自考项目管理软件重点.docx

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第一章
项目:项目是指在一定的约束条件下(主要是限定资金、限定时间),为完成某一独特的产品或服务具有特定目标的一次性任务。
项目的特点:目标性、独特性、一次性、可限制性、不确定性、不可挽回性。
项目的三要素:1、范围:项目的目标和任务,以及完成这些目标和任务所需的工作。
2、时间:反映在项目日程中的完成项目所需的时间。
3、费用:即项目的预算,它取决于资源的成本。
项目的生命周期-----一个项目的生命周期是从定义项目目标、制定项目计划直至最终完成项目的过程,具体包括下述阶段:
定义项目目标2、制定项目计划3、发布项目计划4、跟踪项目进度并调整计划5、完成项目并存档
项目管理:项目管理是项目管理者在有限的资洙源约束下,运用系统的观点、方法和理论,对项目涉及的全部工作进行有效的管理,即对项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价,以达到项目的目标。
项目管理的九大知识领域:
1、项目范围管理2、项目时间管理3、项目成本管理4、项目质量管理5、项目人力资源管理6项目沟通管理7、项目风险管理8、项目采购管理9、项目综合管理
项目管理的九大知识领域中,核心领域是范围管理、时间管理与质量管理。
第二章
Project2007的功能:共享项目信息编制和组织信息跟踪项目方案的优化度分析信息计算检测和维护
Project2007的组成:从使用者的角度Project2007可分为MicrosoftProjectProfessional2007、MicrosoftProjectServer2007和MicrosoftOfficeProjectWebAccess这三部分。
工作界面:ProjectProfessional2007的工作界面包括标题栏、菜单栏、工具栏、数据编辑栏和工作区等组成。
显示或隐藏工具栏的三种方法:
通过菜单命令来实现。选择“视图”/“工具栏”命令下的相应子命令即可显示或隐藏相应的工具栏。
通过右键菜单实现。在任意工具栏上右击,在弹出的快捷菜单中选择相应的命令即可显示或隐藏相应的工具栏。
通过对话框实现。选择“工具”——“自定义”——“工具栏”命令,打开“自定义”对话框,选择“工具栏”选项卡,在“工具栏”列表框中选中或取消选中工具栏前面的名称复选框,即可显示或隐藏相应的工具栏。
添加或删除工具栏按钮的两程方法:
通过工具栏实现。单击“常用”工具栏或“格式”工具栏右侧的,弹出一个下拉菜单,选择“添加或删除按钮”——“常用(或格式)”命令的子命令,即可添加或删除相应的按钮。
通过对话来实现。在“自定义”对话框中打开“命令”选项卡,在“类别”列表框中选择要添加的按钮所属的类别,在“命令”列表框中选择要添加的选项,再按住鼠标左键,将该选项拖放到工具栏中的需要的位置即可添加按钮;在工具栏中左键选中不需要的按钮,将其拖离工具栏即可将其删除。
视图主要分为任务类视图和资源类视图。
常用的任务类视图:“甘特图”视图、“网络图”视图、“日历”视图和“任务分配状况”视图等。
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常用的资源视图:“资源工作表”视图、“资源图表”视图和“资源使用在状况”视图。
第三章
新建项目文档的三种方法:新建空白项目文档、新建基于模板的项目文档和新建基于现有项目的项目文档。
扩展名:在Project2007中,,,。在保存文件建立的备份文件以bak为扩展名。
定义项目最重要的一步是定义项目的开始时间。如果未设置项目开始的时间,Project自动以现有的时间为开始时间。
Project中项目向导工具栏包括:任务、资源、跟踪、报表四个向导命令。
管理项目文档:主要包括保存、打开、和关闭项目文档。
如果要一次打开多个连续的文档,可按住Shift键进行选择;如果要一次打开多个不连续的文档,可按住Ctrl键进行选择。
第四章
项目计划是为完成项目目标而进行的系统任务安排。
任务是项目最基础的元素。
在创建任务时,可以将任务分为摘要任务和子任务。摘要任务是由多个子任务组成,并对这些子任务进行汇总的任务。
创建大纲结构的方法:选中要作为子任务的多个任务,然后选择“项目”---“大纲”---“降级”命令,将其将降级,使之成为子任务即可。或者在格式工具栏上单击“降级按钮”。
工作分解结构(WBS):一种用于组织任务以便报告日程和跟踪成本的分层结构。
工期:指计划每个任务需要花费的时间,以及整个项目花费的时间。
Project中允许输入的工期有月、星期、工作日、小时、或分钟,不包括非工作时间。
输入任务工期时,若不能准确确定该任务的工期,可在工期后加一个?号。
里程碑:里程碑用于标识日程中的重要事项,其工期为0。里程碑的符号:菱形。
将任务设置为里程碑的方法:
将任务的工期设置为0即可。
选择需要设置为里程碑的任务,在“列出任务”向导窗格中选中“使所选任务成为里程式碑”复选框,也可以将该任务创建为里程碑任务。
选择需要设置为里程碑的任务,打开“任务信息”对话框,选择“高级”选项卡,选中“标记为里程碑”复选框,将任务设置为里程碑任务。
周期性任务:是项目进行过程中重复发生的任务。例如每月发生的例会。
周期性任务的工期:以第一任务发生到最后一次任务结束的时间段来计算的。
任务相关系:指两个任务之间的关系,也称为任务间的链接或依赖性,即一个任务的开始或完成时间依赖于另一个任务的开始或完成时间。
Project2007中,对于两个任务间的相关性提供了4种不同的类型:
1、“完成-开始”类型(FS)。默认的相关性类型。
2、“开始-开始”类型(SS)
3、“开始-完成”类型(SF)
4、“完成-完成”类型(FF)
更改突出功能:Project2007新增的功能,使用该功能可以确定在项目计划中做出的每项更改所产生的影响。
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在创建任务时,为了能更详细地将该任务的信息表达出来,可以向任务添加备注、超级链接等信息。
任务限制:是指在任务的开始日期或完成日期上设置的限制。
默认情况下,在以开始日期排定的项目中添加任务时,Project将自动指定一个“越早越好”限制。相反,在以完成日期排定的项目中添加任务时,Project将自动指定一个越晚越好限制。
Project任务限制有以下8种类型:
越早越好。(弹性)
越晚越好。(弹性)
不得早于……完成。(相对弹性)
不得晚于……完成。(相对弹性)
不得早于……开始。(相对弹性)
不得晚于……开始。(相对弹性)
必须完成于。(非弹性)
必须开始于。(非弹性)
在“任务信息”对话框的“工期”微调框中,m表示分钟,h表示小时,d表示天,w表示星期。
第5章
资源:项目中的资源是指用于完成项目的人、设备、和材料。
在Project中资源分为三类:工时资源、材料资源和成本资源。
工时资源:指执行工时以完成任务的人员和设备资源,工时资源需要消耗时间来完成任务,通常需要按照工作时间来支付报酬。
材料资源:指可消耗的材料或供应品等物质。
成本资源:指收取固定的费用而不是随着时间变动的或按小时计收的(或附加收取)费用。例子:每次使用特定的短途运输费用服务,固定的运输费用为10元。或者出差的飞机票,餐费等。
材料资源与工时资源的不同之处:
材料资源不能使用资源日历和加班费率。
材料资源不具有电子邮件、工作组等属性。
材料资源要给出度量单位
材料资源无法指定最大可用数量和调配资源。
材料资源每次使用成本的计入方式与工时资源不同。
在“资源工作表”视图中,“材料标签”列用于为材料资源输入度量的单位名称,例如个,吨等。“组”列用于将同一类型或性质相近的资源作为一个资源组。
资源可用性:表示资源何时以及可安排给所分配的工作的时间量。可用性由下列因素决定:项目日历和资源日历、资源的开始日期和完成日期,或资源可用于工作的程度。在Project中使用资源的“最大单位”来标识资源的可用性。
“最大单位”是指一个资源可用于任何任务的最大百分比或单位数量,表示资源可用于工作的最大能力,默认值是100%。
分配资源的几种方法:
1使用“甘特图”视图分配资源
2使用“任务信息”对话框分配资源
3使用“分配资源”对话框分配资源
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第6章
项目成本是项目实施过程中产生的费用。
成本分为两大类:资源成本和固定成本。
资源成本的计算以资源的基本费率为基础。
与资源费率有关的指标主要有四种:标准费率、加班费率、每次使用成本和成本累算。
标准费率:对于工时资源,标准费率是资源在正常工作时间的费率,默认的费率以小时为单位。对于材料资源,标准费率是材料的单位价格。
加班费率:资源在加班工作时间的费率。材料资源不能设置加班费率。
每次使用成本:每次使用资源时发生的一次性成本。工时资源每次使用成本取决于所用的工作分配单位数量,而材料资源每资使用成本只应用一次。
成本累算:指出项目实施阶段何时将资源的成本计入到任务成本中。
固定成本:是一种不因任务工期或资源完成工时的变化而变化的成本。
成本累算方式有3种:
“开始”是指Project在任务开始时就累算成本;“按比例”是指Project在任务进行过程中按照任务进行的时间比例累算成本;“结束”是指Project在任务结束时才累算成本。
默认情况下,Project是按比例来进行累算的国。
一个摘要任务的总成本是摘要任务本身的固定成本与其子任务的成本之和。
查看项目成本信息的快捷方式有两种:使用“项目统计”对话框和“项目摘要任务”报表。
在Project中可以使用工时分布来调整资源在任务中花费的时间。工时分布表明了项目计划的工时按时间分布的方式。
盈余分析表可以帮助项目管理人员对项目的原始成本预算与当前日期的实际工时进行比较,项目管理人员可以设定状态日期,或者以当前日期为基准计算盈余分析的各项参数。通过查看盈余分析数据可以分析从启动日期到状态日期间项目的实际情况与计划情况之间的差异。
第七章
基准:是指在计划结束时,或在其他关键阶段结束时保存的一组原始数据或项目图。
比较基准基本计划包含以下相关的信息:
任务信息:任务的开始和完成日期、工期、工时、成本、任务拆分、时间分段工时和时间分段成本。
资源信息:资源的工时、成本、时间分段工时以及时间分段成本。
工作分配信息:开始和完成日期、工时、成本、时间分段工时及时间分段成本。
项目跟踪:是指在项目运行过程中,把遇到的实际情况和原先的计划情况进行一系列的相关比较。
在开始跟踪进度之前,需要设置比较基准计划,以便将该信息与项目上最新的信息进行比较。
在Project中,每个项目最多保存11个比较基准。
中期计划只保存项目文档中的开始时间或完成时间,不保存工时或成本。
在Project2007中,每个项目文档最多可以设置10个中期计划。
项目更新是以项目当前的实际数据为依据的,Project提供了以下两种方式来确定每个任务完成的百分比。
按日程比例设定任务的完成百分比更新进度:任务在更新日期之前已经完成的部分视为已完成的部分,而在更新日期之后需要完成的部分视为待完成部分,按此原则计算任务完成的百分比。
未全部完成进度的任务完成百分比为0:指在更新日期之前全部完成任务时为百分之百完成,而更新日期还在进行的任务则全部视为完成百分比为0.
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这两种方式考虑的问题各有侧重点,前者适合于查看项目当前的详细情况,在任务的资源及项目进度比较清晰时采用;而后者比较适用于任务的未知情况变化比较大的项目。
在“更新任务”对话框中,Project提供了3种不同的方法来进行任务更新:输入任务的实际工期、输入任务的完成百分比、输入任务的实际开始日期和完成日期。
项目进度线是反映进度状况的一条状态线,它是根据设定的日期绘制的一条直线。此线与每个任务的进度相连,如果任务完成的进展线的重点在进度线的左边,说明进度落后;如果任务完成的进展线的重点在进度线的右边,说明进度超前。
设置进度线的3种方法:
1、显示当前进度线:可以选择“在项目状态日期”和“在当前日期”两种显示方式。
2、以周期性间隔显示进度线:可以选择按天、按周和按月等不同的时间间隔来显示进度线。
3、显示选定的进度线:可以显示自大行设定的进度线。
状态日期:是指用来报告项目的时间、成本或业绩条件的设定日期。在Project中默认为计算机当前日期。
第八章
项目文档中包括文本、条形图和网格,用户可以对这3个组件的格式进行重新设置,以美化文档。
在Project2007中,不能对单个字进格式设置,只能以单元格为单位进行设置。
在项目文档中,不能对字间距进行设置。
版式是指链接线、条形图的日期格式、条形图高度等外观属性。
在项目文档中,可以插入绘图和图像的位置有4和类型:甘特图中的条形区域,备注页,标题、页脚和图例中,资源窗体的图表中。
第9章
在项目实施过程中,可以根据需求对任务进行延迟、重叠、中断等操作,以调整、优化任务。
在执行任务时,一些工作人员可能会因意外情况,而造成某项任务中断,此时,就不应该为其计算成本,这时需要进行拆分任务处理。
如果希望某项任务在特定日期完成,但又不希望用限制来约束任务,此时,可以为任务设定一个期限。
Project中任务类型分为3种:固定单位、固定工时、固定工期。
日程排定工式:工时=工期*单位
关键任务:有些任务直接决定整个项目最终完成的日期,这些任务称为关键任务。在Project中时差为0的任务默认为关键任务。
时差有两种类型:可用时差(也称自由时差)、总时差。
“任务驱动因素”功能:使用该功能可能查看影响任务开始日期的因素,包括前置任务、限制和日历等。
将新的工时资源分配给任务或从任务中删除资源时,Project将根据为任务分配资源数量延长期或缩短作务工期,但不会更改任务的总工时。这种日程排定方式称为投入比导向日程控制方法。
使用投入比导向安排日程时,需要注意以下内容:
只有在给任务分配了第一个资源后,才能应用投入比导向日程计算方式。
如果分配的任务类型为“固定单位”,分配附加资源将缩短任务工期。
如果分配的任务类型为“固定工期”,分配附加资源将减少资源的单位值。
如果分配的任务类型为“固定工时”,分配附加资源将缩短任务工期。
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摘要任务和插入项目不能设置为投入比导向控制。
使用PERT分析来估计任务的工期,即在为日程中的任务指定了乐观工期、预期工期和悲观工期之后,通过Project计算这3个工期的加权平均值。
乐观工期:预计在最佳可能情况下任务的有效工作总范围。即从任务的乐观开始时间到乐观完成时间之间的时间量。
悲观日期:预计在最差可能情况下任务的有效工作时间总范围。即……
预期工期:任务活动工作时间的预期总范围。即……
乐观工期、预期工期、悲观工期的默认概率分别为1/6、4/6、1/6。
缩短工期可通过安排加班、延长工作时间等操作来实现。
资源过度分配的原因有以下几种:
资源同时全职地分配给多项任务。
任务工期的增加。
资源的最大单位可用性减少。
输入资源的日期后,可用性受到限制。
不仅将资源分配到摘要任务,还分配到该摘要任务的一项或多项子任务。
能够有效减少资源过度分配的方法如下:
发生过度分配时将过度分配的资源从任务中删除,或将任务重新排定到该资源可用的时间。
减少分配给过渡分配资源的工时量。
改变过度分配资源的工作日历,使其有更多的工时数
通过使资源在任务上投入部分工作时间,减少资源的工时量。
延迟分配给过度分配资源的任务,直到该资源有时间来处理这项任务。
给任务分配额外的资源,从而减少过度分配资源必须在该任务上工作的小时数。
拆分给定资源的任务,使资源可以延迟处理同一任务。
当任务设定了如下限制就不进行资源调配:必须开始于、必须完成于、越晚越好,或者具有实际的开始日期。
第10章
Project2007提供多种预定义格式的报表,可以分为五大类:总览、当前操作、成本、工作分配和工作量。
总览报表是一些高层次的、概要性的报表,显示项目整体信息。其中预设“项目摘要”,“最高级任务”、“关键任务”、“里程碑”和“工作日”等5种报表。
当前操作类报表显示与当前进度相关的信息。其中预设“未开始任务”、”即将开始的任务”、“进行中任务”、“已完成的任务”、“应该已开始的任务”和“进度落后的任务”等6种报表。
成本类报表显示与成本相关的信息。其中预设“现金流量”、“预算”、“超过预算的任务”、“超过预算的资源”和“盈余分析”等5种报表。
工作分配类报表显示与资源工作分配相关的信息。其中预设“谁在做什么”、“谁在何时做什么”、“待办事项”和“过度分配资源”等4种报表。
工作量类报表显示任务或资源工作量的信息。其中预设“任务分配状况”和“资源使用状况”等两报表。
Project2007的自定义报表类型可以分为四种:任务、资源、月历和交叉分析。
Project2007提供了许多预定义格式的可视报表,可以分为六大类:工作分配使用状况、任务摘要、资源摘要、工作分配摘要、任务分配状况和资源使用状况。
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第11章
合并项目文档是将子项目文档插入到主项目文档中。主项目是指包含其他项目(插入项目或子项目)的项目,也称为合并项目。子项目也称为插入项目,是指插入到其他项目中的项目。
资源共享是只在多个文件中使用同一资源。
资源库是可以分配给项目中任务的一组资源,它可以由一个项目单独使用,也可以由多个项目共享。
取消资源共享的两种方法:
停止共享来自资源库的资源
断开资源库与被共享资源库的链接。
第12章
为了能够正常使用projectserver2007,至少需要的系统配置如下表
组件
要求
处理器
(建议使用3GHz或更高的双核处理器)
内存
1GB内存(建议采用2GB内存)
硬盘
3GB的可用空间
操作系统
MicrosoftWindowsServer2003StandardEdition\WindowsServer2003EnterpriseEdition\WindowsServer2003DatacenterEdition\WindowsServer2003WebEdition\更高版本(含Servicepack)
服务器
MicrosoftInternetInformationServer(IIS)
数据库
SP4的MicrosoftSQLServer2000或更高版本
显示器
1024*768或更高分辨率
安装Project的准备工作
ProjectServer2007需要使用“Internet信息服务(IIS)’,因此在安装Projectserver2007的计算机止必须启用IIS。
在安装ProjectServer2007之前,至少需要创建一个Windows域账号,用于OLAP管理和WSS管理。
创建Windows域账号后,为了能够正常使用ProjectServer2007访问SQLServer2000AnalysisServices,还需要授予OLAP管理员和系统管理员权限并允许该用户从其他计算机中访问服务器。
取消“InternetExplorer增加安全性设置”
在安装Project2007之前,,并在IIS管理器中,选择Web服务项目扩展,开启ActiveServerPages服务。
ProjectServer2007将SharePoint集成在一起,,配置SharePoint即可。
客户端可以通过ProjectWebAccess和Outlook查看ProjectServer上的工作任务。
第13章
默认情况下,ProjectServer只有Administrator一个用户,系统管理员可以通过ProjectWebAccess添加用户。
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如果需要将用户升为管理人员等,需要修改ProjectServer中的用户信息。
ProjectServer将用户分为工作组成员组、工作组领导组、管理员组、项目经理组、项目组合经理组、主管人员组和资源经理组等,用户可以根据实际情况进创建需要的组。
默认情况下,ProjectServer包括我的单位、我的任务、我的项目、我的直接下属和我的资源5个类别。
默认情况下,ProjectServer提供了“工作组成员模板”、“工作组领导模板”、“管理员模板”、“建议审阅者模板”、“项目经理模板”、“项目组合管理模板’、“主管人员模板”和“资源经理模板”等8种模板。
签入企业对像是指其他用户以读写方式打开保存在ProjectServer中的项目、企业资源库或自定义域等。
第14章
在项目实施过程中常常需要共享项目的有关信息,例如项目计划、项目范围、项目目标和工任务纪律等文档,为了能方便、及时地共享信息,可以将各种文档通过电子邮件和公用文件夹,发布为图片或网页,上传到内部网站中。
在Project20007中,可以将整个项目文档作为附件发送,也可以将选定的若干任务和资源信息作为附件发送。
使用Project2007提供的“发送日程备注”功能,可以在任务视图中将选定的任务和资源作为图片发送给项目中的资源和其他联系人。
如果企业局域网中安装了MicrosoftExchange服务器,项目文档可以保存在Exchange公用文件夹中,供所有项目成员查阅。
项目文档可以随项目计划任作为附件发送,也可以将保存到Exchange公用文件夹中,或发布到ProjectWebAccess。
发布项目计划后,工作组成员不仅可以查看自己的任务,而且还可以对项目经理分配的任务做出响应。
工作组成员通过ProjectWebAccess只能查看己的任务,不能查看其他成员的任务。
工作组成员查看了自己所任务后,可以根据自己的情况来响应任务,例如,更新任务、拒绝任务、创建新任务和创建待办事项。
如果资源过度分配,或由于其他原因而无法完成分配的某个任务,可拒绝该任务。
如果项目组成员认为为了更好地完成某任务,还需要添加其他任务,可以创建任务到自己的任务中,并向项目经理发送请求,批准自己安排的新任务。
工作组组长将项目经理分配给他的任务分配给其他成员,称之为委派任务。