利用word邮件合并批量导入照片.doc

利用word邮件合并批量导入照片
字体大小:大- 中- 小 canway   发表于 11-09-05 15:33     阅读(3127)   评论(1)     分类:办公技能
                                                             利用word邮件合并批量导入照片
                                                                                                         -------------嘉为       张辛
“邮件合并”是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。邮件合并可以帮我们批量处理文档,提高工作效率,深受办公人员欢迎。但是,图片或者照片能不能进行邮件合并呢?答案是肯定的,本文将通过制作员工工作证为例子,给大家详细介绍对照片进行邮件合并的方法。
 
<!--[if !supportLists]-->一. <!--[endif]-->素材准备
 
建立一个Excel表格存放员工信息。里面包含工号、姓名、职务、照片等信息。可能大家认为“照片”列书写起来比较麻烦。其实只需要写一个简单公式“=B2&”.jpg””,很容易就搞定了。
 
 
在word中创建一个工作证的模版文件,如图所示。
将照片、Excel员工信息表、Word模版文件都放在“员工信息”文件夹下。
 
二. <!--[endif]-->利用WORD邮件合并制作工作证件
<!--[if !supportLists]-->1.     <!--[endif]-->链接数据源
将word模版和Excel信息表建立链接。在带状工具栏中选择【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】。
打开选取数据对话框,在硬盘上找到Excel员工信息表,选择打开。
确认数据源是“OLE DB数据库文件”。
在打开的数据源中选择sheet1表格。
 
此时,word模版和Excel信息表已经建立链接,“邮件”工具栏中大多数命令都由灰色变为彩色,说明可以使用。
 
<!--[if !supportLists]-->2.     <!--[endif]-->插入合并域
将Excel信息表中数据导入到Word模版中。选择【邮件】工具栏中【插入合并域】命令,将数据域依次放到Word员工卡模版相应的位置。
 
<!--[if !supportLists]-->3.     <!--[endif]-->批量插入照片
接下来就是最重要的步骤就是导入照片。用鼠标单击预留的显示照片的位置,打开【插入】工具栏,选择【文档部件】中的【域】。
 
 
在“选择域”对话框中选择“IncludePicture”域,域属性中随便输入些文字,如“照片”,先占住位置,方便随后修改域代码。
 
源文件的最终效果如下图所示。
此时照片控件与Excel表格中的照片列并没有建立关联,我们需要修改域代码。按alt+F9切换域代码,选中代码中“照片”两字,用【插入合并域】中的【照片】域替换。alt+F9再次切换域代码,调整一下存放照片控件的大小。
 
<!--[if !supportLists]-->4.     <!--[endif]-->查看合并效果
最后选择【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】,查看合并效果。
这时候会出现一个新的WORD文档,你会发现并没有出现想要的结果,这时候按“Ctrl+A”全选,然后按F9刷新,这时候就已经成功了。
但是我们发现两个问题:
<!--[if !supportLists]-->(1)     <!--[endif]-->照片太小了,逐个调整起来很麻烦,能不能一次调整图片大小?
<!--[if !supportLists]-->(2)     <!--[endif]-->比较浪费纸张,每页纸只有一位员工的工作证,可不可以将多个人的表格放在一页纸中呢?
 
<!--[if !supportLists]-->三. <!--[endif]-->后期调整
 
<!--[if !supportLists]-->1.     <!--[endif]-->调整邮件合并文档的图片大小
很多人在完成之后总是不满于图片原始大小,因此需要批量改变图片的大小,这时候需要做的是:返回到之前设计的模板页面,按“Ctrl+A”全选,然后按F9刷新,这时候会显示出第一个学生的照片,在这里可以调成好图片的大小,再重新合并到新文档即可。
<!--[if !supportLists]-->2.     <!--[endif]-->选择