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拜访时的注意事项.docx


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拜访时的注意事项
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拜访是一指短时间看望,二指敬词,看望并谈话。拜访同义词有拜会、拜望、访问、拜见。以下是我帮大家整理的拜访时的注意事项,欢迎大家借鉴与参考,希望对大家有所帮助。
拜访时的注意事项
不做不速之客。不速之客任何时候都是令人生厌的。工作拜访有时要商洽工作,就某些问题交换意见,更需要提前联系,让被拜访一方做好相关的准备。千万不可临时决定拜访,干扰别人的既定安排,令人手忙脚乱。万一行程变化,需要提前推后,或者取消拜访,必须及时告知对方,说明原由,并向对方道歉。要守时守约。守时是拜访最基本的要求,准时正点到达约定的地点,既不迟到,也不早到。迟到了让人等候,浪费时间;早到了令被访者措手不及。万一因故迟到要道歉。守时还包括控制拜访时间,不宜太长,通常在一小时以内,初次拜访在半小时以内。拜访者要掌握时间,及时告辞。拜访还要守约,要按照事先约定事项进行,包括拜访人、时间、地点、商洽内容等,不要临时变更。一旦不能践约,就要及时告知对方。
拜访要适度。首先是拜访次数要适度。拜访归根结底是一种礼节性活动,不宜过多过频。对某单位某人的拜访,要有一定的间隔。一年一次不为少,三月两月来一次,就会让人觉得太频密了。拜访的规格规模也要适度,根据拜访人与被拜访人的情况,确定随同拜访人员的数目、范围。拜访的时间也要适度,时间安排要紧凑一些,不要无限制地拖长。
拜访要注意的礼仪礼节
拜访要遵守礼仪规范。有些外事活动的拜访,还要按照国际上的****惯做法,遵守外事纪律和外事礼仪。要有约在先。拜访活动要事先联系,突然到访令人感到唐突。一般要提前相约,最好提前一周进行,让被访者事先有所安排和做好准备。通常是位低、晚辈、外来者约见位高、长辈和主人。约定方式可以是电话、电报、传真、函件等。重要的拜访活动还要委托专人进行洽商。
要以礼相投。拜访者一般会受到一定的礼遇,对所受到的礼遇,要“投桃报李”,施之以礼,表示对对方的尊重和所受到礼遇的谢意,也可以留给被拜访者良好的印象。比如,自我介绍、交换名片、握手致意、亲切交谈等,都要遵守有关的礼仪规范。
要注意仪容。拜访是一种正式的社交场合,代表单位组织拜访别人,往往是代表单位组织的形象。因此,必须注意仪表仪容,讲究穿戴打扮。从服饰、装束到发型容妆,要符合社交礼仪要求。美好的仪容,既是维护自己的良好形象,也是对被访者的尊重。要慎言谨行。拜访时还要注意言谈举止,不能言出不逊,轻举妄动。拜见时可以互致问候,适当寒暄。有些拜会要进行工作磋商,不要轻易表态,随便允诺。拜会中不要随意走动,不要随意翻动被访者的物品。未经许可,不要随便参观被访者的办公室。家庭拜访不能擅自进入卧室、餐厅、贮藏室、阳台等“私人空间”。
拜访要“事出有因”。拜访总是有一定的目的和原由,无端拜访会令人不快。拜访要有充分的理由,没有正当理由的“找借口”,是一种不合适的做法。作为公务活动,总是从工作需要出发。理由勉强,容易被人误解为借故巴结,另有所图。联系时就要开诚布公地说明意图,表示一种诚意。
拜访客户的注意事项
提前与客户约好拜访时间。
拜访客户前,一定要提前与客户约好拜访时间;如果没有与客户约好拜访时间,就直接登门拜访,那是对客户的一种不尊重和非常卤莽的一种行为,并使得客户对拜访者产生强烈的不信任感,从而导致商业合作就止中断。
拜访客户的时间也很有讲究。一般来说,上午9点到9点半、下午2点到3点之间是非常适合拜访客户的时间。在这个时间段拜访客户,一方面客户正好处于上班时期,双方精力都很充沛,精神状态也非常不错;另一方面,双方都有充足的时间来进行深入的沟通和交流,如果谈到兴浓时,双方还可以约好一起吃午餐或晚餐,继续深入沟通。
其他的时间段拜访客户,则需要看拜访对象是谁,预计拜访时间要多长,然后才好做出相应的安排。比如说,我们去拜访一个非常重要的客户,而这个客户又是喜欢占小便宜的,那么我们就应该“顺应”客户的需求,主动提出在上午10点半到11点、或者是下午3点半到4点半之间拜访他,然后谈论一个多小时,就可以直接约好一起出去吃饭了。原则上,不赞同上午或下午刚上班时间就去拜访客户,因为这种时候,往往是客户处理杂事、安排工作的时候,客户会非常忙,其重心和关注度也不在这次商业合作上面。
提前了解客户的相关信息。
客户的姓名、性别、职位、大致年龄、话语权、专业知识熟练程度、地址/行车路线、座机/手机、兴趣爱好等相关信息,拜访者必须提前了解。
如果前期沟通到位,那么拜访者还可以获悉客户的民族、籍贯、学历、经历等若干信息。
这些信息,有助于拜访者在正式拜访客户时,恰到好处的与客户进行沟通、交流,促成商业合作的达成。
新人最常见的失误就是“满腔热血、头脑发昏”的拜访客户,对客户的相关信息“一窍不通”,自认为自己有***和感觉,就能赢得客户的信任和尊重,达成合作的意愿;事实上,这是一种永远的“幻想”。
提前准备好拜访资料。
拜访者必须提前准备好相关的拜访资料。包括:公司宣传资料、个人名片、笔记本电脑(演示PPT和软件操作所用,需配备无线网卡)、笔记本(公司统一发放,软皮笔记本,显得大气和规范化,用于记录客户提出的问题和建议)等。
如果有必要,还需要带上公司的合同文本、产品报价单等。其中,包括公司提供的产品类型、单价、总价、优惠价、付款方式、合作细则、服务约定、特殊要求,等等。
在有条件的时候,拜访者还可以随身携带一些小礼物,赠送给客户,当然小礼物价值不能太高,否则客户会误以为受贿而不敢收取,我们所要表达的意思仅仅是“礼轻情意重”。中国人讲感情,信这个!
未雨绸缪,提前准备好打击竞品的措辞。
“知己知彼,百战不殆”。在拜访客户前,拜访者必须提前准备好打击竞品、尤其是主要竞争对手的措辞,不能“临时抱佛脚”,这点非常重要。
优秀的拜访者,在进行正式拜访前,已经做了大量准备工作,并且比较容易获悉主要竞争对手是谁。客户在做出最终决定前,往往是“货比三家”。拜访者必须针对这些主要竞争对手,提前准备好措辞。主要包括:我们与主要竞争对手的区别在哪里?我们的优势在哪里?竞争对手的优势和弱势各在哪里?相比竞争对手,我们的比较优势是哪些?这些措辞的提前准备,非常有助于拜访者在拜访过程中直接“攻克”客户的内心。
当然,如果拜访者在拜访前,并不知道主要竞争对手是谁,那么我们可以针对市场上的主流品牌,“虚设”为我们的主要竞争对手,然后参照上面所说,同样列举出我们的比较优势、竞争对手的弱势和不足等。这样可以基本确保我们在拜访客户时,不会处于“被动”的局面。
提前确定拜访人数。
对不同的客户,在不同的时间段内,根据客户不同的需求,拜访者的人数是不一样的。如果是一般性质的拜访,或者是不需要太多技术含量的拜访(比如:专业知识要求不多,只要简单进行营销沟通即可的拜访),拜访者的人数就是一人即可。
如果是非常正式的、重要的拜访,尤其是那些技术含量要求比较高的拜访,拜访者的人数至少要求是2-3人。比较科学的3人拜访团队,遵循以下分工原则:1人负责公关,沟通感情,以营销人员为主导;1人负责技术或者专业性质的谈话,主要针对那些技术含量比较高的话题,给客户进行解答和回复;1人负责协调,或者是助理的角色,处理客户与公司之间的协调、沟通事项。很多外企以及国内知名企业,在对客户进行正式拜访时,往往都是以团队形式出现的,“术业有专攻”,而且彰显公司实力,体现对客户的尊重和重视。现在,业内越来越流行这种拜访模式。
提前到达拜访地点。
一定要提前到达拜访地点。拜访迟到的销售人员非常不受客户欢迎,而且很难成功。
拜访者一定要先计算到达客户处的大致时间,并预留出一些机动时间。宁可自己早到而忍受等待的煎熬,也绝对不能让客户感到自己没有得到足够的尊重。
一般来说,拜访者应该提前10-60分钟抵达拜访地点。如果拜访者到达拜访地点的时间很早,那么拜访者可以先熟悉一下周围环境,缓解一下紧张情绪,同时整理自己形象,回顾拜访措辞。拜访者适宜在约定时间前15分钟左右的时间内给客户去电话,表示自己已经到达拜访地点,等待客户的会见。有些拜访者提前30分钟或40分钟抵达拜访地点,一到地点立即就给客户去电话,这样显得很不礼貌,而且说明这个拜访者也没有良好的素质,首先就让客户感觉心理不舒服的。
遵守客户公司的规章制度。
很多公司对来访人员都要求做来访登记,即使我们已经和客户建立了很好的伙伴关系,也要认真填写好来访登记,这是一个基本的职业道德素养。
很多公司接待处的员工并非我们所要拜访的对象,对于这些招待人员,我们同样需要尊重,对他们保持积极而诚恳的态度,报以感激的微笑,不要打乱接待人员的工作,更不可以喋喋不休地说个不停,和接待人员随意开玩笑,这样都显得自己素质非常差。曾有一次,公司的一位员工去某大型餐饮集团做餐饮软件培训,培训很用心,客户也很满意;但是,我们的这个员工在闲暇之余,竟然和餐饮集团的女服务员们打得火热,相互之间在工作时间打情骂俏,结果被客户的老总给撞了个正着,闹得印象很不好,公司为了“扑火”花费了不少人力物力。
在等待过程中,如果接待人员有空闲时间和兴趣,拜访者可以简单介绍自己公司情况,并郑重递上自己的名片和公司资料,同时从侧面了解客户公司的相关情况。
客户因故爽约,礼貌告别
在拜访客户时,我们经常会遇到,由于客户事务繁忙或临时出现变故等原因爽约,这时拜访者可以通过接待人员处了解原因或者打电话和客户沟通。
如果客户确实拖不开身,这时拜访者要和客户重新约定时间,切不可长时间等待客户。一方面客户确实因为事务繁忙,无法应约,拜访者再怎么等待,也无法确定客户究竟什么时候有空来接见自己;另一方面,如果拜访者长时间等待,客户会感觉内心愧疚和不自在,总觉得有些对不起拜访者,这样往往会滋生另外一种极端想法:“这个人(拜访者)太不地道了,我都说了有事情在忙,他们还不知道自己退让,真以为我是好惹的吗?”客户会由此恼羞成怒,拜访者的等待也就由此变成了“吃力不讨好”。甚至客户会因此而认定拜访者的产品和技术有严重问题,否则怎么可能长时间等待呢?
碰见客户因故爽约的时候,拜访者应该在内心设置一个等待的底限(一般为二十分钟左右),超过这个底限,拜访者就要果断而委婉地离开,但不能表现出不耐烦的表情,离开时要以礼告别(通过电话或通过接待人员转告),同时预定下次拜访的时间。
拜访过程中,注意形象。
拜访过程中,人的第一印象非常重要。
如果拜访者给客户以稳重、塌实、上道的印象,那么拜访者的拜访就成功了一半,最起码赢得了客户起码的尊重和信任,这是后期深入交流沟通的必经之路。
反之,如果拜访者给客户的第一印象非常糟糕,比如跷着二郎腿、乱弹烟灰、抓耳挠腮、斜靠座椅、粗言粗语、谎话连篇等,客户对拜访者将产生强烈的不信任感和厌烦感,甚至由此会对拜访者所在的公司产生不信任感。
“做生意就是做人”,所以在拜访过程中,拜访者一定要注意自身良好的形象。
自信。
拜访客户时,拜访者必须对自己所在的公司、自己公司的产品以及对自己非常自信。
做营销就是做人。客户首先认可你,然后才会认可你所在的公司和你所在公司的产品,所以让客户对你产生信任是基本条件。如何让客户对你产生信任?首要的就是你自己非常有自信,你能通过言行举止,表达出你、你的公司的自信;你的***、斗志、自信会感染、带动客户,从而使得客户对你产生共振,对你产生信任。
有了信任,那么接下来的商业合作谈判,才能真正进入状态。
当然,拜访者不能盲目自信;如果毫无缘由的自信,那是自负、狂妄、盲从的表现,而不是真正的“自信”;拜访者要具备真正的自信,必须对自己有清醒的认识和正确的评价,对自己所在的公司有深刻的认识和足够的自豪感,对自己公司的产品有充分的了解和强烈的信心,综合在一起,才是拜访者表现给客户的一种“自信”。
一个没有自信的拜访者,是无法赢得客户的尊重和信任的;当然,更加不可能谈成合作!
先找到客户感兴趣的话题。
拜访客户时,不要一见面就迫不及待的向客户介绍产品、性能、功能、价格、服务等,就如同吃饭的时候,大家都要先喝点汤,然后才是正菜和喝酒吃饭。
每个客户都厌烦那些拜访者急急忙忙就向自己介绍产品,拜访者越是急于推荐产品,客户越是厌烦。
拜访客户时,拜访者一定要先与客户进行“预热”,通过简单的介绍和沟通后,迅速了解客户的兴趣,然后围绕客户感兴趣的话题展开,从而与客户建立良好的沟通氛围。人们总是对那些和自己有相同兴趣、爱好的人容易产生共鸣,产生好感,这可以达到事半功倍的效果。
常用的拜访手段包括:先用最简单的话语介绍自己,与客户寒暄几句,然后通过夸奖对方的年轻有为、或者是特别显年轻、特别精干等,让客户心里舒坦;然后借此询问对方的籍贯、经历,逐步引申到了解客户的学历、爱好、民族、家庭等,再找到共同话题。
当然,在拜访客户时,寻找共同话题的时间也不要耗费太长,因为毕竟大家都明白:商业合作谈判才是最重要的!一般来说,发现客户的兴趣或感兴趣的话题,不能超过3分钟;围绕双方感兴趣的话题交流,不能超过10分钟。接下来,就是双方正式的合作沟通了。
多问几个为什么,了解客户的真实需求。
客户的真实需求是商业合作成功的先决条件。问题是大部分客户都不会将自己的真实想法完全暴露出来,在拜访客户时,拜访者一定要通过多听、多问,发掘出客户的真实需求。这点非常重要。
多问几个为什么,有助于拜访者更快速的找到客户的真实需求,而不是受制于客户的一些表面性陈述。不少企业现在推崇“5WHY方法”,即当客户提出一个要求时,连续问“5个为什么”,这种方法在现实中也是比较实用的、具备可行性的。简单的说,就是将客户的真实需求,通过“刨根问到底”这种方式来发现!
往往客户的真实需求,比我们所设想的要简单多了,也更容易实现多了;但是,我们错就错在工作方式方法出了差错,没有真正发现客户的真实需求,从而花费了大量冤枉工!
正确引导客户需求。
“买的'没有卖的精”。在很多时候,客户是无知的,或者是一知半解,所以,对于客户提出的各项要求,拜访者必须区别对待,不能一味听从客户摆布,那样神仙也满足不了客户的需求。
这个道理,客户其实也是非常清楚的;客户之所以提出那么多“无理”的要求,就因为他不“懂行”,他担心受到“卖家”(这里就是我们的拜访者以及拜访者所在的公司)的欺骗,所以故意多找茬,然后希望通过“刁难”拜访者获得更加真实、全面、有用的信息。
拜访者一定要明白这一点,并且正确引导客户的需求,才能真正满足客户的需求,同时又让自己的利益最优化。
与真正的购买决策者会谈。
拜访客户,最忌讳的就是拜访的对象并非购买决策者,甚至与购买决策者还有内部矛盾的“客户”。拜访客户,一定要与真正的购买决策者会谈,即前面所说的“客户话语权”有多大。
很多时候,拜访者能够通过拜访前的沟通和交流,获悉拜访对象是否具备真正决策权。这种情况对拜访者来说,肯定是很不错的。

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