招标代理工作时限保证措施及承诺.docx

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招标代理工作时限保证措施:
1、招标代理工作时限保证的基本原则
1)满足招标人总进度目标的要求,根据招标人对建设项目尽早提供可动用单元的原则,在确保招标质量和符合法律法规的前提下缩短招标进度,尽快发挥项目的投资效益。
2)要全面而细致的分析与工程进度有关主、客观有利于不利因素,招标进度恰当合理,有利于提高计划的预见性和进度控制的主动性。
2、招标代理工作时限保证措施
(1)内在工作时限保证措施:
1)一旦明确工程由我公司代理,我公司立刻成立项目组,以本次投标文件中承诺的专业人员组建项目招标小组,并确定职责内容及范围,会同招标人商定协调、沟通机制,并制定具体的工作开展计划经招标人批准后组织实施。通过制定详细的时间安排,按公司质量管理体系的要求,对每一分时间计划都作出详细的管理流程,每一项工作落实到具体的责任人,以确保按时完成各项工作;
2)及时草拟招标代理合同、收集项目的前期立项批文、设计、图纸及相关工程资料、项目资金来源等资料。了解招标人对本次工程招标的具体要求:
3)拟定初步发包方案供招标人审查;
4)负责持项目立项批文或协助招标人到招标办办理招标项目进场登记;
5)按进度计划要求提前五日起草招标公告或资格预审文件供招标人审核、确认;
6)按计划要求在指定媒体发布招标公告,必要时可在其他媒体上发布;
7)按进度计划要求在招标公告约定的时间和报名方式接受报名;
8)按进度计划要求对报名的投标申请人进行资格预审并将资格预审情况书面报告送招标人审核、确认;
9)按进度计划要求提前一周起草招标文件送招标人审核、确认;
10)按进度计划要求及时招标人见备案并按法定要求确定开标时间;
11)按进度计划要求在开标前,会同招标人抽取并组建评标委员会;
12)按规定时间组织招标代理项目的开标、评标工作;
13)及时起草招标投标情况书面报告,送交招标人审核确认,并在建设工程交易中心的电子屏幕和工程建设信息网上进行公示公布;
14)及时负责中标通知书的领取、发放工作;负责中标单位与招标人签订施工合同的备案工作;
15)负责整个招标代理项目的资料整理、归档工作。
(2)沟通活动
1)与招标人的沟通
及时进行沟通、协调活动是确保招标工作进度顺利进行的重要保证。有利于招标公告、资格预审文件、招标文件等资料的起草,合理的反映招标人的整体招标需求。只有及时的进行沟通、协调工作才能确保招标工作计划有计划、有步骤的顺利开展。
2)与设计单位的沟通
收到设计图纸后,立即组织造价编审人员进行审图,并通过招标人及时及设计院联系,对图纸中存在的设计不明确、前后矛盾等问题进行沟通、协调,争取保证工程量清单的准确性、客观性。在工程量清单编制过程中,经常与设计院联系,随时解决工程量过程中图纸上及工程商的一些具体问题。
3)与有关招标主管部门的沟通
为确保招标工作进度计划顺利进行,必须及时将招标人的招标需求与有关招标主管部门进行沟通、协调,确保招标工作一次性成功,做到招标工作不“卡壳”。
在招标代理工作中,招标代理单位需要协调处理好的关系包括内部关系和外部关系。内部关系是指招标代理单位针对具体招标代理工作所做单位内部协调和安排。外部关系是指招标代理单位与在招标代理工作中设计的各有关主体之间的联系,各有关主体可以大致的概括为招标单位、投标单位、专家评委和招标管理机构。
(3)关系协调
1)与招标单位的关系
招标代理单位所进行的招标代理工作是在接受招标单位委托的前提下开展的,可以说没有委托就没有招标代理工作。因此处理好与招标单位的关系,为招标单位提供令其满意的服务成为招标代理工作的重点。招标代理单位为招标单位提供的服务根据工作的性质大致可以分为程序性工作和技术性工作。程序性工作强调的是合法和高效,技术性工作强调的是高水平高质量。
在招标代理业务中,代理工作不仅是一个二传手似得程序性工作。得到招标单位的信赖和支撑是圆满完成招标代理工作的前提和保证。
2)与投标单位的关系招标过程中,招标代理单位需要协调处理好的各种关系中与投标单位的关系是比较敏感的。同事也是最容易出问题的环节。招标代理人员如何把握自己的工作位置,切实贯彻好公平公开的“三公原则”,成为这个环节的关键。
3)与评委的关系
在招标代理过程中,招标代理人员与专家评委的接触应该仅限于以下两个环节。接受招标人委托通知专家评审事宜以及评标阶段。除了这两个环节以外的任何关于招标项目的接触均是被禁止的,做到这一点对于招标代理人员来说是最起码的要求。
4)与招标管理机构的关系
与管理部门存在良好的工作关系是一件需要隐瞒的事儿。在当今社会中,一个中介公司与官方的长久有优良关系向来被作为公司的优势大力宣传的,当然前提是这种有好关系是通过合法和政党的途径获得的。
招标代理工作的中介服务的性质决定了招标代理单位必须要协调处理好与外部各方面关系,以确保报表工作进展顺利。而其前提是招标代理单位要认真学****国家各项法律。法规和相关专业知识,做好内容关系的协调处理,要培养好高素质的人才,切实的在技术和设备两方面做好代理人员的支持工作,保证招标代理工作的含金量。
具体实施时限保证服务措施承诺:
1)招标代理工作时限保证措施
要保证招标工作计划顺利进行,并且每个工作节点能够落实到位,必须做好合理安排工序、设置进度控制点、协调工作及风险预测。
)合理安排工序
根据项目招标进程表,制定分项详细作业时间表,严格按照计划时间表开展工作,责任到人,节假日不安排休息,确保每个环节能够按时运行,从而保证项目总体时间安排得以实现。
指派专人专车开展该项目的招标代理工作;
在每周公司例会上,作为专项讨论落实该项目的工作进度进展情况;定期与采购人沟通信息;
)设置进度控制点
采购方提出采购要求
拟定采购方案及计划
发布公告
编制文件
发标
技术答疑
编制标底
开标
发中标通知书
招标档案移交
项目实行项目负责人负责制,组建精干高效的机构,配备素质高,能力强的管理人员,择优选择技术素质高的专业队伍,建立奖罚激励制度,充分发挥职工积极性,提高工作效率,确保项目按进度计划完成。
采购人如有要求,我公司第一时间做出反应。
)协调工作
)协调配合的任务
通过组织协调参与项目建设的各单位的关系,协助采购人处理与本项目各种相关的事宜,以保证本项目建设成为一个运行的整体。协调配合的主要任务是:项目部的内部协调、项目各方关系的协调、项目组织分工与配合协调、项目实施人、财、物、技术、管理等方面的协调配合等。
)协调配合工作方法
根据不同具体情况灵活采取下列协调方法:
内部人际关系的协调,一旦出现矛盾应站在公正立场及时调解。对无原则的纷争,着力于劝解和批评制止。
对于采购人同供应商之间发生的合同纠纷,优先秉公协商调解,调解不成才申请仲裁。
与上级监管部门的协调方法主要采取请示、报告、汇报、送审等方式,也可通过一定关系和渠道协调。
)不定期报请采购人召开协调会议,在会上协调解决有关问题,会后整理好协调会议纪要,督促实施。
)组织协调工作中必须理顺的各方关系
组织协调重要的是理顺,理顺关系工作始终有以下几方面:
①合同关系理顺
②工作关系理顺
③各项工作理顺,目标理顺
④人员关系理顺
)搞好全面综合协调配合
项目部明确分工,由项目负责人总协调,另派一人协助项目负责人协调。
凡碰到问题,密切依靠配合采购人搞好协调。站在公正立场及时协调解决。做到协调解决问题不过夜。
熟悉采购人提供的有关各种规定、要求,督促各方合同的履行,避免发生合同纠纷。
碰到设计问题,及时主动报请采购人并积极协调解决。
建立各项规章制度,完善工作质量保证体系,确保规范化的工作顺利实施。
2)风险预测及应急预案
在招标工作中,将会出现预想不到的情况发生。如:招标公告发出,报名的投标人少而不足招标正常数,通过资格预审的投标人不足招标法律规定投标人数;报价问题、投标迟到问题、不响应招标文件问题等等,导致招标工作无法正常进行,不能如期选择优质的中标人。这就是招标工作中可能发生的情况。招标代理必须预测到这一实发的风险,并作出应急预案,解决问题。
)在招标工作中,如果碰到不正常的事情发生,招标工作不能正常进行,招标代理应将准备好的招标应急第二方案送招标人审查,并请示监管部门,经批准后重新启动招标程序。用最短的时间进行下一个招标工作。
)在招标公告和文件制作以及评标办法的文本的形成过程中,本着对采购人负责的理念,在不违反法律法规和采购人利益的前提下,建议采用“无分不废”的方法,保证招标工作顺利进行。