学院社团联合会办公室管理制度.doc

学院社团联合会办公室管理制度
第一章总则
为强化学院社团联合会办公室职能,规范其使用与管理,增强办公室使用的规范性与明晰性,提高办公效率,现结合实际情况,制定本制度。
本制度所指的办公室管理包括办公室职能、物资管理、钥匙管理、公章管理、档案管理、值班管理、会议管理、卫生管理。
本制度所指学院社团联合会办公室是A栋教学楼408的办公室(以下简称社联办公室)。
第二章社联办公室职能
召开社联各项会议。社联部长例会、各部门例会等社联日常会议,经过申请后均可在此进行。
日常办公。
主席团办公。用于社联主席团日常办公、与各部门商讨各项大小事务。
日常办公。办公室可用于各部门日常办公,整理资料等事务。
收发存放文件档案及收集材料。
收发文件。
存放各部门文件档案。办公室设有各部门文件存放柜,可用于文件整理及归档。
收集材料。收集基层上交材料,包括面试表、申请书、申报表、计划书等等。
物资管理。社联物资借用、归还等管理均在此办公室进行。
宣传部用以绘画海报以及手抄报等工作。
社联办公室的最终管理权归秘书处。
第三章办公室物资管理
社联办公室所有物资归社联所有,均贴有社联标志。
社联物资旨在方便社联日常办公、各组织举行活动。
社联物资包括办公用品、办公设备、宣传物资。
办公用品包括笔、尺子、订书机、文件夹等常用办公用品。
办公设备包括电脑、电风扇、冷气机、饮水机、书柜、桌椅等设备。
宣传物资包括拱门、海报、横幅、红绳、卡纸、画笔、颜料等用品。
社联物资如需借出,必须递交申请书并填写《社团联合会物资借用归还登记表》。
物资使用与保管
办公用品的使用要以勤俭节约为原则,杜绝奢侈浪费。
所有院办公设备使用权属社联所有,其他组织或个人不享有使用权。
所有办公用品使用完毕后,应立即放回原位。
办公设备若有损坏,需及时报修,以保证正常的办公室运作。
所有物资在使用过程中,如有恶意损坏或丢失现象,需作出相应赔偿。
值班结束后务必切断电灯、电脑、电风扇、冷气机、饮水机等办公设备的电源。
办公室电脑使用者未经相关人同意,一律不得随意删改、拷贝电脑资料。
办公室电脑使用者应合理使用电脑,不得利用其进行与工作无关的事情,保持电脑运作正常。
物资借用与归还
办公用品、办公设备仅供社联内部使用,宣传物资可外借。
社联内部借用宣传物资,无需写申请书,但需要事先与相关负责人说明,并填写相应的《物资借用归还登记表》。
社联内部或其他组织在借用宣传物资期间需保管好物资,若物资有所损坏或丢失,视严重程度给与惩罚。
物资清点与整理
办公用品每两个月清点一次,详细记录库存数量、损耗情况,并填写《社团联合会办公用品物资清点登记表》。汇集所有已经损坏或无法使用的办公用品,根据实际情况,由秘书处相应负责人统一处理。
办公设备每月清点一次,并填写《社团联合会办公设备清点登记表》。如有丢失,追究相关责任人并作相应惩罚。
宣传物资每月清点并整理一次,详细记录每种物资库存数量、损耗数量等情况,详细填写《社团联合会宣传物资清点登记表》。汇集所有损坏由秘书处相应负责人统一处理已损坏物资。
第四章钥匙管理
钥匙存放与保管
钥匙管理所指钥匙包括社联办公室钥匙、公章钥匙。
公章钥匙仅为社联秘书长所持有。其他人均不得