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高端活动策划公司全面解读大型活动策划与管理
大型活动组织通俗地讲,就是组织与人们日常生活不同的活动,是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。在世界的各个角落与及各个行业,都充斥着各色各样的大型活动,有展会形式、节庆活动形式、民俗活动形式、宗教形式、企业形象公关宣传形式等。
如何进行大型活动的策划与管理,如何举办一场有效的成功的大型活动,通常需要经过五个重要的阶段,分别是:调研、设计、策划、协调、评价。这五个阶段将激发活动组织者的创意,并能有效促进活动的顺利实施。
第一阶段:调研。
任何一个大型活动必须要有一个鲜明的主题。在进行一个大型的活动策划之前必须就主题进行调研。一次大型的活动,即是这个主题对公众或参与者的重要展示,市场调研可以帮活动的策划者确定哪个是活动的目标客户市场或第一市场,以及了解到目标客户对大型活动的期待性要求有哪些,希望达到什么样的目的和效果。调研的内容可以是国家关于有关大型活动的法律法规,如消防安全等规定,以及适用人群、公众关注点、是否有道德或宗教限制、活动的时间及地点是否适宜等。
调研的类型可以为定量调研、定性调研,也可以是定性定量结合调研。所运用的方法可以是问卷调查、访谈法、专家咨询法等等。任何调研所取得的数据以及结论,需要经得起质询,必须保证调研的结果真实可靠、有效性。
第二阶段:设计,提练主题,进行创意。
在活动的调研全部完成并确定这项活动的举办是可行的之后,就需要进行活动的设计。这是激发创意与灵感的阶段,是让活动组织者设计整个大型活动蓝图的阶段。要想让大型活动不落俗套,必须要有创意性的思路及变革的想法。在创意过程中,可以运用头脑风暴法等来集思广益,用纸张记录下大家的奇思妙想,不要一开始就进行评价与归类。然后再根据所记录的想法,运用5W1H的方法进行提问,使一些想法能够与大型活动的主题目标达到一致性,并可能进行实施的方法。
在此过程中,一定要评估可能实施并能运用的资源是否可行,如政治资源、人力资源、财务资源等等。例如审慎的考虑财务资源,是否能提供足以维持此活动的开发与执行,以及是否有渠道运用此活动进行筹集到足够的活动经费,以及各类资金的流向,从而确定收益与支出之间的关系,以及此支出是否与当初的主题及目标能否达到预期效果。
第三阶段,活动的有效策划。
策划期通常是大型活动组织管理中用时最长的周期。从各种大型活动策划与实践中,如果调研越准确,设计质量越高,那么策划期相应的越简单,用的时间也越少。在此阶段要充分运用时间、空间以及速度三个因素来确定直接的资源是否得到充分的运用,三因素能否有效的运用直接关系到大型活动的最终结果成功与否。
时间因素即指你可以运用来做大型活动的时间,或者说是你拥有多少采取行动或做出反应的时间。策划和实际创作的用时多少对活动组织的成本,有时甚至对活动的成功,起着重大的影响。制订详细的活动计划,每个细节所需要的时间都要明确考虑。一般情况下,你都是预测,所以必须对每个阶段都要加上一定的超时保险系数,以免到时手忙脚乱。一般情况下,按10%的超时保险数就足够了,这样策划组织者在每个阶段都可以很从容完成相应的工作。
空间因素是指与活动有关的各种重大决定之间制订的时间,也指大型活动的物理空间。时间与空间的关系不间断地贯彻于活动的全过程。空间的选择要看参加活动的人群,例如上了年