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领导日程安排
关键词: 秘书工作   案例   协调                                         
张俊是苏州工业园区某跨国公司总经理的行政秘书。6月19日下午,总经理对小张说:“后天深圳有一个业务洽谈会议我要参加,明天晚上7:00前必须赶到深圳先参加预备会议,在深圳住一个晚上,后天晚上还要赶回苏州。我和你一起去,可以搭乘上海到深圳的航班,现在给你有12000元人民币的银行通用卡,密码是12121256,请你去安排一下。谢谢!”
问题是:如果你是行政秘书小张,你准备怎么安排?试计划一张总经理的旅行日程表。(提示:从苏州到上海的时间大概需要4小时,,其他时间自己安排)
【分析】
这是一个需要计算、有筹划、必须合理安排经费与时间的比较复杂的问题。请看小张是如何处理的:
首先,要考虑:从苏州出发直到返回苏州,要用钱的地方有哪些?
经过了解和大致的估算,得知:苏州到上海走高速公路的通路费180元+在上海机场自备汽车的停车费60元+上海到深圳的一等机票费1850元×2人+到达深圳后的晚餐费60元×2人+在深圳的一晚住宿费500元×2人+会议当天的三餐费150元×2人+会务费800元+深圳回上海的一等机票费1850元×2人+回到上海后的点心或餐费40元×2人+上海到苏州走高速公路的通路费180元+备用金2000元,合计是12120元。因此,小张得出:必须按照预先测算省着点用,只能在12000元以内,绝对不能超出,否则总经理要怪小张不会有计划地用钱。
其次,总经理到深圳去出差,除了用钱的问题外,另外还有些什么重要的问题必须考虑呢?经过仔细思考分析,他得出还有以下两个问题也必须解决:
第一个问题:出差应带的一些物件,如生活必需品、开会所需的各类文件资料等。
第二个问题:从苏州到深圳的时间安排。这是一个很重要的问题,必须给予精密的考虑,做出科学合理的安排。用什么方法来安排时间是切实可行、科学合理的呢?经过深思,小张采用了目前常用的“倒推法”。于是做出了这样的安排:
所有活动
所用时间
开始时刻
在深圳开预备会
 
明天19:00开始
预备会前的晚餐等
1小时
明天18:00
从深圳机场到用餐地点(开会地点)

明天16:30
从上海到深圳的航行

明天13:00
在上海机场候机,用午餐
1小时
明天12:00
乘自备汽车从苏州到上海(已考虑路上堵车等因素)
4小时
明天8:00
由上表的倒推中可以看出,明天(6月20日)上午8:00从苏州发车去上海比较合理,拟订的日程表如下表所示:
总经理旅行日程表
6月20日8:00 乘自