甲供材管理办法.doc

甲供材管理办法
一、进场时间
甲供材经招标询价确定供应商签订供货合同后,采购部会同工程部进一步确定材料、设备进场时间。时间确定后,由总包单位、监理、工程部共同签字确认。采购部安排供货商按确定的进场施工组织生产、备货。
在约定的到货时间前,采购部提前同供货商进行沟通:该批次材料设备能否按时进场。如能准时进场,通知工程部相关主管工程师进行材料进场的准备事宜。如不能准时进场,立即同工程部进行沟通:是否对工程进度产生影响,并立即向供货商发出书面函件(快递形式)进行催促,函件和快递回执存档,作为后续追究责任的依据。同时,迅速落实准确到场时间(必要时直接到加工厂验证)。如甲供材料设备能够按约定时间到场,但总包单位因场地、施工进度滞后等原因要求迟延进场的,会同工程部,要求总包单位出具书面的进场时间要求。作为因此产生索赔费用的处理依据。
二、进场验收
材料设备进场后,进行进场初步验收。参加人员为工程部、采购部、现场监理、总包单位、供货商。供货商应提供产品的合格证、出场检验报告等资料。各方对材料设备进场外观验收无问题的,在材料进场验收单(见附件四)上签字。
三、收料、出库、入库手续办理
收料单一式三联,施工单位、监理单位、供货商、工程部、采购部分别在收料单上签字。其中采购部留存一联,施工单位、供货商分别留存一联,作为对账依据。工程部、监理单位作为监督见证,不留存收料单。施工单位、监理单位需在收料单上签章。收料单见附件一
出库单、入库单为公司内部表单,作为内部控制管理用。
出库单由采购部、工程部进行签字。采购材料员办理材料出库手续,填写材料出库单。材料出库单一式三联,第一联为存根联,由采购部留存。第二联为会计联,作为付款附件,由财务部留存。第三联为工程部留存。材料出库单见附件二。
入库单为出库单的对应表单,采购部内部签字。一式二联,采购部留存一联。第二联为会计联,作为付款附件,由财务部留存。材料入库单见附件三
四、付款的必要资料
发票(大于等于申请付款金额)、材料设备进场验收单、收料单、出库单、入库单、付款单位账户信息(单位名称应与合同相符、开户行、账号)及其他必备资料。
附件一:材料设备收料单
材料设备收料单
供货单位签章: 单据号:
收料日期:
序号
产品名称
规格型号
数量
单位
备注
主管工程师: 采购部: 监理单位签章: 施工单位签章:
其中:第一联为存根联,采购部留存。
第二联为供货单位,供