文员公文写作培训幻灯片.ppt

文员岗位培训
公司培训课程系列
2011年6月
小区文员岗位职责
负责部门行政公文、重要、机要文件的起草及打印、登记、呈送、报批、跟进、归档工作,并履行保守公司机密的职责
小区通知的草拟、报批、印发、张贴工作
负责小区召开会议的前期安排工作
负责小区档案管理工作及档案借阅工作
培训什么
公文常见种类及特点
各类公文的写作特点及规范要求
公司常用文件的标准格式
公文写作实例讲解:常见错误及注意事项
文件传递流程及跟进反馈
台帐的使用方法
档案管理
公文常见种类
通知:批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免
通报:表彰先进,批评错误,传达重要精神或者反映重要情况
报告:向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问
请示:向上级单位请求指示、批准
函:各单位之间互相商洽工作、询问和答复问题,向主管部门请示批准
公文常见种类
会议纪要:传达会议决定事项和主要精神,要求与会单位共同遵守、执行时使用的公文
制度:是为规范公司日常管理工作所明确的制约规则
工作计划:对工作的预想和打算的书面化
工作总结:是在工作实践中,对客观事物规律的认识而形成的文字材料
通知类公文写法指要
着眼于实:制发各类通知的目的都是为着解决实际问题,因此必须着眼于实。有的通知,不仅要提出问题,而且要分析问题,拿出解决问题的办法,如指示性通知;也有的通知,内容比较简单,表现为提出问题与解决问题,如规定性、事务性通知;也有简单的,如批转、转发、发布性通知及任免性、会议性通知等,基本只有解决问题的内容,而无提出问题,更少分析问题。
一目了然:通知在写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构单摆浮搁,使人一目了然。一般要开门见山,先用寥寥数语讲明制发通知的原委、依据及目的。
注意:1、任免通知类文件:若同一人或同一职位有任有免时,要先写免再写任,保持逻辑上的严密。
2、会议通知类公文:常规会议一般无需写开头,直接写明会议时间、地点、参会人员、主持人、会议内容及注意事项等内容即可。
通报类公文写法指要及注意事项
1、通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。
2、通报的类型:
(1)用于表扬好人好事的,称“表彰性通报”;
(2)用于批评错误的,称“批评性通报”;
(3)用于传达情况的,称“情况性通报”;
(4)用于传达上级指示精神的,称“指导性通报”
3、写法指要:
(1)用典型事实说话:通报是用典型事实教育、警示员工的,不是正面的典型,就是反面的典型。因此通报的事情不可一般化,应具有典型性和说服力。
(2)要注意分寸:通报中的议说,必须是通报中典型事实的引申,褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发,不能牵强附会。引伸出来的观点、意见、主张、结论,既不能过泛,也不能过狭。引发过泛,大而无当,缺乏针对性,会失去通报的本意。引发过狭,消弱了以此类推的目的,也会失去通报的本意。
报告类公文的写法指要
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一个文种。
报告的种类:情况报告、工作报告、建议报告、回复报告、检讨报告、送文送物报告。
报告与通报的区别:报告与通报,虽均以陈述客观事实为主要内容,但报告是用于向上级陈述情况,很少直接论理,但可以用自我认识或在述事的过程中陈述依据,以讲清道理;通报是用于向下级进行典型教育,需要直接论理,做到紧贴典型事实,以叙事为主,适当引申出一些道理。
写法指要:
1、报告写作的通用原则:三段式写作结构,通常有以下几种形式:
(1)情况—做法—问题(意见)
(2)情况(做法)—问题—今后意见
(3)情况—问题—今后意见
(4)情况—原因(责任)下步做法
(5)情况—原因—责任及处理意见
(6)情况—问题—建议等
写报告掌握“三段式”的基本写法,对提高撰文效率且达到眉目清楚,是十分必要的。“三段式”只是一个基本写法,并非所有报告都必须用“三段式”。有的报告是“情况——做法”的“二段式”。
2、注重实效,情况真实
3、语言要简洁、篇幅要短小:报告的篇幅一定要短,要充分运用概述和突出重点的表达方式。
函的写法指要
函是平行文,是法定公文中唯一的一个平行文。函是相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准时使用的文种。
函在实际行文中形成了多种类型,包括:申请函、商洽函、询问函、答复函、告知函等。从行文方向上看,函有来函、复函。函是联系工作,传播信息,沟通思想的重要手段,随着我们公司业务的不断拓展,横向联系不断扩大,函的作用必将越来越大。
函的写法指要:
1、叙事清楚,说理有节。
2、短小精悍,注意技法:公函不必详述过程,不必大发议论