周宏仁：视线电子政务“三”管理.doc

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电子政务的规划是电子政务建设得以顺利实施的前提条件,也为监理工作提供了可操作的指标和依据。电子政务的规划也是电子政务健康发展、良性运作的基本保障。由此可见,电子政务的规划做得如何,对一个部门或地区电子政务建设的成败至关重要。电子政务规划期的管理分为规划的管理、需求的管理和预期的管理。
规划的管理
规划的主要目的是根据本地区、本部门的实际情况,辨识电子政务建设的目标和优先级,搞清楚应该先做什么,后做什么,他们之间的逻辑关系是什么。并不是每一个部门和地区的电子政务都必须从规划开始。根据自身需求,将其他地区或部门已经成功和成熟的系统拿来就用,马上取得效益,也是启动电子政务建设的一种做法。
由于信息技术发展太快,新的技术层出不穷,产品生命周期不断缩短,电子政务的规划期一般都不超过五年。规划必须考虑其实现的约束条件,如果不根据可以获得的资源(人财物)做规划,规划的目标不能实现,规划就只是一纸空文,没有现实意义。目前,我们的电子政务规划普遍存在不计投入、贪大求全的倾向。
规划的一般原则即电子政务工程项目必须坚持”审慎规划,小步快走”的原则。“想得要大,起步要小,扩展要快”,是国际上公认的信息化系统工程建设的战略原则。规划中确定的项目必须是有效益的,而且,这种效益应该是可以测度的。一哄而起,一哄而上,是电子政务的大忌。
想得要大ThinkBig:“想得要大”是把与其相关的、方方面面的问题都想清楚。根据对信息技术发展的预期,审慎地确定本部门、本单位电子政务长远的发展目标,或者说是绘制一个期望实现的“电子政务”的蓝图。规划的目标应该是产出明确的、可以测度的,而不是抽象的、概念化的。规划要“大处”着眼,“远处”着眼;要充分发挥想像力,要有洞察力。
起步要小StartSmall:系统建设一定要以小的、容易实现的、效果明显的项目起步,确保“初战必胜”。或者,将大的项目分解成若干个小的项目组织实施。无论什么类型的系统,从原型开发入手十分重要。这样,既可以摸清问题的所在,又可以及早地与用户沟通,发现系统设计中的问题。起步小可以把风险降至最小。
扩展要快ScaleFast:在已经取得经验和效益的基础上,由点到面,由局部到全局,把原型试点的经验尽快加以推广到整个系统。加快系统扩张的步伐,尽快拿下这个系统所应有的全部经济和社会效益。这样,一方面可以充分享受信息化和信息技术带来的好处;另一方面,也可以扩大影响,在更大程度上取得政府和相关部门的支持。还要善用80/20定律。“80/20定律”:我国现阶段的信息化建设应该尽量做到以20%的努力去获取80%的效益,而不是再以80%的努力去争取剩余的20%的效益。
需求的管理
需求分析是展开电子政务建设工程的第一步。
要研究电子政务的规划,首先要搞清楚:目前政府或政府部门在履行其职责时面临着哪些问题?最困难、最头痛的问题是什么?
其次,研究和分析这些问题中,哪些有可能通过利用现代通信技术而得到比较好的解决?条件与代价是什么?风险是什么?如果这些问题没有想清楚,电子政务的建设最好先不要起步。
准确定义需求很重要。电子政务工程的目标、规划或计划,是根据地区经济社会发展或政府业务改造对信息技术的需求来确定的,不是技术决定的。错误的需求评估将导致错误的目标设定、错误的系统设计和开发、错误的网络和软硬件配置,并因而导致资源浪费的严重后果。
需求是环境、技术和时间的函数。这是需求的特征。一个电子政务工程项目的需求,首先要看该政府部门所处的环境,包括已有的信息技术装备和系统、人员信息化的准备情况,以及系统所针对的业务流就信息化而言的成熟度。此外,还要看适用的信息技术是什么,生命周期有多长,成本有多高。
需求要受到地方或部门对于电子政务的可能的投入的约束。政府要做的事情太多,对电子政务的投入一定是有限的。在有限的投入之下,充分地利用有限的资源,做好需求这篇文章,是规划工作和系统设计高水平的体现。
另外,对需求要进行有效的管理。在电子政务工程建设中,政府部门贪大求全是比较普遍的现象。此外,产品供应商及系统集成商从自身的利益(利润)出发,高估政府部门的实际需求。因此,实事求是地评估需求,对电子政务工程建设而言是一大难点。解决这个问题的办法是发展客观、公正、中立的第三方咨询机构,形成用户、供应商和咨询商三方互相制约的机制。政府部门更要充分利用第三方的咨询机构。
预期的管理
首先要有正确的预期。在进行电子政务的规划时,应该冷静地认识到,信息技术只是一种手段。对于电子政务工程可能产生的效益,必须进行实事求是地、认真地分析;包括可能的经济效益和社会效益。对电子政务工程不能期望过高,必须实事求是地判定电子政务工程在政府和经济社会发展中可能扮演的角色,只去追求那些肯定可以拿得到手的效益和好处。
同时要明确预期是有限的。不能夸大电子政务在政府职能转变、管理体制改革中的作用。在某些情况下,没有信息技术的帮助,政府某些职能的转变或者管理体制改革的完成,非常困难,但并不是所有情况都如此。事实上,政府职能的转变、管理体制的改革在很大程度上有赖于领导者的政治意愿,而不是信息技术,信息技术只是“协助”而已,不能为了项目审批过关而夸大其词。
实现预期是有一定条件的。电子政务不可能解决一个政府部门中所面临的所有问题。恰恰相反,信息化和信息系统只能在一个管理有效、高效率运行的部门才有可能正常运转,充分发挥其功能。因此,要把一个单位的电子政务搞好,实现预期的目标,首先要把这个单位的管理搞好,要有强有力的领导班子,要先理顺这个单位现有的业务和业务流。
预期的控制是负责电子政务工程的领导者或专家的责任,是在强调“有限预期”的基础上,有效地控制预期。不能控制预期,就不能避免失望和失败。经过论证的、比较现实的预期应该让所有的领导和相关干部了解,统一认识有利于电子政务工程的顺利实现。信息技术的飞速发展,有可能使人们产生一种过高的、虚假的预期。因此,在电子政务规划和工程进行的过程中,根据客观情况的变化,适时地调整预期是必要的。