培训项目开班仪式流程.doc

培训项目开班仪式流程.doc大型项目类培训开班仪式管理流程
开班仪式前准备工作是否具体、充足是开班仪式成功与否的关键,准备越详尽,细节做得越具体,对于培训开班仪式的效果就越好,开班仪式前准备工作有如下5大类:
一、会场布置类。会场布置是开班仪式效果好坏最直观的影响因素,具体涉及以下工作:
音响效果、投影仪、灯光的调试。音响的声音必须适中,过大刺耳,过小费神;提前对投影仪的工作性能进行调试,确保开班仪式时运转正常,如有一定的瑕疵,应及时进行更改或准备备用投影仪;会场灯光必须保持适中,宜采用较为温和的灯光或自然光,避免在开班仪式时因现场灯光太亮影响PPT放映效果,或因灯光太暗而感觉到布置不够大方。
现场桌椅的摆放和会场卫生的打扫。会场卫生必须保证清洁,现场桌椅的摆放一般采用传统的摆放方法,即主席台和学员席,学员席必须摆放整齐,列与列的距离必须保持一致;主席台一般必须以台布进行修饰,确保整洁、大方。
现场横幅。现场横幅必须贴近开班仪式的主题,一般在开班仪式会场主席台上方需悬挂本次培训的名称,学员座位席后方应悬挂本次培训的主题和核心思想。悬挂的方位应该合理,过高让人开起来费力,失去了悬挂横幅的效果,太低则会给人以压迫感,适合高度为会场正中间位置仰视视角为30°-45°之间。(需要悬挂标语牌时,标语牌应从会场前段开始悬挂,左右对称,便于学员观摩。)
。桌签的摆放应严格按照商务礼仪标准,对与会嘉宾的行政级别进行布置。一般摆放原则如下:
8 6 4 2 1 3 5 7
学员席
9 7 5 3 1 2 4 6 8
学员席

注:摆放桌签时应注意保持牢固,不能因外力影响而导致桌签牌倾倒。
、水果的摆放。主席台饮用水一般采用小瓶饮用水,有条件的可以再添加一杯茶,切忌用一次性杯子盛水。如果会议的时间较长,可在主席台适当添加一些水果。同时,在主席台摆放的茶杯、饮用水等必须摆放整齐,茶杯的把手向右置于桌子的左前方;采用同一品牌包装的饮用水,商标朝向嘉宾座位;若摆放水果,应注意选用较小的水果或将大颗的水果切成片。学员的饮用水可根据参训人员的类别或会议的时间而定,一般采用小瓶饮用水。
会议资料摆放。关于本次会议的资料和流程应提前告知参会嘉宾和学员,在开班仪式前,应提前做好会议资料的准备,并摆放在主席台上,以便与会嘉宾了解会议进程和会议内容。
PPT的投影及模拟演练。将制作好的PPT投影出来,并根据会议的流程进行一次演示,遇到不熟练的地方应该反复操练,防止开班仪式现场操作失误。
开班仪式开始前1个小时前应提前赶到现场,对现场的布置和相关物品的摆放进行最后一次检点,并播放暖场音乐。
会务准备类。会务准备是指在开班仪式前须准备确认的仪式流程、出席嘉宾等,即搭建开班仪式的框架。具体涉及以下工作内容:
与会嘉宾确认。确定参加开班仪式的嘉宾,并确认好嘉宾的性别、行政职位(最详细),并确定后的名单制作嘉宾台签。
制定会议流程。确定开班仪式的流程,一般流程如下:
流程第一项:奏国歌或公司司歌;
流程第二项:分管学员的部门负责人或分管领导致辞;
流程第三项:学员发言并宣誓;
流程第四项:最高行政职位的领导作指示;
流程第五项:结束语。
注:本流程为一般流程,可按照开班仪式的实际情况进行修改或变动。
制作邀请函。针对已确定的流程和与会嘉宾制作开班仪式邀请函,经确认后发送给相关与会嘉宾。
制作开班仪式PPT。按照开班仪式流程,制作相应的PPT投影背景,并形成文件夹,便于开班仪式时流畅播放。
文案接待类
发言稿准备。按照会议流程,经与与会嘉宾和学员协商后,确认是否需要对会议的发言稿件进行准备,如无法确认的,应提前准备好相关的发言稿作为现场备用,学员发言稿尽量要求学员提供,并应对写好的稿件进行审核把关,尽量做到符合企业文化内涵和培训主题。
开班仪式举办地点通知。在培训开班仪式前,应提前将培训地点进行提示,并在仪式开始前15分钟安排专人在停车位附近进行等候,引导嘉宾进入会场。
主持人串词撰写。根据开班仪式的流程,按照培训的主题进行主持人串词的撰写,不论主持人是否已做好相关准备,培训管理员必须提前预备一份,以备不时之需。
学员准备类
学员穿着准备。开班仪式原则上要求学员穿着统一的服装,相关要求必须在培训通知中有所体现,并在学员参训前一天,通过短信进行再次通知确认。
参训牌的准备。大型项目的培训需要制作相应的参训牌以区别参训学员与其他人员。参训牌发放到位后,应监督学员按时按要求进行佩戴。
桌签牌的准备。原则上学员有参训牌的,不用设计桌签牌,但因部分项目比较特殊,应提前做好学员桌签牌,并提前进行好摆放,要求学员按照次序就坐。
学员入场时间安排。开班仪式时间应提前通知学员,并在开班典礼前一天