订单(合同)签订审批流程.doc

订单(合同)签订审批流程
一、总则
本流程目的:规范订单(合同)的签订、履行和付款程序,并最大限度的规避风险。
适用范围:适用于广东智慧电子信息产业股份有限公司(以下简称公司)签署的所有经济类订单(合同)的管理,不适用于劳动合同等其他类订单(合同)的管理。
定义:订单(合同)是企业经济活动的准则,既可以维护企业的利益,也明确规定了企业的责任和义务,是企业经济活动必须遵守的法律规范。
意义:订单(合同)审批可以保证订单(合同)内容满足国家法律、法规和政策的要求,贯彻平等互利、协商一致和等价有偿的原则,同时,最大限度降低企业的各种风险。
二、订单(合同)审批流程图
订单(合同)审批共包括7个环节:缮制订单(合同)文本、审核业务风险、审核法律风险、审核财务风险、审批、签署订单(合同)和登记存档。
三、产品订购订单审批流程
产品订购(含增购)订单是指客户(用户)只购买产品的订单。审批流程详细说明如下:
(合同)文本
缮制订单(合同)文本是指根据双方协商的结果及相关资料起草订单文本的过程。只有采用非标准样本的订单(合同)需要缮制订单(合同)文本。
工作内容:
1. 收集相关信息
在缮制非标准订单(合同)文本之前,相关KPI负责人必须收集相关信息,包括业务协商的结果、公司以前的订单(合同)样本、类似订单(合同)的标准样本等,作为起草订单(合同)文本的基础,同时将相关资料作为订单(合同)附件。
2. 制定订单(合同)框架
根据订单(合同)的价格条款、交易方式等条件,同一类型的订单(合同)也具有不同的框架体系,因此,在起草非标准订单(合同)文本之前,必须先确定订单(合同)的框架体系,根据价格条款、交易方式确定应包括的订单(合同)类型。
3. 起草订单(合同)文本
对于订单(合同)框架中的非标准订单(合同),订单(合同)文本的起草必须遵循《中华人民共和国民法通则》及《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规的规定,保证条款的合法性、严密性和可行性。对于关键条款,如数量条款、质量条款、价格条款、付款方式、付款时间、违约条款等,必须向公司的法律顾问咨询,保证用词准确,没有歧义,同时还必须对订单(合同)的盈亏状况进行预测。
4. 上报订单(合同)
在起草完订单(合同)文本之后,相关KPI负责人必须仔细检查订单(合同)的各项条款,保证内容完整,用词准确,没有文字错误。并将检查过的订单(合同)文本及盈亏预测等相关附件上报上级主管。

审核业务风险主要是评价订单的业务前景、业务利润、订单交期和回款风险。
1. 业务风险审核流程
订单业务风险审核共包括但不限于以下环节:KPI负责人→分公司负责人→商务部→营销/客服中心→审计部→财务部→物资部→总经理。
详见附件1《订单(合同)审批流程图》
工作内容:
评价业务前景
公司的部门主管在拿到相关KPI负责人缮制的订单文本后,首先需要对业务的发展前景进行评估。对于有发展潜力的业务,可以考虑适当增加优惠条款,以维护双方的长期合作关系;对于临时性和没有发展潜力的业务,必须对其它业务风险进行严格审核,并提出修改建议。
②、审核毛利、评价业务利润
在确定了业务的发展前景之后,部门主管需要根据业务发展前景来确定订单的利润水平,同时将订单的盈亏预测与相应的利润水平作对比。如满足利润要求,则签字同意,否则提出修改建议。
③、评价风险控制措施:
在订单满足了业务发展需求和利润要求之后,还必须对订单中的风险控制措施进行评估,检查订单条款是否对可能出现的风险采取了恰当的规避措施。如果规避措施得当,则签字同意,否则提出修改建议。
KPI责任人、分公司负责人、商务部经理、营销中心/客服中心总监、审计部经理、财务部经理、物资部经理、总经理参与对订单履行进行评价。
产品订购订单审批各部门职责及审核重点:
适用表单:附件2《合同审批表》
(1)KPI责任人负责起草订单,订单应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确,应包括:
A、订单(合同)名称;
B、甲乙方名称及地址,经办人联系电话;
C、甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章;
D、订单(合同)签订日期;
E、标的(内容);
F、数量、质量;
G、价款或酬金;
H、履约方式、地点、费用的承担;
I、违约责任(甲乙方权利和义务);
J、生效、实效条件;
K、争议解决的方法;
L、订单(合同)的份数及附件;
M、保密条款(视合同性质需要)
(2) 分公司负责人审核的重点
为订单(合同)文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款;
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