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Excel 应收应付款表格
第1节、到期示意表的提醒功能
尽管非常用心,非常在意,你也不可能清楚记得每一件事。但电脑还可以自动对重要的事情进行提示。比如,到期应付款项,可以自动填充颜色来提醒财务人员,更方便查看。
就上面例子,按照给定日期,自动对将要到期的汇票项填充颜色以提醒使用者,更醒目更直接。
步骤01   调用上例工作表
打开上例工作表,将文件另存为新文件,删除不用的F列,同时删除G5、G6单元格内容,并去掉G6的填充色。
步骤02   使用条件格式
选中A2:E2单元格区域,点击“开始”→“样式”→“条件格式”→新建规则,填出“新建格式规则”对话框。在“选择规则类型”中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”,然后在“编辑规则说明”的编辑框中输入公式:“=($D2-$G$2<=30)*($D2-$G$2>0)”。
步骤03   设置单元格格式
公式输入完成后,点击下方的“格式”按钮,弹出“设置单元格格式”对话框,在“填充”选项卡中,选择一个填充颜色,然后按“确定”按钮返回“条件格式”对话框。再次按确定按钮,完成条件格式的设置。
步骤04   复制条件格式
选中A2:E2单元格区域,点击工具栏中的“格式刷”按钮,当光标改变形状,变成空心十字加格式刷的形状时,按住Shift键不放单击E20单元格,现在,格式全部复制到A1:E20单元格区域了。
步骤05   高亮区分的到期提示项
现在,条件格式设置完成了,表中30天内到期的记录项就会自动填充橘黄色显示出来,非常醒目。
第2节、承兑汇票到期示意图
在公司财务工作中,长期会使用承兑汇票,承兑汇票到期后需要用现金偿还。这张到期示意图,可以清楚显示到期偿还的金额,还有到规定日期还剩余多少天数。相关人员从这张表可以随时掌握承兑汇票的现状。
步骤01   新建表格并录入数据
启动Excel2007新建一个工作簿,将Sheet1改名为“到期示意表”。在第一行单元格输入标题,并完成A2:E20单元格区域的数据录入。
步骤02   输入给定日期
选中H2单元格,输入给定日期“2009-2-28”,作为到期示意的日期判断标准。适当调整列宽,保证所有数据完整显示。
步骤03   编制到期示意公式
选中F2单元格,在编辑栏中输入公式:“=IF(AND(D2-$H$2<=30,D2-$H$2>0),D2-$H$2,0)”,按回车键确认。将光标放在F2单元格的右下角,当光标变成黑十字形状时,按住鼠标左键不放,向下拖动鼠标到F20单元格松开,就完成了改列公式的复制。
步骤04   到期示意
以给定日期为标准,未来30天内到期的汇票记录显示剩余天数,不满足条件的汇票记录,如已经过期的则显示为“0”。
步骤05   插入SUMIF函数
现在,我们来编制汇总金额的公式。选中H6单元格,点击“开始”→编辑→Σ符号边的下拉列表按钮→其他函数→弹出“插入函数”对话框。在“选择类别”中选择“数学与三角函数”,在“选择函数”列表中选择“SUMIF”函数,点击确定。
步骤06   输入函数各项参数
弹出“函数参数”对话框,将光标放到“Range”文本框中,用鼠标在工作表中选中2:F20单元格区域,这是条件判断的区域。在“Criteria”文本框中输入“">0"”,这是条件。将光标定位到“Sum_range”文本框,然后用鼠标在工作表中选定E2:E20单元格区域,这是求和区域。点击确认按钮。
步骤07   生成汇总金额
这时,H6单元格自动生成了公式:“=SUMIF(F2:F20,">0",E2:E20)”,并计算出汇总金额。
知识点:SUMIF函数SUMIF函数将根据指定的条件对若干个单元格求和。
函数语法SUMIF(range,criteria,sum_range)range:为用于条件判断的单元格区域。
criteria:为确定哪些单元格将被相加求和的条件,其形式可以为数字、表达式或文本。
sum_range:是需要求和的实际单元格。
函数说明只有在区域中相应的单元格符合条件的情况下sum_range中的单元格才可求和。如果忽略了sum_range,则对区域中的单元格求和。
    本例公式说明其各个参数值指定SUMIF函数从F2:F20单元格区域查找大于零的记录,并对E列中同一行的相应单元格的数值进行汇总。F列是已经计算得到的到期剩余天数,E列是该汇票的金额。通过这样的条件求和,即可得到30天内即将到期的汇票总金额。
步骤08   完善表格
    表格到此已经实现了功能,现在需要进一步美化。设置表格标题的字体、字号和填充颜色。同时为了突出显示给定日期和将到期金额,选中H2和H6单元格,在“设置单元格格式”中为这两个单元格选择