采购管理规范——原创版.doc

采
购
管
理
规
范
采购前—采购计划的制定及供应商的选择
首先,采购计划的制定
目的:
1、预估所需物资数量、使用期,使采购数量与物资使用时间完全配合,达到适时供应;
2、避免库存过多、资金积压、空间浪费,也同时避免因物资短缺而发生的临时性高价采购;
3、配合销售计划的顺利达成,增进营运效率、控制成本;
4、配合公司资金运转、周转;
5、指导采购工作,为相关部门汇编与核准预算数量作参考。
一、采购计划制定所依据的原则
1、适时:在最恰当的时候,购回经营所需物品,避免采购延迟或提前,造成库存积压或短缺;
2、适质: a、根据申购部门的实际需要,考虑其经济与使用两方面的成本与价值;
b、在合理的时间内,以合理的价格获得充足的数量;
c、使采购费用继续维持在最低水平,已达到最大经济利益;
3、适量:以适量库存为基本要求,仔细计算运营需求、物资损耗、搬运和仓储费用等,制定周密的采购计划,最终确定是一次性采购还是分批量采购,同时督导供应商按预定数量交货;
4、适价:在满足数量、品质、使用期的前提条件下,用最合理的价格采购;
5、适地:从沟通的方便性、处理事务的快捷便利性及降低采购成本等方面综合考虑选择最佳供应商和最佳供货地点。
二、采购申请的提出
不论是计划内采购还是计划外采购,在填写采购申请时都应详细注明物品的名称、数量、需求日期、参考价格、用途、技术要求、供应商(参考)、交货期及送货方式等。
三、采购计划的管理
1、采购计划由行支部根据各门店审批后的采购申请表制定,采购计划需由行政部总监、财务总监签字,并呈报总经理批示;
2、采购计划应同时报送财务部审核,以利于公司资金的安排;
3、采购专员应审查各部门申请采购的物品是否能由现有库存满足,或有无可替代的物品,只有现有库存不能满足的申购物品才能列入采购计划;
4、申购部门下达给行支部的《采购申请表》,应分类列表,且必须是经过汇总、计划后的物资清单;
5、对于无法于指定日期内完成的《采购申请单》,须及时通知申购部门。
6、对于已申请的采购物品,申购部门若需要变更规格、数量或撤销采购申请时,必须立即通知行支部,以便及时根据实际情况更改采购计划;
7、未列入采购计划的物品不能进行采购。如确属急需用品,应填写《工作联系单》或《固定资产申购单》,由部门负责人审核,报公司副总经理核准后才能列入采购范围。
其次,供应商的选择
目的:为保证采购物品满足需求,对供应商的资质和能力进行评定,以加强对供应商的管理。
一、供应商信息收集的途径
1、通过从现有的供应商中甄选,分析并了解其在品质、使用期、价格及服务等方面是否符合要求;
通过参加相关行业的产品展示会、展览会、发布会等收集所需供应商信息;
通过工商名录、黄页等,了解所需产品的种类、价格、订购方式、折扣价格等信息,对供应商作进一步的评价和定位;
与当地行业协会保持关系,从协会提供的会员供应商名录中,获取所需商信息;
通过行业期刊、杂志等途径丰富采购人员的信息量,及时了解市场情况,关注可替代物资及更新;
通过业内人士介绍,了解包括:供应商的地址、分支机构数、从属关系、出售的物料、物资、设备及是否具有良好资信、产品是否满足我公司所需要求等;
供应商主动通过电话、E-mail向企业传递信息,采购人员应积极搜集这些信息,为寻找合适供应商提供参考;
利用网络搜索、查询、比对。
二、供应商选择评定的原则
1、选择规模和层次与己方实力和所需相当的供应商;
2、不断更新评估的标准、标杆对比的对象以及对评估新技术的学****br/>3、收集约2—3家同类物资供应商,且要有具体明细及主次分类;
4、全面深入的了解供应商的生产状况、商业信誉及交货能力等;
5、购买常规物资时,所购数量不得超过供应商产能的50%。
三、供应商选择评定的标准
1、是否具有合法的经营许可证和必要的资金能力;
2、予以按国家(国际)标准建立质量体系并已通过认证的供应商优先权;
3、对于关键物资,应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考察,考查要求包括:
a、进料的检验是否严格;
b、生产过程的质量保证体系是否完善;
c、产品的出厂检验是否符合我公司要求;
d、生产的配套设施、生产环境、生产设备是否完好;
e、考察供应商的历史业绩及主要客户,检视其产品质量是否长期稳定、合格、信誉较高,其主要客户是否是知名的大中型企业;
4、是否具有足够的生产能力;
5、紧急订单需能紧急处理;
6、有具体的售后服务措施;
7、同等价格择其优,同等质量择其廉,同价同质择其近;
8、样品通过使用且合格。
四、产品询价
是指采购方对三家以上供应商提供的一次不可更改的报价进行比较,以确保其价