办公用品管理制度.doc

乌海市地方海事局办公用品管理规章制度
办公用品管理规定
第一章办公物品的购买
第一条为了统一限量,控制用品规格以及节约经费开支,所有办公用品的购买,都应由办公用品管理员统一负责。
第二条根据办公用品库存量情况以及消耗水平,向单位负责人报告,确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式,或者未来某种办公用品的需要量将发生变化,也一并向单位负责人提出。
调整印刷制品格式,必须由使用部门以文书形式提出正式申请,经办公室审核确定大致的规格、纸张质地与数量,然后到专门商店采购,选购价格合适、格式相近的印刷制品。
第三条在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下,按照成本最小原则,选择直接去商店购买或者订购的方式。
第四条在各部门申请的办公用品中,如果包含有需要订购的办公用品,则申请部门还必须另填一份订购单,经办公室确认后,直接向有关商店订购。办公室必须依据订购单,填写“订购进度控制卡”,卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等等。
第五条按订购单以及订购进度控制卡检查所订购办公用品,以及在预定日期送到与否。
第六条所订购办公用品送到后,办公用品管理员按送货单进行验收,核对品种、规格、数量与质量,确保没有问题后,在送货单上加盖印章,表示收到。然后,在订购进度控制卡上做好登记,写明到货日期、数量等等。
第七条收到办公用品后,对照订货单与订购进度控制卡,开具支付传票,经主管签字盖章,作好登记,转交出纳室负责支付或结算。
第八条办公用品原则上由单位统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况,允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下,办公室有权进行审核,并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门(财务)保存,以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。
第二章办公物品的申请、分发领用及报废处理
第九条各部门的申请书必须一式两份,一份用于分发办公用品,另一份用于分发领用用品台账登记。在申请书上要写明所要物品、数量与单价金额。
第十条
1 接到各部门的申请书(两份)之后,有关人员要进行核对,并在申请。
2 办公室进行核对后,把申请的全部用品备齐,分发给各部门。
3 用品分发后做好登记,写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书,转交单位保管记账存档;另一份作为用品分发通知,连同分发物品一起返回各部门。
第十一条对决定报废的办公用品,要做好登记,在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
第三章办公物品的保管
第十二条所有入库办公用品,都必须一一填写台账(卡片)。
第十三条必须清楚地掌握办公用品库存情况,经常整理与清扫,必要时要采取防虫等保全措施。
第十四条办公用品仓库一年盘点两次(6月与 12月)。盘点工作由
单位分管领导或办公室主任负责:盘点要求做到账物一致,如果不一致,必须查找原因,然后调整台账,使两者一致。
第十五条印刷制品与各种用纸的管理以照盘存的台账为基准,对领用的数量随时进行记录并进行加减,计算出余量。一旦一批消耗品用完,立即写报告递交单位分管领导或办公室主任。
第十六条必须对单位各部门所拥有的办公日用低值易耗品,主要指各种用纸与印刷制品作出调查。调查方式是,每月 5日对前一月领用量、使用量以及余量(未用量)作出统计,向上报告。办公用品管理室对报告进行核对,检查各部门所统计的数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行编辑保存。
第四章对办公物品使用的监督与调查
第十七条对单位各部门进行监督调查的内容包括:
1 核对用品领用传票与用品台账;
2 核对用品申请书与实际使用情况;
3 核对用品领用台账与实际用品台账。
第十八条对办公用品管理部门进行监督调查的内容包括:
1 核对收支传票与用品实物台账;
2 核对支付传票与送货单据。
第二节办公物品管理制度
第一条办公室负责单位单位办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的采购、保管与发放;电脑及附属设备的购置与管理,由单位负责人指定信息管理人员负责。
第二条单位各部门将所需办公用品提前半个月报至办公室,办公室根据实际用量和库存情况制定购置计划,经单位负责人批准后购置。
第三条特需办公用品、低值易耗品和通信设备,须经单位负责人批准,由办公室负责购置,然后记入备品保管账目。
第四条备品发放采取定期发放制度,每月的 1日和 15日办理,其他时间不予办理。
第五条备品保管设专人负责。备品入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符,按手续验收入库,登记上账。未办入库手续,财务一律不予报销。
第六条备品保管实行“三清、两齐、三一致”,即材料清、账目清、数量清,摆放整齐、库存整齐,账、卡、物一致,做到