职场新人之办公 沟通 个人形象礼仪.ppt

职场新人之职场办公礼仪
易犯的办公室礼仪毛病?
上下班礼仪

提前5-10分钟到办公室
整理办公区域
准备好当天必需的文件和办公用品
为上司准备好茶水
和同事微笑点头问好,准备迎接新的一天

下班时推迟10分钟离开办公室;
当同事和上司离开办公室时,要和他们微笑告别,说“明天见”;
把手里当天没有处理完的事情处理完;
关掉电脑等办公设备,切断电源,锁好抽屉,文件柜;
最后一个离开时要关灯,锁门。
办公环境礼仪
1、公共办公区
不在公共办公区吸烟,不扎堆聊天,不大声喧哗,节约水电;
饮水时,如不是接待来客,应使用个人水杯,减少一次性水杯的浪费,饮水时不要将水洒到地毯上;
如有条件,用餐需到指定地点,不许在办公区域内用餐;尤其不允许在营业厅用。不得擅自带外来人员进入办公区,会谈和接待安排在洽谈区域;
2、个人办公区
办公桌位清洁,无可视灰,桌面码放整齐;
非办公用品不外露;
当有事离开自己的办公座位时,应将座椅推回办公桌内;
下班离开办公室前,使用人应该关闭所有机器的电源,将台面的物品归位,
锁好贵重物品和重要文件。
办公电话礼仪
1、打电话
拨打前
—时间与时机的选择得当
—谈话对象的选择准确,重要的内容应在打电话之前用笔写出。
接通后
—对相识的人,简单问候即谈主题;
—对不相识的人,先讲明自己的身份、目的再谈问题;
拨打中
—表达全面、简要扼要(有的公司规定交谈时间一般不超过3~5分钟);
—需谈论机密或敏感话题时,电话接通后要先问对方谈话是否方便;
—交谈中如有事情需要处理,要礼貌告知对方,以免误解;未讲清的事情, 要再约时间并履行诺言;
情况处理
—如所找人不在,应委托他人说明原由,主动留言,联系方式和自己姓名;
—记住委托人姓名,致谢。
电话铃响三声之内接听电话。拿起话筒后,首先要问好,然后自报家门。
如果目前的工作确实非常重要,要向来电者说明原因,表示歉意,并约一个具体时间,到时候自己再主动打过去。
假如对方所找的不是你,接电话时要尽可能问清事由,避免误事,如自己无法处理,应该认真的记录下来。
在没有授权的情况下,不要随便说出对方所要找的人的行踪、私人手机号码。
如果遇到对方拨错号码时,不可大声怒斥,或用力挂断电话,应礼貌告知对方
2、接电话
3、电话备忘的6W2H
WHO
WHOM
WHEN
WHERE
WHAT
WHY
HOW
HOW MUCH
4、新人接听电话小技巧
别轻易说出上司在场或有空,也不要轻易让上司接听电话,先弄清对方的身份和用意;
尽量不要使上司受无意义的电话打扰;但对于自己不了解的人或事情不能轻易表态,尤其是否定,应有不拒绝任何可能的机会的意识;
上司如果不在场,要有礼貌地请对方留言,不要简单的回绝对方;
上司如不接电话,应该设法圆场,不让对方感到难堪和不安
通话时如果有他人进来,应该点头致意。如果需要与同事讲话,应讲“请您稍等”,然后捂住话筒,小声交谈
接听时,一般由最低职位的职员接听。