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公司邮件收发管理规定
2
芜湖普威技研有限公司制度
级别:I签发:
公司邮件收发管理制度
目录





出自
人力资源部
编号
生效日期
版次
第1版
3
一、目的
为规范公司邮件的收发管理,节约公司邮寄成本,避免造成公司资料的丢失及浪费。
二、适用范围
普威公司全体员工
三、定义
邮件物品:指公司员工寄送/签收的文件、资料、货物及其他货品等(大型设备的发送不在此列)
四、职责
综合管理部:负责公司邮件物品的收发管理。
各部门:协助综合管理部进行部门邮件物品的发送、审批及接收。
五、内容
邮件的发送
,需向外部寄送文件、资料、货物及其他货品者,必须先填写《
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邮件发送审核表》,须经部门负责人、综合管理部经理签字确认,并将需邮寄品交给综合管理部检验后,领取EMS寄件材料进行邮寄。
,综合管理部可拒绝受理,如仍需邮寄邮费自付。
,综合管理部有权要求当事人将资料完善,对于无故拒不按要求填写,且经综合管理部要求无效者,综合管理部有权拒发该货品,并将情况报该部门负责人处理。
,邮件的后续跟踪由寄件人自行负责。
、资料、货物等邮件货品,需统一通过公司指定的承运单位(EMS)进行邮寄,如有特殊情况需通过公司指定外的承运单位寄送,必须经综合管理部经理审批方可生效。
,以备查验核对寄件信息并及时报销邮件费用。
,或以公司义在快递公司赊账
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的,,一经查出,给予所欠邮费的5倍罚款。
申请单与邮品交综合管理部
检查核对申请单与邮品
领取EMS寄件材料
信息不全
信息无误
寄件
邮件的签收
、保安职责:
、所有的外来信件、快递、包裹等邮件(以下简称邮件)由正大门岗位保安负责接收;
、值班保安在接收邮件之前需对邮件进行安全核查;值班保安对可疑邮件一律拒收。可疑邮件如:外包装破损或外露过多的内保护材料,手写或模糊不清的地址;油污、有刺鼻异味或邮件包装浸水变色;物品外部有不明的动力装置或有滴答声等;
、值班保安对公司各部门或公司员工收到的包裹或信件进行检查,并登记;未经主人同意不得私自拆开包裹及信件,不得私自撕下邮票;
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、值班保安在接收到外来邮件检查安全后,要及时通知收件人所属部门邮件管理员领取。
、邮件管理员职责
、各部门邮件管理员要在《邮件签收登记表》上签名并详细登记领取时间,以备查验核对;
、各部门邮件管理在接到公司保安通知后要及时前去领取,如因邮件管理员不及时领取造成的邮件延误,一切后果由邮件管理员承担;
、收件人为公司名称,公司顾问人员及离职人员的,由综合管理部相关人员代签。
、收件人职责
、收件人在接到部门邮件管理员通知后,要及时前去领取邮件。
、收件人需自主关注邮件物流状况,并在购买时留下联系电话,方便物流公司联系。
、凡货到付款的邮件,收件人在门卫室、部门邮件管理员通知发出后,应立即到公司门卫室付款取件。如因个人缘故造成的延误或其他损失后果自负。
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注:在邮件包装完好的情况下,如邮件内部物品存在遗失、短少或破损等问题,保安和部门邮件管理员不负任何责任。与厂家索赔等事宜由购买人自行解决。

保安检查邮件安全
部门邮件管理员登记、领件
可疑
安全
收件人取件
五、其他
附件
附表1:《公司邮件发送审核表》
附表2:《公司邮件签收登记表》
本办法自签发之日起执行。
本办法解释权归综合管理部。
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制定:
审核:
批准:
9
附表一、
邮件发送审核表
寄件人
收件人
姓名、电话
邮编、地址
事由
邮寄物品
邮寄形式
投递日期
备注
寄件人部门
主管审核
综合管理部
签批
邮件发送审核表
10
寄件人
收件人
姓名、电话
邮编、地址
事由
邮寄物品
邮寄形式
投递日期
备注
寄件人部门
主管审核
综合管理部
签批