电子邮件书写规范.ppt

电子邮件书写规范
完整的电子邮件包括四部分内容
收件人
主题
正文
签名
确认收件人信息,(抄送)人数减少至最低
收件人
确认收件人地址是否正确,以免错发邮件。
CC(抄送)人数减少至最低,避免造成不必要的垃圾邮件
CC功能:让相关人员参考,如团队中的其他人员
让相关人员知晓,如您的直接主管
邮件主题明确且具描述性
主题应该简单、明确的概括邮件的内容
可以遵循What、When、Where原则,用一个词、短语、句子(一般不超过35字)来描述邮件的内容,使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。
面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字(Who)。
例:新春二月最新图书推荐,4折起
(who)
(when)
(what)
例:通知:2009年度元旦和春节放假安排
(when)
(what)
邮件必须要有主题,主题是邮件的“身份标识”
正文格式
+礼貌用语
如:xxx(名字),您好!
XXX经理(名字+职位),您好! XXX先生(女士),您好!

字号:可以事先设置文字大小,一般选择10-12号字
字体:一般选择宋体,黑色
点击“选项”
收件箱页面—
点击“工具”
点击“邮件格式”
点击“字体”
设置字号、字体
1
2
3
4

如:Sincerely
Best regards
祝您顺利!
正文简洁、美观、易懂
正文内容编排
原则:要事第一,结论在前,分析在后
使用收信人容易接受的口吻陈述内容
张经理,您好!
邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议”。
会议的具体安排如下:
时间
主题
9:30-10:00
第一季度销售指标完成总结—王总
10:00-11:30
讨论各个销售部门第二季度销售指标设定
11:30-12:00
确定各个部门的第二季度的销售指标
会议前请您准备以下资料:
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。
对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。
谢谢!
内容简洁易懂,要让收件人在最短的时间内了解您的表达意图;
根据收件人与自己的等级关系,熟悉程度等,选择恰当的语气陈述,多使用