秘书日常事务工作PPT课件.ppt

秘书的日常事务工作
通过讲解秘书在电话接打、日程安排、旅行安排、值班工作等日常事务工作,掌握秘书日常事务中的主要程序和原则。能妥善安排领导的日程、约会及旅行,学会制作各种日程安排表。
第一节接听与拨打电话
第四节旅行安排
第二节时间安排与计划
第三节约会安排
第五节印章管理、督查与信访工作
办公室日常事务是秘书工作中最基础的一项,也是最见秘书的管理工作水平的一项。
第一节接听与拨打电话
办公室日常事务之一,就是接打电话。打
电话工作,看似简单,实际上需要工作人员认
真对待。做好接打电话工作需要
注意以下几点。
(一)熟悉常用电话号码
应当熟悉本单位电话机的分布情况、各科
室电话号码和本单位领导们的电话号码;熟悉
主要业务联系单位的电话号码和近期有业务联
系的电话号码;工作案头应备电话
号码查询资料以咨查用。
(二)打电话时应注意的事项
打电话时应注意的事项如下(见图6-27)。
图6-27 打电话时应注意的事项
注意
事项
替上司打电话给对方上司应在对方上司接电话前将电话递给上司
错打电话,错播号码都要说对不起
先确认对方电话号码、单位和具体要通话的人的姓名
通后,先确认对方,然后报出自己的单位、姓名
谈工作前,先明确对方是否有时间,是否方便谈此项事宜
(三)接电话时应注意的事项
接电话时应注意的事项如下(见图6-28)。
图6-28 接电话时应注意的事项
通完话,不必急于挂机,对方身份高时对方先挂机
不清楚的要请对方复述,重要的内容要复述给对方
谈事情要尽快确认对方单位、姓名和电话事由
找人接电话要问清对方姓名或单位
接听电话说:“您好,这里是××公司××部门”
铃响两三声之间是接听电话的最佳时机
对错打的电话,态度也要和蔼客气
(五)做好电话记录
无论打电话还是接电话,必要的时候,都
要有电话记录,要依据电话内容做好电话记录
工作。记录时,要注意通话中的五要素是否齐
全。这五要素通常称为“5W1H”。
记录电话内容,应备有格式固定的电话记
录本,摘记内容可依据“5W1H”的要求,电话
记录是事先印制好的表格式簿册。