会务接待手册1.0版.doc

会务接待服务手册
以制度管人,以流程管事
人员分工
管理协调组
总联络人:
物料准备联络人:
流程管控联络人:
客户总联络人:
讲师总联络人:
财务总联络人:
执行组
接站:
报名收费:
收取照片:
报到资料发放:
现场引导:
多媒体设备准备与调试:
资料上传与平台管理:
考勤签到:
课件与教学评分表发放:
桌签更换:
课前接待及介绍讲师:
现场摄影:
现场服务:
现场样书展示:
课后送老师:
物料制作:
开、毕业典礼准备:
司机:
自由人:
会务接待流程
会中执行工作
接站
·负责人:
·工作职责
负责将学员安全接至报到处
·操作流程
(1)掌握客户到达时间及联系方式,提前15分钟到接站地点(如机场、火车站、公交车站等)等待;
(2)接到客户后应积极主动热情,必要时应主动帮助客户提行李;
(3)将客户接至报名处,引导其进入报名流程;
(4)若客户是自己乘车至报名处,应为客户提供及时准确的交通信息,并叮嘱客户保存好乘车票据,及时为其报销。
·注意事项
(1)接站人员应亲自将学员接至报到处,并引导学员进行报到及入住
(2)如果接站人员因客户量较大无法亲自接至报到处,应及时和协调人员或者现场接待引导人员沟通,做好学员的交接工作
(3)若单批次学员较多时,建议接站人员和学员沟通后选派一个学员代表统筹同批次学员的报到事宜,其余学员由现场的引导人员进行临时招待安抚
报到收费
·负责人:
·工作职责
负责收取报名费及开票
·操作流程
(1)询问客户有效信息(如缴费人数、开票信息等),向其说明详细的收费款项及收费金额;
(2)收取费用。若是现金支付应当面点清钱款,并及时整理入库;若是电子货币支付,应仔细核对数据。
(3)开票。开票前应再次向客户核对开票信息,若现场无法开票,应做好票据信息登记工作并开具相应的收款收据作为兑换发票的凭证,同时,应向客户做好解释工作。
(4)引导客户至照片收取处
·注意事项
(1)开发票时务必跟学员核对好开票信息
收取照片
·负责人:
·工作职责
收取学员证件照,补拍证件照
·操作流程
(1)客户缴纳完费用后便进入到此流程,此流程建议安排两人
(2)提前准备好照片登记名册、照片收纳袋、照相机、签字笔
(3)若客户自带照片,则令其在照片背后注明姓名、籍贯等信息,然后装袋;若客户未带照片则登记入册,然后为其补拍照片;
(4)补拍照片时,一人专司登记,一人专司拍照。登记一人,补拍一人,然后及时将照片序号与所登记人名对应起来,并由本人再次确认。
(5)将客户转至引导接待人员处。
·注意事项
(1)纸质版照片应在背面注明姓名、单位等信息
(2)未带照片的应补拍照片,补拍照片时务必注意照片与学员一一对应
(3)照片应单人分开用透明照片收取袋装好,方便后期整理并避免照片污损
(4)照片背对背叠放,避免背面字迹油墨污染照片
(5)补拍照片时,单个人拍两到三张,给后期处理留有余地。
发放学员证、房卡、餐卡及相关学****资料
·负责人
·工作职责
负责学员配套资料的发放
·操作流程
(1)学员配套资料应提前整理装袋,学员缴纳完费用后即可发放配套资料(包括配