文印及文印設備管理規定.doc

文印及文印设备管理规定
第一章总则
为使公司文印工作规范化,保证和提高文印设备利用的效能与使用寿命,结合公司实际情况,特制订本规定。
本规定所指的文印设备为复印机、计算机、打印机、传真机等办公设备。
本规定适用于公司各部门和有关人员。
第二章打印范围
公司的文件,属打印范围方予打印,否则不予打印。
凡经办公室上报下发的文件、报表、工作计划、总结、请示、报告、简报、通报、通告、信函、规章制度及其实施细则、宣传教育材料、任免决定、奖惩决定,以及办公室主任批准打印的文件、材料均属打印范围。
由归口部门负责拟订、编写的带有全局性的工作计划、总结、报告、重要活动、会议的纪要等,也属打印范围。
不需上报的各部门的工作计划、临时性工作安排、一般表格、一般资料和便函,内部传递的请示报告等均不属打印范围。
第三章文印工作管理
复印、打印、传真文件事先须由申请人填写“复印、打印、传真申请单”(附有发文单除外),经申请部门负责人和秘书室主管签字同意后才予办理。办理保密文件按公司《保密制度》执行。
文印员接稿后,应认真检查审批手续是否完备,字迹是否清楚,文面是否整洁。对审批手续不全、文面凌乱不清的文稿,文印员有权拒绝执行。
文印员要树立严格的保密观念,不得将打印、复印或传真资料中有关公司秘密的事项透露给他人。
文印员要严格按照审批份数复印、打印,不得截留任何文件,废弃文稿须按规定销毁。对需要留存的文档,在打印完毕后,须将文档备份在软盘上并妥善保管软盘,不得在硬盘上留存。
文稿清样打印完毕后,文印员将原稿与清样及时送达呈交人或通知有关人员到文印室来取,不得延误。
拟稿人负责校对清样并签字。属校对未发现的错误由校对人负责,校对后没有改正的,由文印员负责。
文印员对打印、复印、传真的文件资料,应于“文件复印、打印、传真登记薄”做好记录,月终按部门汇总统计,报办公室主任。
私人资料,不得在公司复印、打印、传真。
公司级印章和介绍信由办公室管理,由秘书室主管负责保管和在批准后使用,并据实登记“用印登记表”。办公室主任对印信的保管和使用情况每月进行检查。
使用公司印章申请人必须填写“用印申请单”,由本部门经理、办公室主任审批。必要时办公室主任须上报行政总监或总经理,由其最终批准。
遇有下列情况之一时,须由总经理批准用印:
公司对外发文;
公司签订合同;
代表公司的其它行为需要。
对审批手续不全的要求,掌印人有权拒绝用印。
部门印章由部门经理指定专人保管,由部门经理批准使用。
第四章文印设备管理
公