外贸跟单工作内容及流程.doc

目的:
本指引介绍了订单跟进过程中的工作流程和方法,以及工作中所涉及到相关部门的工作职责,旨在规范跟单程序,保证跟单过程的合理安排及定单准时顺利的完成。及强调跟单如何控制物料,提高跟单员的成本意识及跟单技能管理.
范围:
本文件适用于外贸订单跟进工作。
职责:
控制好物料,保持高度成本意识. 准确无误的完成客人订单并准时出货。
跟单员五大必备品德:
坚韧的性格;
顽强的意志;
良好的情绪;
丰富的知识;
原则兼灵活
跟单自我成长不可缺少的四种才能:
成本意识与价值分析能力(此点最为重要)
预测能力(判断能力)
表达能力(沟通能力)
专业知识(跟单知识)
跟单员人际关系技巧/内部沟通协调技巧(做好一个优秀的跟单员,要时刻留意以下几个方面)
要有创新的思维
计划充足
准确的判断
小心观察
可处理冲突及对立
能处理危机
良好的管制
良好的发问技巧
可抵受压力
认真及小心聆听,明白对方
(二) 详细工作流程(每收到一张单最好排好跟单日程表,会附上一份跟单日程表及详细解
释如何填此表格,以便可以有计划的安排自己跟进的订单):
接单后报价
安排造办(若客人需要)
收到新订单后,一定要详细了解此客人订单跟进的程序及相应的要求,特别是客人对样办种类的要求及正常情况下批办和批物料的时间. 此点如果是旧客人的话,一定要接手时就认真阅读理解此客人对应的”跟单总结”,如果是新客人的话,可以将我们预计的跟单日程写给客人,要求客人对应我们的日程表做具体的安排,故如果客人发现我们排的流程有什么漏洞的话,也可以第一时间马上提出..
订单确认接到正式PO后,在船期表内取裁单号码,再将详细的订单资料填于”订单跟踪表”内. 另需要通知生产部门订单的情况,以便他们安排排单
出发票给客人安排30%定金(如果是新客人及付款方式是T/T),如果是旧客人,就要根据实际付款条约来定. 一般我们做开的客户都不需要提前收定金,只是新客人就需要收取30%的定金后,再安排具体的订单事宜. 同时交由生产部排货期以及采购部安排物料色样及质量办等.
客人批核样办或批核色办,质量办等(此点可与第3点+4点根据客人的实际情况调换先后顺序)。
订单款式和尺寸表确实后,要交相关资料给纸样房和裁单安排排唛架,然后根据准确的用料数打配件纸给采购订购物料,大货唛架用量一定要与cost成本表内的用量相比较,如果有超出用量的话,一定要查原因及采取相应的解决措施,比如如果是客人修改尺寸导致用量加大的话,则要及时向客人提出加价.
采购部退回的订购单一定要认真核对,要核对颜色/订购数量/相应要求/物料单价/要求交货期等,特别是采购的物料单价,一定要与我们的cost成本表核对,如果有任何异常,要马上查清楚原因及向自己的主管反应情况.
物料回厂及检查ok & 客人批核PP办后,要安排制作裁单给生产部安排生产,另需要比开裁期提前一星期左右发裁单. 所有事项都ok后,要发开裁通知单给各部门,请留意要提前一个星期左右给到裁单给车间,以便纸样房有时间排唛架& 车间准备工序&安排订线等,现纸样房和车间经常投诉跟单很多时候都是裁单和开裁通知单一起发,导致他们没有时间提前做好相应的准备
开裁生产后,跟单要及时去仓库将所有已批核可以用的面料和配件等签名确实o