企业合同管理[精].ppt

企业合同管理
重点掌握
什么是企业合同管理?
合同管理的理由
整理信息、帮助决策、调整计划
建立诚实守信、求真务实的企业文化
合同管理的目标
订约准备阶段的目标
订约阶段的目标
合同履行阶段的目标
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企业如何组织合同管理
组织协商谈判
拟定合同文书
履行合同生效手续
组织合同的订立
组织合同的履行
登录合同台帐
分解和落实履行
的目标任务合同
传递信息
组织管理
履行后的目标
搞好售后服务
组织合同履行后的结算和清理
第六章案例分析
[案例1]违约金条款的陷阱
中国A公司与某国某公司签订了1000万只纸箱出口合
同,交货期限为合同成立后的3个月内,价格条款为每只
1美元CIF(成本、保险费加运费付至指定目的港)香港,
违约金条款为:如合同一方在合同履行期内未能履行合
同规定的义务,%的违约
金。中方公司急于扩大出口,赚取外汇,只看到合同利润
优厚,未实际估计自己是否有能力履行合同,便与外商
订立了合同。而实际上,中方公司并无在在3个月内加工
1000万只纸箱的能力。合同期满,能够向外方交付的纸
箱数量距1000万只还相差很远。中方无奈,只有将已有
的纸箱向外方交付并与之交涉合同延期。外方态度强硬,
以数量不符合同规定拒收,并以中方公司违约而要求按
合同支付违约金。双方协商未果,最后中方某进出口公
司只得向对方支付违约金35多万美元,损失巨大。
[案情要点]
本案要点在于该出口公司根本无力完成合同,却盲目
签约,使自己蒙受损失。
[案情分析]
这是一起以合法手段掩盖非法目的,利用合同违约金
条款欺诈的较为典型的案例。因此,我们要对自己的
实际履约能力做到心中有数。在签订合同时能够从自
己的实际能力出发,不要被表面的优厚利润所迷惑。
卖方应逐项分析己方履约能力的构成因素,确保能够
在合同规定的履约期内完全履行自己的义务。这些构
成因素主要包括:
第一,货源。货源是出口方履行合同的最根本的基础。
第二,生产加工能力。
第三,原材料供应。
风险,因此,如何充分利用“风险条款”,有效地规避风
险变得十分重要。
[案例2] 运用计算机管理合同的案例
昆明市租赁公司从手工操作管理合同到运用小型计算
机管理合同的尝试。该公司每年订立合同在2 000份以上,
租金收人数千万元,每年需结转的合同高达数千份,业
务往来中订立、履行、变更、注销、结算、清理的合同,
份数之多,内容之复杂,结算收付之频繁可见一斑。在
该公司业务中最繁琐、冗赘的是普通租赁,其次是融资
租赁。普通租赁的建筑施工机械、器材、机电设备等标
的物的期限,伸缩性很大,经常需要根据承租方的实际
要求提前履行、延期履行或者续展履行,还经常需要根
据承租方的实际要求分批分期归还,结算随之变得多样
化、复杂化。融资租赁的大型生产设备、大型交通运输
工具及其他设备、仪器等等的租赁期限、租赁结算也需
灵活多样、复杂多变。该公司普通租赁合同约占合同总
份数的90%。在这类租赁合同中,每份跨年度的合同,
手工结算一次一般需要1个小时,遇到品种繁多、期限较
长、变化又大的合同,手工结算一次要超过2小时。经复
核出现差错的还要返工,承租方经常要为结账付款而排队
等候,意见很大。该公司内部月度、季度、年度盘点
时,为清理变更、注销,履行完毕,提前履行,延期
履行或者续展履行的合同,核查应收、实收账目,计
算周期等等工作,经常要动用26名(有时甚至更多)精干
员工,加班加点,紧张劳作,方可完成。鉴于这种状况,
公司于1996年起,培训人员,引进人才,提出需求分析,
购置计算机,开发软件,几经周折,几番努力,到1998
年全面完成系统需求说明书及总体设计,经过试运行,
基础数据录入、测试、人工核对,系统定型,投入使用,
逐步建立合同管理数据库。几年来的运用实践证明,系
统运作正常,完全满足公司业务需要,效益显著。各种
统计报表均实现了计算机处理。企业使用计算机管理合
同后,工作效率成百倍提高。昆明市第一建筑工程公司
一工区1998年内与昆明市租赁公司订立标的物原值人民
币500万元的租赁合同,期间也是复杂多变,到2000年结
算时,按过去手工操作需12小时,现计算机处理仅用两
分钟。过去手工完成月报帮180分钟,计算机仅用一分钟,
即可得到准确的数据。过去8人工作一天,计算机仅用两
小时,就能全面完成,而且各种数据准确。在手工计算过
程中,工作人员与用户之间时有矛盾,争执,或者协调计