证照、证书、资料管理制度.doc

证照、证书、资料管理制度
一、总则
公司办公室是公司各类证照、证书、资料管理的主要职能部门。
二、证件、证照、资料种类
1、本办法所指各类证照、证书、资料包括:
、学位证书;
(含相关附属文件),包括注册建造师(营造师)、造价师、会计师、安全工程师、建筑设计类等国家或省级注册类证书,及其执业资格印章;
(含相关附属文件),包括五大员等(施工员、质检员、安全员、资料员、材料员)证书、预审编审员证书、会计证及公司业务所涉及的其它专业岗位证书。
(含相关附属文件),包括初、中、高级专业技术职称及公司业务所涉及的其它专业技术职称证书;
、企业资质证书、安全生产许可证、企业法定代表人证、银行开户许可证、企业代码证、税务登记证等以及上述证照的副本、相关附属文件;
:企业(含公司下属各部门、分公司、项目部)荣誉证书、奖杯及相关附属文件,工程荣誉证书、奖杯及相关附属文件,涉及公司业务并由企业(含公司下属各部门、分公司、项目部)统一申报的员工个人荣誉证书、奖杯及相关附属文件;
:施工承包合同、施工组织设计及施工过程各项工程资料、工程竣工验收资料等国家标准规范要求施工单位归档的所有工程资料;
、会计报表;
。
三、证书、证照、资料保管
1、由公司招聘的大、中专毕业生,其学历、学位证书、专业技术职称证书、岗位证书、执业资格证书及其执业资格印章等在招聘录用后上交公司人事综合处,由档案室统一保管。
2、公司鼓励在职员工通过业余学****取得与公司业务相关的各种国家认可的更高专业学历、学位证书。
3、公司鼓励员工通过学****考试取得与公司业务相关的国家注册类各专业执业资格证书(包括注册建造师、造价师、会计师等),凡取得该类证书并交由公司统一管理的,公司给予一定奖励。
4、凡符合各类初、中、高级专业技术职称申报条件的由其本人自行撰写、整理申报材料,由公司人事综合处审核后上报,申报费用由公司承担。经上级有关部门评审、考核、换发所取得的各类专业技术职称证书和岗位证书,统一由公司人事综合处向上级有关部门领取,证书交公司档案室统一管理。取得与公司业务需要无关的技术职称,其申报费用由个人自理。
5、企业资质及各类增项资质的申报、年检年审、换证工作由公司人事综合处负责,其它各业务科室、各专业公司应予以积极主动的配合,公司办公室应做好协调工作,此类证书统一由人事综合处向上级有关部门申领,办公室负责管理。
6、企业法人营业执照、安全生产许可证、税务登记证等有关证照的年检年审、换证等工作由公司各业务相关处室负责,取得的证照统一交公司办公室管理。
7、公司鼓励分公司、项目部员工积极参与由上级有关部门组织的各种评比、评优活动,为企业争取荣誉;涉及重要的评比活动,由公司办公室、人事综合处负责或由公司指派相关业务处室统一向上级有关部门申报,并按公司有关政策对有关单位和个人予以奖励;公司下属各单位或个人获得的各类与工程业务相关的荣誉证书、奖杯及相关附属文件由公司相关部门负责及时收集整理,并移交档案室统一保管。
8、公司所有工程承包合同、补充协议、中标通知书、招投标文件(电子版,商务标应转换成EXCL格式),应及时上交,由公司经营处负责收集,并移交档案室统一保管。
9、工程竣工验收资料等重要工程资料的收集工作由公司质安处负责,施工许可证由公司施工处负责收集,并及时移交档案室统一保管。
10、其他公司认为应予上交归档的证书及资料由公司办公室负责收集,并移交档案室统一保管。
11、上交公司的各类证书及重要工程资料要求:真实、完整、准确、及时。
12、公司档案室在收到各单位或个人移交或上交的有关证书及工程资料时,应办理移交手续,双方确认相关证书、资料的真实、完整,并由档案室出具确认书,档案室及时按规范要求立卷归档。
13、各分公司、项目部及员工需借用各类证书、工程资料均应出具书面申请,并说明用途、数量、种类,承诺归还时间,由分公司签署意见,分公司(包括独立项目部)指定专人办理借用手续,根据证书、资料用途由各相关处室签署意见,公司办公室主任复核后出借
(注册建造师证件和印章除外)。
14、档案室要按照各处室领导所签署意见,严格规范借用程序,做好借条的整理、登记工作,并做到及时催收,一般要求到期必催还,一月一小清,一季一大清。
四、证书、证照、资料使用及责任罚则
1、分公司、项目部借用建造师执业资格证书及相关证书承揽工程,需事先征得证书所有人同意或由公司依据与证书所有人协议的委托统一合理调派,承接到工程后每月支付一定报酬给证书所有人,费用由公司代收代