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XX市住房和城乡建设局
档案分类编号方案
(2013年7月30日修订)
为了加强我局档案工作业务建设,提高档案综合管理水平,实现档案分类整理、排列、管理的标准化和规范化,促进档案业务管理水平的提高,以更好地为我局各项工作服务,根据《广东省机关档案分类办法》,结合我局的实际情况,特制定本方案。
一、分类原则
1、档案分类原则是以本局所形成的全部档案为对象,依据职能,结合档案内容和载体形态特点,便于科学管理和开发利用。
2、分类后的档案,分别用英文字母按顺序编大类代字。
3、本办法适用于对本局全部档案进行实体分类、整理和排架管理。
二、类别设置
本局档案共分九大类:文书档案(A)、基建档案(B)、会计档案(D)、声像档案(F)、实物档案(H)、
房地产管理档案(G)、行政执法档案(M)、建筑业管理档案(I)、勘察设计管理档案(J),大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。
大类及属类设置如下:
A 文书档案
B 基建档案
D 会计档案
D1 报表
D2 账簿
D3 凭证
D4 其他
F 声像档案
F1 录像
F2 录音
F3 照片
注: 2004年前,照片档案分为会议接待、文体活动、实物照片、其他类四个属类。从2004年起,照片档案不再分属类,按年度分组整理。
H 实物档案
注:2004年前,实物档案分为锦旗、奖杯奖牌、纪念品、其他四个属类。从2004年起,实物档案不再分属类,分年度按件整理。
G 房地产管理档案
G1 商品房预售许可
G2 房地产企业资质核准
G3 物业管理企业资质核准
M 行政执法档案
M1 建设执法
M2 燃气执法
I 建筑业管理档案
I1 建筑工程施工许可
I2 工程竣工验收
I3 建筑业企业资质核准
J 勘察设计管理档案
J1 设计企业单项备案
J2 勘察企业单项备案
J3 勘察设计企业资质核准
三、编号方法
(一)文书档案的编号:
1、2000年以前,文书档案采用立卷归档方法整理,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+目录顺序号+案卷号。其中保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3,永久长期合编为12,永久长期短期合编为0。
例:
A -1
案卷号(第1个案卷)
目录顺序号(第1条目录)
保管期限代号(永久、长期、短期合编)
大类代字(文书档案)
2、2000-2003年文书档案采用单件归档方法整理,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+目录顺序号+件号。其中保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3。
例:
A -1
件号(第1件)
目录顺序号(第1条目录)
保管期限代号(永久)
大类代字(文书档案)
3、2004年开始,文书档案仍采用单件归档方法整理,但其编号结构模式改为:大类代字+保管期限代号+年度+件号。保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3,30年为4,10年为5。
例:
A 1/2004/1
件号(2004年永久第1件)
年度(2004年)
保管期限代号(永久)
大类代字(文书档案)
(二)基建档案的编号:
基建档案按工程项目组卷整理,每个工程项目编一个独立的流水案卷号,其编号结构模式为:大类代字+工程项目代号