文书管理办法.doc

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潞羿能综字〔2010〕6号签发人:刘小生
第一章总则
第一条目的
为使文书管理制度化,以增进文书处理之品质及效率,特订本办法。
第二条范围
本办法所称文书管理,指公司总部对于七大部门(包括其他部门,以下简称各部门)、各子公司与外界来往的文书(包括电报)及关系企业(含公司内容)各部门间来往文书(包含签呈),自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。
第三条总收发部门
公司总部各部门与外界来往文书的收发由其所属行政办公室统一办理,各子公司的总收发由其所属行政办公室统一办理。总收发部门负责文书之收受及发送。
第四条管理部门
(一)公司总部各部门及各子公司以公司名义与外界来、往的文书,以各所属行政办公室为管理部门;营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书,得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门。
(二)关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、部、室以上部门为管理部门。
(三)管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、校对、监印、档案管理等事宜;文书未按规定处理者,管
理部门不得受理。
第五条主办及会办部门
(一)文书内容所涉及的业务主办部门为该项文书的主办部门,如有涉及其他部门时,其他部门则为该项文书的会办部门。
(二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门。
第二章行文之规定
第六条行文类别
(一)通知:是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件时使用。
(二)公告:就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。
(三)规定:对某一事物做出关于方式、方法或数量、质量的决定时使用。
(四)制度:要求共同遵守的办事规程或行动准则时使用。
(五)办法:在主持或负责某项工作所需要用的方法时使用。
(六)函:发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用。
(七)便函:关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用。
(八)签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。
(九)电报:业务处理须以电报行文时使用。
(十)表格式公文:政府机关规定之表格式公文及公司人事令等,可依实际需要印为固定格式使用。
(十一)其他:
;诉讼文书,依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施。
。
第八条行文的判行权限
(一)以董事长署名行文者,应送总部行政办公室转呈董事长判行。
(二)以总经理署名行文者,应送总部行政办公室转呈总经理判行。
(三)以公司总部各部门名义由各部门主管行文,应送总部行政办公室转呈总经理判行。
(四)以各子公司名义由各部门主管行文,应送各子公司行政办公室专呈经理判行。
(五)以公司名义盖用公司公章行文者,应由经理级人员判行。
(六)因专案业务需要,如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义,须盖用董事长或总经理之业务专用章者,行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。
(七)固定格式文书,应由署名的主管于原稿判行后,授权业务主办部门主管依式行文。
第三章文书处理程式
第九条文书分类
(一)机密类:具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件,应依本规定第四章规定办理。
(二)A类:凡关系重大,足以影响公司权益的文书,应呈总经理核阅后始得分文办理。
(三)B类:一般文书及经常性业务往来文书。
(四)C类:一般通知或参考性的函件无须呈判者,仅登记分文直接交行政办公室处理后归档。
(五)其他类:与公司业务无直接关系之报表、宣传或印刷函件,无需收文、登记,可直接送有关部门参阅。
第十条收发文登记单
(一)第一联为文件拟稿(文)审签卡,拟稿人填写拟稿一栏相关内容,再由行文部进行文字审核最后呈报董事长或总经理及相关主管会签后下发。
(二)第二联为收(发)文登记单,收发人员按流水号码顺序装订存查。
第十一条收(发)文字号的制定管理
(一)行文的字号
行文的字号由字、号和签发人组成。字由公司及发文部门的简称以及发文年度组成;号为公司收(发)文流水号;签发人为签发文件的人名(姓名全称)。
例如:潞羿能综字〔2009〕10号签发人:刘小生
(二)对关系企业行文的字号
由公司总部行政办公室统一制定管理。
(三)收发文编号
。“业务接洽便函”另行编定,亦采流水号码一文一号编列。
,如有二号以上来文并案处理,以最后的收文号码为发文号码。
。
第十二条收文
(一)登记、分文
来文由收发人员拆封后,于“收(发)文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后,送行政办公室依其性质判定文书类别、经办部门,再由行政办公室分发。
(二)文件的分送
收发人员分发文件,应留存文件拟稿(文)审签卡“收(发)文登记单”第一联;“收(发)文登记单”第二联,依收文编号之流水号码装订之。
第十三条发文
(一)拟稿
拟稿人提交所属部门主管进行内容及文字校验,然后呈报行文部进行文字审核,最后提交董事长或总经理及相关主管进行会签。会签通过后保留“文件拟稿(文)审签卡”第一联。
(二)发文递送
收发人员收到发文文件、“文件拟稿(文)审签卡”第一联、“收(发)文登记单”第二联,收发人员下发给各子公司行政办公室收发人员,并且填写“收(发)文登记单”。
第十四条文件处理要点
(一)行政办公室遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件,应将正本妥善保藏,每有应用均以副本或影本层呈处理。
(二)为利文书处理并达分层负责目的,行文部应就文件拟稿(文)审签卡呈报上级部门主管审核会签。
(三)拟稿部、行文部、会签、签发人等人员签名,应清晰可辨,不得潦草难认。
(四)行文部应视其轻重而定缓急,如案情涉及其他部门应照会办理,会稿案件会办部门应按速件处理之。
第十五条文件处理期限
(一)收发人员收文时,原则上应随到随送,不得积压。
(二)分文人员的分文时期,由各子公司视其收文数量自行订定。
(三)经办人员的处理期限。
、电报、机密文件等应随到随办,于文到一日内处理完毕
为原则。
,指定处理期限,一般以文到三日内处理完毕为原则。
,应尽力于来文所定期限内处理完毕。
、试验、研究、开发、规章修订、测定、搜集资料等特殊案件部门主管应斟酌实际需要分别规定其处理期限。
。
,应日案日清,最迟不得逾二日。
,按分层负责的决行层次,由各子公司自行制定时限。
第四章机密文件
第十六条范围
(一)生产设备设计图:具有专利性与独特性之机械设计图,以及生产设备布置图。
(二)技术性的资料:独特技术性的操作标准,与外人技术合作或外人技术指导资料,产品配方,产品开发,改良或试验资料,国外现场实****报告及其他技术上属于机密性之资料。
(三)业务性之资料:销售成本资料,市场情报,国内外业务考察报告及其他业务上属于机密性之资料。
(四)其他经部长以上主管认为有必要列入机密文件管理之一切资料。
第十七条保管部门
(一)外来机密文件应以公司总部行政办公室为保管部门或由公司总经理制定部门为其保管。
(二)属技术、市场、运营等部门自行建立之专业性机密文件,应以各部部长制定保管部门进行文件保管。
(三)各保管部门应指定专人经由公司总经理或各子公司经理核定,负责机密文件收发、登记及归档等事务。
第十八条归档、档案整理、调卷、副本及文件管理
归档、档案整理、调卷、副本及文件管理办法见档案办公室拟订的相关办法。
第十九条实施与修改
本办法经由公司总部行政办公室拟订,总经理办公会审核通过,总经理签字后实施,修改时亦同。