差旅费报销制度.doc

名称
费用报销管理制度
文件编号
JT-CW-2011-001
签发
签发日期
版本状态
2011/05
1、目的
为完善公司制度建设,加强财务监督与控制,规范出差管理,结合公司实际情况,特制定本制度。
2、适用范围
本制度适用对象为公司本部全体员工。
3、定义
“出差”指因公到太原市以外地区处理公司事务的行为。
4、原则
公司各部门人员要本着合理、节约、高效的原则使用差旅费。
能够通过其他方式解决的事务,尽量不安排出差,禁止以出差为由外出旅游或参加其他私人性质的活动;
在时间允许的情况下,能坐火车的就不安排乘飞机,能乘坐一般列车,就不安排特快或动车组;
同等住宿条件下,住宿费应就低不就高,能多人同住的应安排标准间、多人间;
差旅费的使用必须有明确的目的。出差完成后必须向直接上级和分管副总汇报工作成果,上级主管有责任对差旅费使用情况进行了解和管理。
5、审批及报费流程
部门经理(含)以上人员有权给下属派差,凡出差人出差前必须详细填写《出差申请单》-出差申请联,经分管领导审批后方能出行。特殊情况下允许口头派差,出差人应告知人事部,返回后出差(负责)人应补填《出差申请单》-销差申请联,经分管领导审批后交人资部门作为考勤及加班依据;
出差人员持经批准的《出差申请单》-出差申请联方能到财务部门办理借款手续,借支额度根据实际情况确定,借款流程:借款人填写《借款单》-部门主管审核-分管领导审批-总经理核准-财务总监审批付款,超过1万元的现金借款,借款人应提前一天告知财务;
出差返回公司后,出差(负责)人应填写《出差申请单》-销差申请联经分管领导或上级领导核准后,交人资部门作为考勤及加班依据;
借款人应在出差返回公司后7个工作日内核销出差费用,回公司10日内仍未报销的,除董事长特别批准,财务部门不再办理报销,一切费用自理。对于超过期限未核销的个人借款,财务部应通知借款人在3日内归还个人借款,若到期仍未归还的,财务部门应对其作出书面通报,并从该员工的个人收入中扣减借款金额,直到借款全部收回,在此之前不允许借款人再借支备用金;
报销单据使用《原始凭证粘贴单》,单上需注明分类项目金额及报销单据数量,原始凭证应粘贴整齐,保证单据整洁、清楚,报销单据项目齐全,有涂改痕迹的按无效单据处理。报销单审批流程:报销人填写报销单-部门主管审核-分管领导审批-总经理核准-财务总监审批付款;
出差相关的补助直接在《单据报销审批单》中列示报销。
6、日常性出差报销标准
公司各部门人员日常性出差,其差旅费开支由往返路费、往返路费用附加费用、交通费、住宿费、伙食费及相关补助构成。出差过程中发生的其他费用(如复印、购买办公用品、宴请送礼、小型会议费等)不属差旅费报销范畴,需另行办理报销手续。差旅
费报销时要求提供各报销项目对应的正式发票,各项费用分开列明,超标及超范围费用不予报销。
往返路费:往返路费包括太原市至出差目的地的飞机票、火车票、船票、长途客车票以及上述票据的附加费用,按所到达地区现行票价实报实销。
往返交通工具的使用标准上限:
副总、总监(含)以上人员可乘坐飞机经济舱,火车硬卧,轮船二等舱;
其他员工出差乘火车。乘坐火车