存货管理子系统.pdf

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要点:
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第一节存货管理子系统概述
存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种资产,包括商品、产成品、
半成品、在产品以及各种材料、燃料、包装物、低值易耗品等。存货管理是采购管理和生产、
销售管理的一个中间的环节。
一、存货核算概述
存货的核算可以说就是从资金流的角度对存货增加、减少和节余进行反映与监督。存货的核
算应该包括:存货增加的核算,即入库成本的核算;存货减少的核算,即出库成本的核算;
节余存货的核算。下面对存货核算方法作简单的说明。

在存货增加的核算中,需要解决的问题是存货增加的金额,即对入库成本的计量。

在存货减少的核算中,需要解决的问题是存货减少的金额,即对出库成本的计量。

节余存货的核算,主要解决节余存货占资金的问题。压
二、存货的管理
企业的存货管理和采购管理、生产管理、销售管理密不可分,存货管理的好坏可以直接影响
企业的生产经营活动,对存货管理系统提供的信息要求真实、可靠、及时。企业从物流和资
金流两个方面对存货进行管理。

存货物流方面的管理一般又称为“库存管理”,对存货实物增加、减少和节余进行详细
记录,形成库存存货实物明细账,以对存货进行有效的管理,防止企业存货的丢失,这是最
基本的库存管理要求。库存管理还包括库位的管理;存货的安全库存管理、呆滞积压存货的
管理、存货保质期的管理等。

通过对存货的会计核算,使企业的管理者了解各种存货资金流动的情况,即存货周转的
情况和库存节余存货占资金的压情况,为企业资金的运作和加快资金的周转的生产经营决策
提供一个依据。

通过对存货出、入库业务的及时记录,及时提供存货结余的信息,为企业的采购、生产
和销售业务及时提供信息支持,以达到使库存节余的存货为最低的目的,尽量少地占企业压
的资金,降低存货的存储成本和企业经营的风险。
三、存货管理子系统概述
存货管理子系统主要从资金流和物流两个方面对存货加以管理与核算。

该系统主要核算企业存货的入库成本、出库成本和结余成本,反映和监督存货的收发、
领退和保管情况;反映和监督存货资金的占用情况,动态反映存货资金的增减变动情况,提
供存货资金周转和占用的分析;在保证生产经营的前提下,降低库存量,减少资金积压,加
速资金周转。
系统可处理各种类型的出入库业务,主要的业务输入单据有采购入库单、产成品入库单、
其他入库单、销售出库单、材料出库单、其他出库单、入库调整单、出库调整单、计划价/
售价调整单等;主要的财务输出账簿有存货明细账(总账)、受托代销商品明细账(总账)、差
异明细账、差价明细账等。在计算存货的出库成本时,系统可以使用工业和商业6种计价方
式:加权平均、移动加权平均、先进先出、后进先出、个别计价、计划价核算/售价核算。

主要用于从实物方面对存货的入库、出库和结余加以反映与监督。
第二节存货管理子系统内部结构分析
一、存货管理子系统的特点

存货管理于系统的业务流程分为如下几个环节:
(1)各种入库单和出库单的输入。
(2)出入库成本的确定。出入库成本的确定对存货的核算非常重要。
(3)各种账簿及报表的输出。
(4)向其他子系统传递数据。
(5)期末盘点。

(1)数画量大。
(2)对存货管理子系统提供的数据要求准确及时。
(3)存货管理子系统处理的业务较复杂。
(4)存货管理子系统数据处理的方法较多样。
(5)存货管理子系统要与其他多个子系统相联系。
二、存货管理子系统的数据流程
输入到存货管理子系统的数据包括:各种出入库单、存货的初始余额数据、存货、仓库等档
案资料、盘点单数据。各种不同的数据被存在不同的数据文件中,做相应的处理。各种出入
库单数据输入后,首先存在一个“临时文件”中,待审核确认后,再存入正式的“出入库单
文件”,同时更新“存货库存余额文件”。
以上仅仅对存货管理子系统的数据流程做了一个大致的描述,给出了一个大致的思路。
实际软件设计中,涉及的数据库文件相当的多,而且数据流程也相当复杂。
三、存货管理子系统的数据文件
存货管理子系统主要的数据文件有两类。第一类是存放实际出入库业务及其结果的数
据,第二类是存放各种基础档案的数据。

出入库文件和存货库存余额文件是存货管理子系统最基本的两个数据文件。
(1)出入库单文件。
此文件用来存放每一笔出入业务的详细数据,应该说此数据库文件反映了存货的动态变
化,有关存货收发情况的统计分析数据一般均可由这个文件中的数据加工生成。
(2)存货库存余额文件。
存货库存余额文件用来存放存货节余情况的详细数据,应该说此数据库反映货存在的静
态状况。

辅助数据文件主要用来存放存货管理和进行统计分析所需要的辅助信息,辅助数据文件
的存在是由计算机处理数据的特点所决定,其中存放的数据是对主数据库中存放的数据的一
种说明。

记账凭证文件是为存放系统生成的记账凭证,以便传送到总账系统进行相应的账务处理
使用。
四、存货管理子系统的编码
存货管理子系统的最主要的编码是存货编码。编码的原则是每一种存货编码与每一种存
货一一对应。
存货一般采用群码方式进行编码,以便根据用户管理和提供各种存货收发存信息的需要进行
分类、汇总等处理。存货编码一般应该包括类别、供应商等部分,以便按类别、供应商进行
分类统计存货的收发存信息和在输入各种单据时使用。
五、存货管理子系统功能结构
存货管理子系统一般设置:系统初始设置、业务处理、查询、统计报表输出、转账处理
和系统维护等功能模块。其中系统维护模块的主要功能如操作员管理、数据的备份和恢复等
功能与各个子系统并无区别,因此在功能结构图中没有重复列出。但需要注意的是在存货管
理子系统中一般都设有历史数据清除功能。该功能用来清除已完成并结清的出入库业务,目
的是减少硬盘的数据存储量。在使用该功能前,为了保存历史记录应将要清除的数据作备份。
设计较完善的系统在使用此功能时系统会给用户以提示或强制用户备份。
第三节存货管理子系统的初始设置
系统的初始设置主要有以下一些内容。
一、初始建账
二、存货资料管理
三、仓库设置
四、供应商设置
五、客户设置
六、部门和人员设置
七、出入库类型设置
八、成套件设置
九、初始数据的录入
第四节存货管理子系统的输入和输出
一、存货管理子系统的输入
存货管理子系统的数据输入与其他子系统一样可以分成三类:一类是初始设置数据的输入;
一类是从其他子系统转入的数据;还有一类是日常业务处理的原始数据。

入库业务可以分为采购入库、产成品入库、退货入库、委托代销入库、调拨入库、其他入库
等,尽管不同的入库业务可能输入的内容不完全相同,但主要内容是相同的。

出库业务可以分为销售出库、材料出库、退货出库、调废出库、其他出库等,尽管不同的出
库业务可能输入的内容不完全相同,但主要内容是相同的。

盘点是企业存货管理中一个非常重要的业务,盘点的结果可能是盘盈,也可能是盘亏。进行
调节时,盘盈的结果形成盘盈入库,盘亏的结果形成盘亏出库。
二、存货管理子系统的输出
存货管理子系统的输出主要是根据存货出入库单文件、存货库存金额文件及存货档案资料文
件中的各种出入库单数据、库存余额数据和基础数据,进行比较、统计分析数据处理后输出
各种账簿与报表。这些账簿与报表一是反映存货出入库动态变化的情况,二是反映存货结存
情况。
另外,这些报表有些是从资金流方面(计量单位为金额)反映存货的收发存情况,有些是从
物流方面(计量单位为数量)反映存货的收发存情况,有些兼而有之。
第五节存货管理子系统的数据处理
从用户使用角度看,存货管理子系统的数据处理大致分为三个部分:数据的输入处理、
生成凭证的处理和一些特殊业务的处理。
一、存货管理子系统数据的输入处理
从日常业务数据的输入可以看出,存货管理子系统的输入差不多是采购与应付子系统和
销售与应收子系统输入之和。
(1)存货管理子系统输入的主要单据是各种出入库单,单据的输入格式用户可根据本身的需
要和输入数据的方便自行设计。为了用户使用方便,系统在多数用户界面都提供常用增加、
插入、删除等操作的快捷键,熟悉这些快捷键的标志和使用方法是熟练使用此系统的基础。
(2)为了加快输入速度,避免重复输入,相互关联的单据可以由系统自动互相生成。采
购入库单可由采购与应付子系统中的采购订单或采购发票来形成。销售出库单可由销售与应
收子系统的销售订单来形成。
(3)与其他子系统一样,在输入出入库单时,凡是在初始设置中进行过设置的项目,在
输入的用户界面对应项目中设置操作键,用以调出设置内容供用户选择输入。这种输入方法
当存货种类太多或设计的不合理时,反而会减慢输入的速度。在实际工作中,为了加快输入
的速度,存货代码可通过条形码的方式输入。
(4)在输入单据的各个项目时,有些项目的数据必须输入,有些项目的数据是系统自动
计算出来的。在入库单的输入中,在某些情况下,单价是不确定,注意对这些情况的处理。
(5)与其他子系统一样,作为正式记录存入系统的单据应该经过确认。
二、生成记账凭证的处理
在存货管理子系统中,首先根据不同的仓库和不同的存货类型设置核算存货的科目,如:
产成品库,存货核算的科目为“产成品”;材料库,存货核算的科目为“原材料”。根据不同
的出入库类型、存货类型、存货种类、部门等,设置存货核算的对方科目,如:材料采购入
库,对方科目设置为“材料采购”;产成品入库,对方科目设置为“生产成本”;销售出库,
对方科目设置为“产品销售成本”。
在以上设置的基础上,系统可根据不同类型的出入库单据,形成记账凭证并传递到总账
系统中。如根据材料库的采购材料入库单,系统可形成如下记账凭证:
借:原材料
贷:材料采购
根据产成品库的产成品入库单,可形成如下记账凭证:
借:产成品
贷:生产成本
根据产成品库的销售出库单,可形成如下记账凭证:
借:产品销售成本
贷:产成品
在此需要注意的是产品销售成本的计算,对于个别计价、先进先出、后进先出、移动加
权平均,产品销售成本可以随时结转,对于全月加权平均、计划成本、售价核算来说,产品
销售成本每月月末才能结转一次。
三、特殊业务的处理和成本计算

在某些情况下,存货出入库成本需要调节。出入库调整单是对存货的出入库成本进行调
整的单据,它只调整存货的金额,不调整存货的数量;它用来调整当月的出入库金额,并相
应调整存货的结存金额;可针对单据进行调整,也可针对存货进行调整。

暂估成本是指采购系统所购存货已入库,但发票未到或未报销时入库单上的估算成本;当已
报销后,需进行成本处理。暂估入库成本处理分以下情况:
(1)月初回冲。
(2)单到回冲。
(3)单到补差。

本功能用来计算计划成本或售价核算的存货各月份的出库差异率,使用户可以随时了解差异
率,包括以下三部分:计算本月差异率,查询以前月份差异率,查询以前月份的差异结转单。

本功能对用加权平均法进行核算的存货,随时计算平均加权单价。