时间,事先联系,养成定期收款的原则,必须让
商超****惯于每月定期一来,就可以结清货款。
——收款时,要态度坚决,不可低姿态:比如:不要说:经理,您今天结账
方便吗?方便的话,把账结清吧。否则,容易让商超找到借口拖延。
——销售人员与商超合作关系较好,则收款会比较顺利。
——对于回款较差的店,销售人员必须要增加拜访频率,重点拜访。
——销售人员必须要帮助商超做好产品销售,确保库存是比较合理的。
——该付给商超的陈列费,换残等一定要及时处理。各种票据准确无误,以
减少商超的借口,节省时间。
——掌握好订货和收款的规律。
——销售人员必须准时收款,不能拖延。
总而言之,逐步增加对回款的重视,不断摸索,总会找到一些行之有效的办
法,以减少分销商不应有的资金占压和坏帐风险。
五、促销作业:
1、DM促销:(例)
(1)DM促销,每期约2万份/店。通常以每周三至隔周周二(14天)为一期。
(2)厂商应于活动开始两2个月与相关采购主管洽谈有关促销事宜,及门店
商品促销堆头,就确认之配合条件签订“厂商商品陈列协议”,厂商不得与门店
洽谈任何促销堆头及陈列事宜,如有私下交易将受严厉惩处。
(3)DM促销将由采购部下第一张订单,门店做后续补单。
(4)厂商须于DM开档前7天及结束后8天,以核销进价供应相关促销品项。
(5)促销商品的未税进价为小数点后保留四位(请于开发票时注意,以免造
成差异,延迟付款)。
2、店内促销:(例)
(1)商超对部分畅销商品或厂商之特别配合促销活动架,可安排店内促销,
时间原则上与DM档期同步。
(2)厂商应于促销开始日前2周,通知相关采购主管,并协商门店促销商品:.
堆头。经双方洽商一致后,就确认的配合条件签订“厂商促销活动议定书”。
(3)店内促销活动由商品采购部通知门店安排进行,并由采购部视原有库存
情况下第一张订单,门店做后续补单。如现有库存成本高于促销进价,厂商必须
以补差价形式,在降低成本后方可进行。
山东兔巴哥食品有限公司营销收入中心
2006-08-28