文档一体化与文件中心的研究.doc

文档一体化与文件中心的研究
2018-02-02 05:36:44 办公室业务2018年1期
刘丹
【摘要】文档一体化是在信息化、数字化、网络化的大背景下文件与档案管理工作发展的新方向,其主要包括:文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化以及文档规范一体化等。本文对文档一体化与文件中心进行了一定的论述,在此基础上对文档一体化的现状进行了系统全面的介绍,再对文档一体化与文件中心的区别进行了详细的说明,并指明了文档一体化与文件中心如何进行有效的结合。
【关键词】文档一体化;文件中心;生命周期理论
一、文档一体化概述与文件中心概述
(一)文档一体化概述。文档一体化就是将目前档案管理工作中相对独立的文件管理与档案管理进行有机的融合,进而形成一个统一的整体,从而对其进行更好的管理工作。文档一体化的重要意义在于确保档案信息收集的完整、系统以及准确等,其涉及从文件生产到归档的整个过程。通过对档案资料进行重复性的利用,进而对实际工作具有一定的指导意义,从而提高整体的工作效率。文件管理是档案管理的工作基础,档案管理是文件管理的进一步延伸和发展,唯有将两者进行有机的结合,才能实现文件管理的高效率和档案管理的高质量要求。
(二)文件中心概述。文件中心是一种专业化、集约化、社会化的档案管理机构。文件中心不同于文件形成单位——档案室,它实质上是一种过渡性的档案管理机构。文件中心的建立是基于文件生命过程的三阶段理论,在该理论基础上得以建立一个完整的文件中心。文件生命过程的三阶段理论主要包括:现行阶段、非现行阶段以及最后处理阶段。在第一阶段文件是被保存于文件形成单位,在第二阶段文件是被文件中心保管,在第三阶段要按照相关规定所规定的保管期限由各机关对档案进行销毁处理或者移交档案馆进行永久性的保存。
二、文档一体化现状
我国的文档一体化在其发展过程中,受到了传统档案管理的理论、体制以及方法的消极影响,导致文档一体化的进程发展缓慢。为了改善文档一体化的发展状况,国家有关部门颁布并施行了《档案管理软件功能要求暂行规定》和《归档文件整理规则》等法律法规,从制度上清除了文档一体化的发展障碍,促进了文档一体化的快速发展。在文档一体化的发展过程中,随着信息技术在文档管理的中的广泛引用形成了电子文件生命周期理论,该理论主要涉及在电子文件的整个生命周期中要进行充分的管理。该理论的出现推动了文件向档案单向运动的进一步发展,从理论上研究了档案与文件之间的相互影响。
三、文档一体化与文件中心的区别
(一)文件生命周期中管理方式不同。文档一体化将文件生命运动中的第二和第三阶段进行有机的结合,将相对独立的两个工作阶段整合为一个整体,确保在文件生命运动的整个阶段,都能对其进行连续、标准化、系统全面的管理。文档一体化需要构建一个统一的行政管理体制,进而对现行文件和半现行文件进行统一的管理。文件中心对文件生命运动的第三个阶段采取单独管理的方式,文件中心将文件管理和档案管理进行更大力度的区分,增加了两者之间的独立性。
(二)适用范围不同。文档一体化是社会发展对文档管理的要求,是一个总的趋势,可以适用于任何单位。其中,对于具有比较健全档案管理机构的大中型机关,推进文档一体化建设具有十分重要的现实意义。由于大中型机关的档案管理人员和设备都比较完备,并且具有健全的档案管理制度,其档案管