办公邮件行文及处理规范.docx

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办公邮件行文及处理规范
办公邮件行文及处理规范
为规范公司内部办公邮件往来﹑提高办公效率,特制订此规范:
邮件文本及格式规范
邮件内容
一封完整的电子邮件内容包括:收件人邮件地址(抄送邮件地址)、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。
邮件字体
全文统一
②字体大小在10-12号,不宜过大或过小,选用宋体或微软雅黑字体。
④字体颜色为黑色,个别重点处可加黑或显着的颜色。
邮件附件
如邮件中含有附件,应在邮件内容中说明。
个人签名
根据公司规定,签名格式如下:
发送、抄送、群发规定
部门内工作邮件,以“收件人”发送至相关人员,如有必要,“抄送”部门长;
跨部门工作邮件,以“收件人”发送至对方部门接口人,“抄送”本部门对应人员或部门长,如有必要,“抄送”对方部门长;
越级发送邮件,因工作需要向本部门隔级主管或主管副总裁、总裁发送工作邮件时,应首先征得本部门经理的同意,并在发送邮件时“抄送”本部门经理;
“收件人”应为邮件涉及内容的直接责任人(严禁“收件人”含糊不清或数量众多,不知由谁负责),“抄送”应为需知晓邮件内容的涉及部门的部门经理或具体办事人员(严禁“抄送”无关人员或非直接相关人员);其他人员如需知晓邮件内容由收件人或被抄送人转发;
向全公司群发邮件需经过主管副总裁及总裁审批后,由系统部开通临时权限。(部门内、跨部门群发规定请见本节1、2条);
邮件审批规定及流程
各级主管对需要给出审批意见的邮件应遵循如下方式进行批示:
请示汇报类邮件的批示,应以“同意”、“原则同意+补充意见”、“不同意+修改意见”、“坚决不同意+反对意见+处理建议”其中之一明确回复;
建议类邮件的批示,应以“参阅”、“阅处”、“即办”之一进行回复、转发。
各项批示意见含义如下:参阅:不需办理,了解皆可,不必对“发件人”
进行结果反馈。阅处:邮件涉及事项不需“发件人”直接决定或表示意见,交由“收件人”了解情况、决定处理方案并安排办理的事项。“发件人”未明确要求反馈结果的,可不反馈。即办:马上处理。邮件中已有明确处理方案的按审批意见立刻办理,无明确处理方案的,“收件人”应在与“发件人”沟通后立即处理,并在完成后对“发件人”进行结果反馈;
邮件内容要求
文字:简练、准确;
内容:结构清晰、重点突出、方便阅读,避免冗长邮件;
重要、正式邮件还应注意页面整洁,字体大小统一,以方便收件人阅读、处理。
邮件审批流程