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人事行政专员工作内容及部分流程
内容序号详细信息频率
考勤及薪资核算协助 1 按照员工手册中考勤制度、“公出请假审批流程”、团队9S考核标准、乐捐制度严格执行及开乐捐单、更新乐捐账目每周
2 按制度监督员工的出勤:公出、请假与考勤卡打卡时间可以核对上;保存公出单、请假单、每月考勤卡
3 每周六:汇总公出/请假单,在考勤卡上做记录;按制度开乐捐单
4 每月最后一个工作日:(1)新一月的考勤卡插上,撤下当月考勤卡;(2)拟制当月考勤表、更新工龄奖金表,打印张贴于公告栏上,通知大家去看,确认无疑问
5 人事行政主管审核→总经理审批→人事行政主管保存
6 把当月全勤人员名单提交给人事行政主管,进行主管考核
7 每月16-20日:联系工厂人事行政专员传真社保缴费表
8 财务经理审核→总经理审批→人事行政主管保存
培训 1 月度培训实施:提前3天提醒讲师提交课件给总经理审核→提前一天准备签到表、培训记录表(无课件的才需做培训记录)→检查信息完整→按时间顺序、当月的培训签到和记录表装订→交给人事行政主管每周
2 ISO培训数据:询总经理课件评分→更新培训达成率及满意度→每月底发人事行政主管
3 入职培训提醒:按流程提前一天与相应入职培训讲师沟通:公司制度—人事行政主管;企业文化—总经理;产品知识—工程技术总监
4 月度培训:每月25-27日提醒各部门主管拟写下月培训计划→汇总为一个表打印,各主管签名“拟制”→副总经理审核→总经理谭忠平审批→讲师签名
入职手续协办 1 严格按照入职手续流程不定时
2 新员工需提供:身份证、学历证复印件,小一寸照片3张,体检报告或健康证,离职证明,个人简历,工行卡号及开户行信息(每月15号前把银行卡号信息表发给人事行政主管)
3 其他:性格测试、入职材料真实性保证书(需按手印)、入职同意书、入职培训试用考察表(培训3个工作日、试用6个月)、薪资确认函
4 工作申请表:各项填写完整→正面右上角注明培训期、试用期→部门主管意见→人事行政部意见→总经办意见
5 以上资料整理好→交人事行政主管
6 入职当天:为新员工准备好考勤卡、工卡
7 销售人员:先看业务资料
8 非销售人员:两天内完成考试,然后进入工作。
9 提醒新员工写总结(具体请见“关于新员工入职后前三个月工作总结的规定”)
10 培训结束配发短号卡、并提醒24小时保持手机畅通、更新短号表;入职7天内:录入花名册
11 待合同签收完后,把新员工的所有资料和合同整理好一起交给人事行政主管
离职手续协办 1 离职:需离职人员交辞职书、手机卡、移交表等,然后填写离职申请表、离职清单→按流程审核审批不定时
2 统计当月考勤:薪资结算单交人事行政主管
合同 1 合同内容资料填写,含劳动合同、廉洁协议、保密合同、竞业限制协议不定时
2 合同和协议均一式两份,劳动合同倒数第二页贴上补充内容,盖手印时一定要骑缝印
3 新员工入职30天内签订及签收合同。
4 签订好的合同→总经理签名盖章→员工签收→录入合同信息表
打印、复印、传真、扫描 1 公司用的是多功能黑白打印机,人事行政专员座位旁、总经办、财务室各有一台每天
2 记录:人事行政专员经手的打印、复印、传真,均须请相应员工填表做好记录
3 传真号
4 发送传真:需电话确认收到;在传真件背面铅笔注明员工姓名,集中时间把传真件返还员工或员工亲自领回去
5 接收传真:及时把传真交给接收人;无用的广告传真可作二次纸使用
6 打印:先预览、调整页面,杜绝浪费(尽可能使用二次纸、需先询问打印人员可否用二次纸)
7 复印:包括在办公室内的复印,及外送复印(如资料无法使用公司复印机复印时、需到外面复印)
8 扫描:文件扫描保存在桌面→飞鸽给相应人员保存好后→放入回收掉(回收站内文件只存放半个月,超期的都及时清除)
9 总经办传真:每天早上整理一遍传真件,分类存放处理(刚开始先与总经理沟通,慢慢就总结出方法)。
办公环境管理 1 办公室环境管理:严格按照9S管理标准每天
2 每天早上8:15-8:25:开展柜灯;垃圾桶、碎纸机清空;饮水机清洁干净、水槽积水清理
3 展柜:样品等物品分类摆放整齐;及时提醒客服做好样品、环保袋库存
4 桌椅:玻璃桌及时擦干净;椅子摆放整齐
5 办公室地面:洁净,无杂物、脏物
6 每周五:17:30群发9S通知,18:00进行集体清洁;
7 每周六:整理总经办门口柜子上的文件(刚开始先询问如何处理)
日常物品管理 1 采购原则:货比三家,物美价廉按库存
2 茶包、糖、咖啡、垃圾袋、打印纸、考勤卡、瓶装水、报销单、纸杯、会议及颁奖用