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案例分析(邢太北)
假设你在一所职业高中工作,负责该校信息系统的建设与维护。财务科长请你研究用学校拥有的微型计算机生成工资明细表和各种财务报表的可能性。
请详细描述你用结构化分析方法分析上述问题的过程。
通常,结构化分析过程包括问题定义、可行性研究和需求分析3个阶段。下面分别叙述这3个阶段的分析过程。
(1)问题定义
从何处着手解决财务科长提出问题呢?立即开始考虑实现工资支付系统的详细方案并动手编写程序,对技术人员无疑是很有吸引力的。但是,在这样的早期阶段就考虑具体的技术问题,却很可能会使我们迷失前进的方向。会计部门(用户)并没有要求在学校自己的计算机上实现工资支付系统,仅仅要求研究这样做的可能性。后者是和前者很不相同的问题,它实际上是问,这样做预期将获得的经济效益能超过开发这个系统的成本吗?换句话说,这样做值得吗?
优秀的系统分析员还应该进一步考虑,用户面临的问题究竟是什么。财务科长为什么想研究在自己的计算机上实现工资支付系统的可能性呢?询问财务科长后得知,该校一直由会计人工计算工资并编制财务报表,随着学校规模扩大工作量也越来越大。目前,每个月都需要两名会计紧张工作半个月才能完成,不仅效率低而且成本高。今后学校规模将进一步扩大,人工计算工资的成本还会进一步提高。
因此,目标是寻找一种比较便宜的生成工资明细表和各种财务报表的办法,并不一定必须在学校自己的计算机上实现工资支付系统。财务科长提出的要求,实际上并没有描述应该解决的问题,而是在建议一种解决问题的方案。这种解决方案可能是一个好办法,分析员当然应该认真研究它,但是也还应该考虑其他可能的解决方案,以便选出最好的方案。良好的问题定义应该明确地描述实际问题,而不是隐含地描述解决问题的方案。
分析员应该考虑的另一个关键问题,是预期的项目规模。为了改进工资支付系统最多可以花多少钱呢?虽然没人明确提出来,但是肯定会有某个限度。应该考虑下述3个基本数字:目前计算工资所花费的成本,新系统的开发成本和运行费用。新系统的运行费用必须低于目前的成本,而且节省的费用应该能使学校在一个合理的期限内收回开发新系统时的投资。
目前,每个月由两名会计用半个月时间计算工资和编制报表,一名会计每个月的工资和岗位津贴共约2000元,因此,。显然,任何新系统的运行费用也不可能减少到小于零,因此,。
,投资多少钱是可以接受的呢?绝大多数单位都在3年内收回投资,因此,。虽然这是一个很粗略的数字,但是它确实能使用户对项目规模有一些了解。
为了请客户(会计科和学校校长)检验分析员对需要解决的问题和项目规模的认识是否正确,以便在双方达成共识的基础上开发出确实能满足用户实际需要的新系统,典型地,分析员用一份简短的书面备忘录表达他对问题的认识,这份文档称为“关于系统规模和目标的报告书”()
关于工资支付系统规模和目标的报告书项目名称:工资支付。问题:目前计算工资和编制报表的费用太高、效率低。项目目标:(±50%)。初步设想:用学校自己的计算机系统生成工资明细表和财务报表。可行性研究:为了更全面地研究工资支付项目的可能性,建议进行大约历时两周的可行性研究。这个研究的成本不超过4000元。