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电子档案管理
---前言---
计算机快速发展。计算机的增删改容易、存贮量大、远距离传递、使用灵活方便等特点,使其在人类生活的各个领域的应用愈加普遍,已成为现代社会不可缺少的一部分。
计算机的应用产生了大量的电子文件。随着办公自动化程度越来越高,电子文件、电子邮件、电子出版物急剧增加,所占的比例越来越大。取代纸质文件已成为一种必然趋势。
对我们档案工作人员来说,这不仅是一种挑战,也是一次提高档案管理水平、充分发挥档案信息效用的机遇。
一、电子文件的概念和种类
二、电子文件的特性及其影响
三、电子档案的管理原则与体系
电子文件的收集与积累(补充)
四、电子文件的归档
五、电子档案的利用
六、电子档案的鉴定和销毁
七、电子档案的保管
目
录
一、电子文件的概念和种类
(一)电子文件的概念
电子文件:是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。
电子文件的两个基本特征:
1、数字信息特征。它是由电子计算机生成和处理,其信息以二进制数字代码记录和表示,亦可称为“数字文件”。
2、文件特征。它是文件的一种类型,具有文件的各种属性,特别是要有特定的用途和效力。
(二)电子文件的种类

按电子文件信息的存在形式和用途分为:
1、文本文件:在计算机上使用文字处理软件和磁介质上生成的文件。如:常用的Word 、 Wps文件。
2、命令文件(计算机程序文件):为处理各种事务用计算机语言编写的程序,通常称为“计算机软件”。如:常用的Office、金山办公软件、各类杀毒软件等。
3、图像文件:采用扫描仪、数码相机等设备生成的静态图像文件。如:bmp、jpg文件。
4、数据文件:用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。一般是以数据库的形式存在的。
5、图形文件:采用计算机辅助设计或绘图获得到的静态图形文件。
6、影像文件:通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件。如数字影视片、动画片等。
7、声音文件:通过计算机声音处理技术形成的记录声音的文件。
8、超媒体链结文件:用计算机超媒体链结技术制作的文件。
二、电子文件的特性及其影响
(一)电子文件的特征
电子文件信息共享性及不安全性、易修改性
使用技术与载体的不稳定性
指其信息存储于载体上的位置及分布情况。
指其信息自身的结构,如文件中的文字排列、章节构成、页序、插图、标号等。
电子文件呈数字化信息形态
电子文件对设备的依赖性
电子文件载体的非人工可读性
电子文件信息与载体的可分离性
电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性
(二)电子文件特性给管理带来的方便与困难
1、给保管和开发利用带来的方便
电子文件记录密度大,存储空间很小
电子文件的易增删性,给管理和开发利用带来方便
电子文件的可共享性,可利用网络,方便快捷地实现多用户共享
各种信息媒体能够用计算机多媒体技术集中统一管理
可利用电子文件非实体归档的特性,用计算机网络技术,快速完成电子文件的收集积累、整理归档案等工作