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办公管理制度

办公管理制度

一、文件管理制度

1、公司公文办理程序包括分类、登记、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、传递、
归档和销毁程序。
2、公司收到的公文由文秘办公室签收登记,分类后递交办公室主任拟办意见。
3、根据办公室主任的批示,由文秘办公室秘书转交承办部门和传阅人员,并进行签收
登记。
4、因工作需要,借阅文件和档案,按规定程序办理借阅手续,用完后及时归还,秘密
级以上的文件和档案,各级领导均不得携离公司。
5、各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限及时办理,不得拖延和积
压;对承办批示存有异议,及时提出书面意见。
6、各部门均应实行公文催办制度,负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文负有
催办义务,转办要及时,催办有结果,防止积压误事。
7、公文处理过程中,要做好平时归卷工作,办完后,及时将公文定稿,正本和有关材
料整理成卷,每年元月一日至十五日移交档案室归档。
8、公司机关或下属单位的文件管理人员调动和离职时,应将文件清理移交,没有移交
清理完毕的,不予办理调动和离职手续;参加会议带回的文件,应及时交文件管理人员登
记和保管。
9、文秘办公室没有保存价值的文件,经过办公室主任的批准,予以定期销毁,作为废
品出售或直接送造纸厂处理。



二、维文翻译管理制度

1、维文翻译指文件翻译和资料翻译。
2、要翻译的文件或资料应根据原稿翻译。
3、接到任务后,先准备翻译工具(指词典、稿纸等)。
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4、文件或资料翻译完后,必须进行校对,如发现错字,要重新修改或翻译。
5、校对完所翻译的资料后,可以打印,并根据原稿的循序复印和装订。



三、印章管理和使用制度

1、公司印章指公司的公章和专用章。公司公章由办公室主任或办公室秘书进行保管。
公章保管人统一造册登记,于办公室主任备案,保管人的工作调动或离职,必须先办理印
章交接手续。
2、公司印章保管人员必须严守职责,印章设专柜保管,随用随取,用后即锁,任何人
不得将印章携离办公室,特殊情况,印章携离办公室,必须由办公室主任签字批准。
3、公司公章的使用必须由办公室主任签批,主任不在办公室,可由办公室授权人代签。
4、公章的每一次使用必须由印章保管人进行登记,并将《印章使用申请单》存档。凡
加盖公司公章的发文,办公室秘书必须留底存档。
5、公章的刻制,尺寸和样式由办公室主任统一规定,并让证券投资部刻制。
6、新印章在启用前,必须留印模以备查,办公室主任根据印章的使用范围向有关单位
发出启用通知。
7、作废的印章要及时上缴,并通知有关部门。公章如有遗失,必须立即上报办公室主
任,主任发出遗失和作废声明和办理其他善后事宜。



四、办公自动化制度

1、办公自动化指使用计算机打印文件或资料,统计数据,传递信息。
2、为了正常工作,每个人都要维护自己使用的计算机。计算机维护指计算机的软件和
硬件维护。如计算机出现软件故障,直接影响正常工作。
3、预防计算机病毒:(1)随时杀计算机病毒,预防计算机发生软件故障。如没有杀毒
软件,及时到计算机管理人员处借用杀毒软件。(2)非专业人员不许进行各类软件的安装
操作,否则容易出现软件错误。
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4、计算机的硬件故障也影响正常工作,所以要维护计算机硬件。计算机硬件维护指修
换计算机硬件及其辅助设备。
5、如发现计算机不正常情况,及时通知计算机管理人员解决问题,不许乱动机器设备。
6、复印机也是办公自动化的重要设备,所以每个人要认真遵守复印室制度。
1).无关人员免进复印室。
2).在复印室禁止吸烟,预防火灾。
3).外单位人员免进复印室,如有急件需复印,必须向管理人员申请复印。
4).不会操作复印机的人员,应向复印室管理人员请教。
5).人人有责保持复印室的清洁,不许乱扔废纸。



五、值班经理制度

1、值班经理代表股份公司经理行使职权,在值班期间对股份公司的生产、安全、保卫
等工作进行组织协调,确保生产顺行。
2、值班期间如发生重大生产事故、安全事故及治安案件,各单位必须及时通报值班员,
值班经理必须及时组织处理,把事故损失降到最低,并由值班员做好有关记录。
3、值班经理在值班期间必须佩带“新疆八一钢铁股份有限公司值班经理”牌,对股份
公司各生产厂进行全面巡视,尤其是危险源点和要害部位,发现问题及时解决。
4、负责接受夜间、节假日期间有关生产指令及其它通知、电信等。
5、值班人