总经理助理工作要诀 (2).doc

1 总经理(上司)助理( 办公室主任)工作诀要序号诀要具体工作内容助理( 办公室主任)工作诀要简单概括为: “七子”和“七作用”具体细化如下: “七子“: 提袋子、背机子、备车子、定房子、爬格子、移凳子和观场子。“七作用“: 扬声器的作用、录音机的作用、钢琴家的作用、稽查队的作用、温暖天使的作用、生活关注的作用、排忧解难的作用。 1、提袋子指跟随总经理( 上司) 进行外事活动时, 必须携带的有关资料, 有两样东西, 每出必带。( 1 )公司宣传资料( 2 )老总的名片。若外出签订合同, 需带上合同资料,法人代表的营业执照复印件,合同公章和签字笔。若外出介绍和宣传公司的会议, 宣传资料和名片要多带一些,以满足会场人员索要的要求,总经理(上司)的发言稿必备两份。一份供总经理( 上司) 发言用, 一份供大会主持者索要之所需。提袋子指携带不同会议需要的不同资料。作为总经理(上司)助理(办公室主任) 陪同总经理( 上司) 外事活动, 忘记携带资 2 料等属于严重失职, 丢带了宣传公司的最佳时机。 2、背机子指陪同总经理(上司)进行外事活动时, 必须随身携带照相设备,应根据会议重要的程度来决定是否摄像, 如需摄像要通知摄像要通知摄制组成员一同前往。摄(照)像的重要点: (1 )大会会标(主席台)。(2) 会场全景。(3 )总经理(上司)座位照。(4 )总经理(上司)大会发言照。(5 )总经理(上司) 与同行好友交谈照。(6) 领导与总经理(上司)握手或交谈照。(如程序都有,缺一不可) 3、备车子指陪同总经理(上司)进行外出时,必须准备好车子,了解车子目前运行状况,加上汽油, 车内必备饮用水和面巾纸,根据总经理( 上司) 当时身体状况(如休息不足)可适当配置一点提神的饮品。如行程较远, 到了进餐的时候,要提醒总经理(上司)按时就餐,并注意短暂休息 4、定房指陪同总经理(上司) 进行外事活动又必须宿食异地的,要提前给总经理(上司)定 3 子好客房。预定客房一定要正规的宾馆, 如电梯房楼层可高一点,如小高层宾馆选定 2-3 层楼为宜(但不要安排靠近楼梯口的房子)一般选住向南的房间。入住房间后, 要做好以下几项检查工作: ( 1 )被子,传单是否已更换,电视机和空调机是否可开启,房间内是否有照明灯,房间内是否备有开水, 口杯, 和茶叶, 卫生间是否有热(冷)水,地面防滑情况怎样,房间是否能落锁, 确保总经理(上司) 睡觉安全。如果上述任何一项有问题,要第一时间与总台联系,补(修)好, 情况不好时,提出更换房间的要求。坚持做到:总经理(上司)睡好,又确保安全为原则。离开总经理(上司)房间, 回自己房间休息时,需报告总经理(上司), 以便总经理( 上司)能掌握助理的去向, 睡觉时千万不能关闭手机。离开总经理(上司)房间回自己房间休 4 息时,必须要温馨提示:“老总,您好好休息, 明天早上*点, 我会准时叫您起床:“目的: 让总经理( 上司)安心休息, 而不影响行程和工作议程。如果没有提示,是服务工作不到位的体现。(绝非小事) 5爬格子指写文章。是指总经理( 上司) 在公司内和外事活动时, 助理( 或办公室主任) 必须做好记录和记述外事活动情况。如需计入“大事记“的,要将资料交付有关部门,录入大事迹。爬格子还包括陪同总经理( 上司) 参加有关会议时负责给总经理(上司)签到并领