办公室主任.doc

岗位描述
办公室主任
岗位名称:
办公室主任
直接上级:
行政总监
直接下级:
秘书室主管、司机班班长、总经理秘书、法务专员、档案员
本职工作:
负责公司办公秩序及行政事务管理。
直接责任:
制订办公室年度、月度工作目标、工作计划和预算并上报,经批准后执行。
制订办公室年度培训计划经批准后协助培训部实施和考核。
掌握和执行国家有关方针、政策和法律法规。
负责督办、检查各部门对上级指示和高管级会议决议的贯彻执行。
组织起草公司行政文件,对系统间发文做好法律审核。
组织全公司档案的管理工作。
巡视、监督、检查公司各部门办公秩序及办公室各项工作。
掌握办公室的整体工作情况及公司重大会议、活动情况,汇总分析各项检查结果,定期为总经理、行政总监提供公司工作简报。
做好总经理和各部门的信息传递工作。
负责公司高管层、系统间会议及其他重大会议、活动的会务工作。
组织记载公司大事记,编撰公司辞典工作。
指定专人收集、整理公司内外的反馈信息及合理化建议。
组织做好公司印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊征订分发工作。
负责掌印,合理合法使用公司印信。
组织做好公司文件的编号、打印及发放。
做好信访工作,处理重要信函,接待重要客人。
督办公司有关证照,办理公司的法律事务。
为总经理派出得力人员做好秘书工作。
负责对司机班车辆的统筹管理,监督检查车辆定点维修。
公司公共活动场所的使用。
负责公司通讯设备的检查、管理工作。
负责掌管公司各部门钥匙(财务部门除外)。
指定专人负责办公室文件、资料的保管和定期归档工作。
负责主管业务的检查改进与研究发展,并及时向行政总监报告工作。
指定专人负责总经理室办公用具、设备、设施的登记、保管和报损报失工作。
按程序做好与相关部门的横向联系,积极接受上级和有关部门的监督检查,及时对部门间争议提出界定要求。
制定直接下级的岗位描述,定期听取述职并对其工作做出评定。
指导、监督、检查所属下级的各项工作,掌握工作情况和有关数据,视情况填写过失单或奖励单,按程序办理。
定期向行政总监述职。
做好本部门各项行政事务处理工作,提高工作效能,增强团队精神。
及时、准确传达上级指示并贯彻执行。
主持办公室例会,参加公司有关行政方面会议。
审阅办公室及与其相关的文件,审核下级上报的月度工作计划、预算和有关作业文件,视其性质内容,决定处理方式。
在必要的情况下向下级授权。
及时对所属下级工作中的争议做出裁决。
开展内部民主管理活动,调动和发挥员工工作的积极性、主动性、创造性,向上级或有关部门提供合理化建议。
培养和发现人才,负责直接下级岗位人员任命的提名。
指定专人负责本部门办公用品的领用、分发和文件、资料、记录的收发、上报、保管与定期归档工作。
组织做好保密工作。
指定专人负责本部门和下级部门所使用的办公用具、设备设施的建帐建卡、定期盘点、报损报失工作。
完成行政总监交办的其他工作任务。
关心所属下级的思想、工作、生活。
代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系。
领导责任:
对公司办公秩序负责。
对文件的拟、收、发、定期归档负责。
对机密文件和文书档案管理不严