商业广场管理有限公司物资管理规定.doc

总则
为使办公室物资管理合理化,满足工作需要,合理节约开支,特制订本规定,此规定的执行部门为行政部、财务部。
物资的分类
,单价金额在2000元以上(含2000元)均列入公司的固定资产范围。
,单价金额低于2000元均列入低值易耗品范围。
低值易耗品又可分为A、B、C三类。A类为该物品的品质的优劣对物业质量的控制影响很大,必须具备有效的质量检测证书资料,该类物品入库必须有主管级以上管理者或专业人员参与验收,验收后方能入库。B类物品为常规物品,该类物品入库必须有专业人员参与验收,验收后方能入库。C类物品为该物品的品质的优劣对物业质量的控制影响很小的低值易耗品,该类物品入库无须专业人员参与验收,仓库保管员验收入库即可。

各部门在年初制定本年度的固定资产和低值易耗品采购预算方案,由行政部汇总后,由总经理召集相关部门讨论审定后报总公司审核批准后执行。工程部月度采购,必须在前一个月的20日之前提出申请,行政部在五个工作日完成询价,在28日之前报总经理批示,总经理批准后,由行政部负责采购,必须在十个工作日内完成。
,特殊情况下,计划外的固定资产采购,必需上报公司总经理、集团公司相关部门审批通过后执行
,原则上由行政部统一采购,属特殊物资经办公室同意,可由申购部门自行购买。遇到工程特殊物资可请示工程部副总派工程技术人员与采购人员共同外出购买,以便确认规格、型号、鉴别质量.
物资采购由行政部指定专人负责,并采取以下方式:
1) 定点:公司定大型超市进行物品采购。
2) 定时:每月月初进行物品采购。
3) 定量:动态调整,保证常备物资的库存合理性。
4) 特殊物品:选择多方厂家的产品进行比较,择优选用。
对急购物品,如果不超过一百元可在特殊情况下经部门经理及副总批准可先购后批,确保大厦设备的正常运转。
固定资产管理
%的计算方法分类计提固定资产折旧。财务部应按月计提固定资产折旧,及时计算各固定资产原值、累计折旧及净值。
,应由申购部门事先填写《固定资产购置预算审批单》、《资金使用申请、审批单》、《资金申请报告》,经财务经理、总经理审批后上报总部审批后采购,签订购买合同的还需填写上报《合同审批汇签表》。财务事后根据物品申购单和发票入账。(超过10000元的物资采购,需按集团规定选多家供应商进行比价、招投标)。
财务部应按每台固定资产设立固定资产明细卡,明细卡一式二份,由财务部和行政部各执一份。明细卡应注明固定资产的名称、原值、年折旧率、使用年限、使用时间、使用地点、保管人(或领用人)、主要附属设备等有关资料,并由保管人(或领用人)签字。
为便于管理,财务部应按资产类型及时对每台固定资产进行编号,贴上标签,并将有关资料(保修卡、产品说明书、质保书相关资料)交由行政部备案。年末由财务部协同行政部对固定资产进行盘点,核对。
固定资产在公司内部的使用地点如发生变化,行政部应及时通知财部,
会同更正有关备案资料,保证帐、卡、物一致。
固定资产如发生外借,出租,出售,赠与情况,必须由行政部事先请示总经批准,报财务备案或核销。
固定资产如发生报废,盘盈,盘亏或毁损时,财务都应会同行政部查明原因,并由行政部出具情况说明或处理意见,报总经理审批签字后,财务作出相应的处理。

低值易耗品的核算采用一次摊销法。
各部门如需添置低值易耗品,需填写《采购申请单》
报行政部,经财务部、总经理审批后执行。
财务部设立低值易耗品辅助帐,并由领用人(或保管人)签字。
领用人(或保管人)发生变更,行政部应通知财务部,并由领用人至财务部签字。
低值易耗品如发生遗失,损坏,报废等情况,领用人(保管人)应及时上报行政部,财务部应会同行政部查明原因,并由行政部出具情况说明或处理意见,报总经理审批签字后,财务部做相应处理。
公司物资借用
,需至行政部填写物资借用单,并由相关部门经理、财务经理、副总、总经理签字认可。
. 借用物资超时未还的,行政部有责任督促归还
借用物资发生损坏或遗失的,视具体情况照价或折价赔偿
附则
新进人员到职时行政部报道到,领用办公物品;人员离职时,必须向行政部办理办公物品归还手续,未经行政部认可的,相关部门不得为其办理离职手续。
行政部