集团庆典活动执行总结.doc

集团30年庆典活动执行情况总结
经过集团30年活动筹备小组三个月的精心准备,8月29日,企业转型高峰论坛、公司30周年主题活动、大型庆典晚会等活动顺利召开。本次活动的成功举办,离不开公司领导的支持和鼓励,以及董办及各公司、各部门、各筹备组成员之间默契配合,大家都表现出了饱满的热情、吃苦耐劳的耐心和无私奉献的精神,为集团30年活动的成功举办奠定了坚实的基础。
一、活动方案的策划
一个活动的成功与否,关键在于前期的活动策划方案是否详尽,考虑是否周到完善。具体应包括:活动主题、活动时间、活动地点、活动对象、活动形式及要求、活动流程及具体安排、工作人员明细、待准备物资、经费预算等。本次活动的策划和组织,制定了详细的活动方案,对每项具体工作、每个工作人员的职责、活动每个节点的流程细节,都做了详细的讨论和安排,鉴于前期筹备较完善,所以保证了本次活动的顺利进行。
不足之处:初期没有充分考虑到人手不足的问题,在工作分工过程中,人手分配紧张。应当尽早调动各公司安排人员参与工作,共同参与,以解决执行人力不足的问题。
二、活动物料的准备
本次活动的各类物料、印刷品准备比较充分,特刊、折页、手提袋、员工T恤衫等物料都及时到位,保质保量。这方面工作是前期筹备工作中的重点,对每一样物料,都做了比较充分的准备,尽可能的提前计划,对数量、到货期限、合同流程等都把握的比较合理,基本按照预先计划的执行。
资料袋准备工作比较及时,提前一天派送到现场,并安排了专门小组和人员准备,保障了论坛现场资料袋准备有序进行。
现场活动所需要的其他各类物料,在活动筹备期中,都制定了详细的物料清单,明确了数量和负责人,把我方需要准备和制作的物料、执行公司需要准备的物料都标示清楚,并在活动开始前两天反复核对,确保各项物料及时到位。
不足之处:公司宣传片制作工作滞后,经过多次催促,勉强满足了活动需要,此项工作需要继续督促制作和修改,最终必须拿出符合工作需要和要求的专题片和广告片。
三、执行公司的选择与对接
本次活动的复杂性,具体表现在以下几点:1、活动种类多:包括论坛、推介、庆典、晚宴、晚会等一系列活动。2、活动时间长:现场活动从早上9点半,一直持续到晚上1点多才告结束。3、活动分为昌吉和五家渠两个地点举行,并且都有很重的嘉宾接待任务。4、论坛活动有政府参与,增加了复杂性。
鉴于本次活动的复杂性,且现场活动的执行不容有失,所以将昌吉的现场活动、五家渠的现场活动分为两个执行公司来完成实施,是有必要的,事实证明也是正确的。一家公司所能够调动的人力、物力都是有限的,分隔两地、调动不变,加上论坛活动中,存在了很多的不确定性和变化,需要执行公司花费很大的时间精力去应对。
在两个执行公司中,赤火比较擅长设计和策划,能够很好的实现论坛活动的执行。金鹰公司擅长演唱会的执行,保证了演员、主持人的水准、现场演出的控制,保障了晚会演出的顺利进行。
在活动开始前的准备工作中,和两家公司的工作团队都进行了细致、有效的沟通,对活动执行中需要注意的细节都反复推敲,确保每个环节中,声音、灯光、画面、演员、工作人员都能够落实到位,并保证按照既定的流程进行工作,人员分工、各负其责。
不足之处:同时与两家公司对接,沟通的时间和工作量都是双倍的,临近活动开始前几天,由于有些项目和流程调整,导致后期工