采购管理制度和采购流程.doc

采购管理制度和采购流程方式一、目的:规范公司采购流程,提高采购工作效率,从而为生产的顺利进行提供保障,并最大化降低企业成本,为企业带来更大的资金支持。二、适用范围适用本公司范围内采购管理三、内容(一)总则:为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。(二)基本流程:采购需求—寻找供应商—询价、比价、议价—采购洽谈—合同的签订—交货验收—质检—入库—计划对账—财务结算(三)采购流程图如下:四、制度细则(一)采购需求的提请1、定义:采购需求是指某部门根据生产经营需要确定一种或几种物品,并按照规定的格式填写,按照即定流程申请获得这些物品的过程。2、采购需求流程如图:由需求部门填写,按着公司规定的申请单格式,认真详细、清楚的填写采购申请单各项数据(重点要素见细则要求)。填写后由填写人签字确认。填报申请单部门审核总经理采购部由需求部门经理(负责人)进行审核,对申请采购的物品用途、数量、规格等进行审核确认,签字后提交上一级主管领导。总经理签字批准后,交由采购部进行采购。采购部收到经过签字批准的采购申请书,要对申请书的内容进行核对,并与需求部门就采购物品的规格、数量、到货日期进行确认。再根据库存、采购在途等进行订单数量的最终确认。确认后,进入采购环节。3、请购单的要素完整的请购单应包括以下要素: 请购的部门;  请购物品所属项目; 请购的用途;  请购的物品名;  请购的物品数量;  请购的物品规格; 请购物品的样品、图纸或技术资料等; 请购物品的需求时间; 请购如有特殊需要请备注; 请购单填写人;  请购的部门负责人;  请购单的审核人; 财务审核人;  公司总经理。 4、请购单及其提请规定请购单应按照要素填写完整、清晰 ,由公司领导审核批准后报采购部门。请购部门在提交请购单时应要求采购部签字接收,请购部门备份。涉及的采购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进行提交,同时清单的电子文档也需一并提交。遇公司生产、生活急需的物资,公司领导不在的情况,可以电话、邮件或其他形式请示,征得同意后提报采购部门,签字确认手续后补。如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品,申请部门必须作出书面说明。请购单使用公司规定的统一表单,请购部门有更改和补充的,应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 5、公司物资申请采购的提请部门公司生产经营所需的原材料、生产设备、辅件及其他物品由生产部门提请。公司设备维修、维护所需的备品备件、维修工具等物品由生产部门提请。公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公项目由行政部门提请。公司各部门专用的物资由各部门自行提请。6、请购单的接收采购部在接收请购单时应检查表单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查请购是否经过公司领导审批。接收请购单时应遵循无计划不采购、名称规格等不完整清晰不采购、图纸及技术资料不全不采购、库存已超储积压的物资不采购的原则。联系仓库管理人员核查采购物资是否有库存,核对采购台帐看在途采购的物资是否满足采购申请。对于不符合规定和撤销的采购物资应及时通知申请采购的部门。7、请购单的分工处理核对过的请购单,采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理。对于紧急采购项目应优先处理。无法按照申请部门需求日期完成采购的,应通知申请部门。重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。8、采购周期的规定  根据采购物品的金额、特性、地域规定相应的采购周期。请购部门应按照公司规定的时间提前走请购单的审批流程,以便采购部门能按时完成采购。采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因。遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。(二)询价及其规定询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称,了解其技术要求,遇到问题要应及时与请购部门沟通。属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。对于紧急请购项目应优先处理。所有采购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价,原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同,成本较低的替代品可以推荐采购替代品。采购提出的可替代品,一经被选用,做绩效考核加分。对于请购部门需求的物品,采购人员在采购过程中应该发现,采购物品有新产品可替代,而未与请购部门进行沟通的,采购也应负责。采购对使用部门提出修改性建议,一经被选用,做绩效考核加分,使用部门相应的减分。遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采购情况,询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况,提报公司领导批准方可询价或发放标书。询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。除固定资产外,根据单次采购金额的不同,选择供应商询价、供应商参与比价或招标采购的供应商数量也要不同。金额大的,公司相关领导参与监督。比价