高效时间管理与会议管理教材.ppt

什么是时间管理?
时间管理不是要去管理时间,而是指对“如何使用时间”而进行的“自我管理”。
时间管理归根结底是对生命的管理,时间管理的真正意义是创造生命价值。
案例:比尔·盖茨和1美圆
你的时间价值是多少?
收入和时间价值
有多少时间可以胡来?
请填写表格,并分享自己的感受。
一个活到72岁的美国人的时间
睡觉:21年
工作:13年
个人卫生:7年
吃饭:6年
旅行:6年
排队:6年
学****4年
开会:3年
打电话:2年
找东西:1年
其它:3年
第一篇
认识时间和时间管理
什么是时间
什么是时间管理
四代时间管理方法
什么是时间?
时间的特性:
供求毫无弹性
不可以再生
不可弥补
无法积蓄
无法取代
价值难以计算
时间管理理论演变
四代时间管理理论的对比
理论的演进
特点
优点
缺点
第一代
时间管理
备忘录型,写纸条,完成一项划掉一项
应变力很强,没有压力
忽略整体规划,可能遗漏重要事情
第二代
时间管理
行事例,强调规划与准备,制订时间表,记录要做的事
追踪约会事件达成率比较高
凡事都要安排
缺少思考及重点
第三代
时间管理
强调价值规划,制定优先顺序
以价值为导向,做有价值的事,而不是要做的事情,提高生产率
忽略了自然法则,缺乏远见
第四代
时间管理
自然法则和罗盘理论
效率方向对
个人时间管理经历分享
每天早晨
害怕天亮
终于能睡
安稳觉了
工作能够
轻松应对
体验达成目
标的成就感
工作生活是
一种享受
未用时间
管理方法
很忙很累
完不成任务
运用第一代
时间管理
为完成任务
而疲于奔命
运用第二代
时间管理
轻松管理
多个项目
运用第三代
时间管理
一次又一次
达成目标
运用第四代
时间管理
选择了自己
喜爱的职业
第一代时间管理
典型做法
一日之际在于昨夜
每天下班前给第二天的工 作列个计划
完成一件事后,把此项记 录划掉
没有完成的事注明原因, 再次找时间完成
下班前检查当天记录是否 完成,如果没有完成,把 未完成事项移到第二天或 者其它时间
优点
对第二天的工作有一个事 先安排,做到心中有数, 可以睡个好觉
随时遇到事情,可以随时 加入备忘录,灵活性很强
可以随时接受别人新的任 务和请求,人际关系较好
逐步完成待办事项,在同 时应付几件事情方面的压 力小
缺点
对第二天的工作安排缺乏 整体思考,可能会遗漏一 些重要事情
可能在安排计划时忘记某 事,而导致该做的事没做
如果事情太多,会出现疲 于应付的现象
工作经常被打断,工作效 率不高
最重要的事就是眼前的事 情,工作条理性不强
第二代时间管理
典型做法
事先制定明确的目标和工 作计划,确定工作的开始 时间和完成期限
运用甘特图(GANTT)、 工作任务分解(WBS)等 工具将每一步细节工作落 实到位
运用网络计划评审技术 (PERT),寻找最少的工 作时间
运用项目进度控制表等工 具,控制任务完成的进程
优点
有明确的目标和工作计划
能将工作任务进行分解, 制定详细执行计划
因为有事先的整体安排, 工作效率往往比较高
通过对任务的合理安排, 可以同时进行多个任务
任务更容易在规定期限内 完成,任务达成的可控性 大大加强
缺点
容易养成凡事都要安排的****惯
同时为达成多个目标而努 力,但实现这些目标的意 义未必很大
一切以达成目标为上,利 己式思考方式,将他人视 为实现目标的工具或障碍
把计划表中的工作当成最 重要的工作,忽略了其它 重要的事情(如学****健 身、维系亲友关系等)