工程竣工资料整理归档管理办法.doc

工程竣工资料整理归档管理办法
工程档案资料是工程建设的重要组成部分,是项目建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作的重要依据,也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。为进一步加强工程档案资料的归档整理工作,做好工程竣工验收工作,依据《建设工程监理规范》(GB50319-2000)、《建设工程文件归档整理规范》(GB50328-2001) 、《建筑工程资料管理规程》(DB64/266-2010)及公司管理手册、程序文件、质量记录等,特制定本办法。
工程监理文件的收集整理和归档
1、工程档案资料是整个工程建设全过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。分三个阶段:项目准备阶段形成的文件、项目施工阶段形成的文件、项目竣工阶段形成的文件。
2、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件(包括电子版)均应收集齐全,整理立卷后归档。
3、总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人,应在项目监理机构明确专人负责监理资料的收集、整理和归档。
4、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料,并进行认真检查,不得接受经涂改的报审资料,并将资料交与指定的资料管理员存放保管。各类监理资料应按资料形成先后顺序或项目完成情况及时收集,并考虑按单位工程、分部工程、分项工程划分。
监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。
5、由总监指定的项目资料管理员应及时对各专业的监理资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查验收各专业的监理资料,并分类、分专业建立案卷盒,按规定编目、整理,做到存放有序、整齐,如将不同类资料放在同一盒内,应在脊背处标明,以便于跟踪检查。
6、对于已归指定管理资料员保管的监理资料,如本项目监理部人员需要借用,必须办理借用手续,做好借阅登记记录,用后及时归还;其他人员借用,须经总监同意,办理借用手续,资料员负责收回。
7、项目监理部负责所管辖项目工程档案资料的催交、检查验收、整理、移交,并对资料的系统性、真实性负责。在被监理项目竣工验收后一个月内,由总监理工程师负责, 将监理资料整理、装订成册分别移交业主及公司工程部归档,并办理移交签收手续。监理资料在移交给公司工程部前必须由总监理工程师审核并签字。
向公司归档及归档时间应符合下列要求:
(1)、已向建设单位移交监理文件,并已办理移交手续,有双方签字盖章档案交接单(见附件四和附件五)。
(2)、监理文件向公司移交时限及要求:工程项目通过竣工验收后的30天内向公司工程部办理完结监理文件移交手续(见附件四和附件五)。
监理文件资料归档的质量要求
1、归档的资料应为原件,应采用打印的形式并使用档案规定用笔,手工签字,在不能够使用原件时,应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。
2、资料必须完整、真实准确、系统,与工程实际相符合,并做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、装订整齐、签字手续齐全完备。
3、材料的载体和书写应符合耐久性要求,应采用耐久性强的书写材料,不能使用热敏纸,不能用铅笔、圆珠笔、红墨水或纯蓝墨水书写。
4、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4大小(297mm*210mm)。(不够A4纸大小的纸张要粘贴在空白A4纸上,成册的除外)
5、工程档案资料的照片(含底片)及声像档案,要求图像清晰,声音清楚,并应附相应的文字说明,并做到内容准确。
监理文件资料的组卷要求
1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。
2、归档的监理材料应按年度、工程项目种类(民用、市政等)分类组卷。并以案卷形式移交,同时要保证案卷封面、卷内目录、卷内备考表等项目的填写齐全、准确。
3、在对监理材料进行组卷时要以监理合同为依据。一项监理合同可能包含多个单项工程。各个单项工程共用部分按合同项统一组卷,其他部分按单项工程组卷。当一个工程项目的档案材料过厚时(每卷的厚度一般不宜超过40mm,如建设单位有特殊要求时,应按照其特殊要求进行组卷),可组成两卷或若干卷。卷内文件材料的排列要遵循工程项目文件材料形成的规律。
4、同一案卷内不能有重份文件,不同载体的文件要分别组卷。
5、卷内文件材料要编写页码,页码的编写要符合以下标准:
(1)、卷内文件材料凡有书写内容的页面均应编写页号,空白页不编写页号。所编页号采用打号机打印,用阿拉伯数字从1起自然流水开始依次编写。
(2)、单面书写的文件材料,在右下角编写页号;双面书写的文件材料,正面在右下角、反面在左下角编写页号。
(3)、漏编页号时,可在漏编页前页号的后面加“-”及所漏页号来表示(如第6页漏编,则在第5页标:“5-6”,同时在卷内备考表中注明“6为漏