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外贸单证制作里德小秘密
2010-9-14
我从 2005 年开始工作, 一直直接或者间接的接触外贸, 从没跳出这个圈子。在这个
过程中, 遇到了几位工作上的师傅, 得到了他们的帮助。近来闲着无聊, 就想写写自己
接触到的单证, 一方面理理自己的思路, 另一方面, 感谢所有帮助我的人。
大学里读的是英语, 自己并非外贸科班出身。几位老师傅也是言传身教, 从来没有
深述, 因此, 这里不会写太多的理论和概念, 只会根据我的认识写我自己接触过的单证,
一切以简单实用为主。这里写的, 适用于刚刚学习单证的外贸业务员, 或者还没入门的
外贸单证员。
在好几个公司里工作过了, 但一直没有配备单证人员, 这也让我有机会学习踏实的单
证知识, 对做业务打了比较好的基础。个人认为, 没有良好的单证知识, 做外贸是瘸腿
的; 较好的单证知识, 会促进外贸业务的发展。
以上及以下所写, 仅仅是自己的粗浅认识, 也是一个阶段的总结。希望, 与人于己
都有好处。
脑力劳动的最高境界是把脑力劳动变成体力劳动。
为什么? 因为随着不断重复的练习使用, 单证制作将不再需要投入脑力思考, 所有
的知识都将内化为 applied knowledge, 要做的仅仅是在固有的模板上修改需要修改的内容。
所以学习单证制作, 就是学习单证模板, 然后在模板里填入正确的内容。
下面出现的模板, 不是固定的, 唯一的。可以有其他的格式, 或者增减相应的项。
根据自己的使用习惯选定你认为合适的就可以了。
以下出现的顺序, 也可能是你使用到的顺序:
1. 形式发票, Pro Forma Invoice
做外贸, 做的第一个单证可能就是形式发票。随着跟客户的沟通和细节的确认,就需
要给客户提供形式发票。形式发票本质上是合同, 也是客户打款的依据。形式发票是完
成订单的第一步。
这个没什么好说的, 把该更改的内容根据和客户商谈的细节更改下就好。 PI 号码一般
做外汇登记的时候要用, 不能和其他单子相同。把该显示的条款显示在上面, 中间是产品
细节, 然后是银行信息, 客户就可以根据 PI 打款了。
关于唛头, 唛头仅仅是一个区别包装的标识, 尤其拼箱需要分拣产品的时候, 唛头就
很重要了。很多时候, 客户会提供唛头内容, 尤其是沃尔玛, Kmart, target 等大公司
的订单, 外包装都很标准。如果客户没提供唛头, 自己可以根据内容编一个, 最好有
MADE IN CHINA。整柜的时候, 因为都是同一个客户的, 除非客户特别要求唛头, 就
算不贴唛头也是可以的。
关于国际贸易术语, 没必要背诵法律规定或者权利责任划分等。发生风险的微乎其微,
基本忽略不计。仅仅知道需要增减的费用即可。
运用最多的还是 FOB, CNF, CIF, CPT, CIP, 其中海运可以用到任何一个; 门到门要用
CPT,CIP; 空运可以用 FOB, CPT, CIP.
跟客户商谈的时候, 最好不要用 FOB, 因为 FOB 需要客户指定货代, 而指定货代第一
次合作, 沟通上合作上都会带来麻烦; 费用高; 如果尾款是出货后付, 还面临损伤货款
的风险, 毕竟自己的货代容易把握物权, 不会发生无单放货的事情, 发生退运也会相对
容易些,容易掌握主动; 过多的指定货代市场会对中国物流产业造成冲击。
当然, 具体问题要具体分析, 需要看不同的行业和产品。日常消耗品, 因为客户经
常进货, 客户很可能有自己的活动; 反之则自己找货代多点; 信用证的用 FOB 很少。
2. 己方报关用发票箱单
成单后安排运输, 需要向货代订舱, 传订舱委托书。但订舱委托书的内容依赖于箱
单发票, 因此要先做箱单发票。
) mercial Invoice
一般来说, 大部分的商业发票是根据形式发票来制作的。制作商业发票的时间只要晚
于形式发票而早于报关时间就成。
至于要不要显示“TO: 客户" 信息, 我曾经做过一份没有客户信息的商业发票, 客户
清不了关, 重新寄了份清关资料, 因为耽误清关赔了几百美金。后来就一律写上客户信
息了。
此处报关的金额少于形式发票的金额, 是因为客户付款的时候, 银行会扣手续费。报
关时填写收到的金额方便会计做账, 毕竟银行扣费是没有凭证的。
右下角盖中英文公章。
) 箱单 Packing List
箱单的品名和其他项需要和发票保持一致; 或者说, 发票上和箱单上共同的内容需要
保持一致。
箱单和发票做在 excel 表格里, 发票和箱单共同的项就可以产生关联, 这样, 更改
发票后, 箱单就有很多内容不需要做更改