培训教案：会议组织保障程序.ppt

会议组织保障程序培训教材Page*目录什么是会议第一部分第二部分第三部分会议要求第四部分会议组织保障的规范流程会议准备会务保障会议评估近期会议组织中存在的问题第一部分什么是会议会议是一种组织管理行为是组织进行信息传递、沟通的载体是组织统一思想、协调步骤的重要组织管理手段和形式是一个集思广益的渠道是处理具体业务事项的一种方式会议质量在一定程度上反映了公司人员的素质和管理水平Page*Page*目录什么是会议第一部分第二部分第三部分会议要求第四部分会议组织保障的规范流程会议准备会务保障会议组织中易存在的问题会议组织保障流程会议确定会议准备会场预订人员确认设备准备会场布置会务保障会议评估会议记录现场监控会后安排上报总结性文件跟踪督办布置工作Page*材料准备会议通知通报情况议题收集Page*㈠会议确定各部门应严格按照公司会议制度规定,提前确定本部门组织召开会议安排,列入工作计划要结合公司领导行程安排,确定会议具体的召开时间、地点、议题、与会人员、主持人及议程一、会议准备严格执行公司会议制度,提前确定会议安排根据确定的会议安排,草拟会议通知并完成审批。至少提前四个工作日下发会议通知,会议通知要素包括:㈡会议通知一、会议准备Page*会议时间、地点及议题会议主持人及参会人员范围会议议程会议请假程序会议联系人反馈截止时间会议着装要求会议形式会议材料责任单位会议材料上报截止时间㈢会场预订Page*根据参会人数确定会场,提前一个工作日预订会场列出检查单,详细了解会场设备、设施情况,并向会议室管理员提出相关要求:一、会议准备序号项目要求1投影仪确认是否有这些设备,如无需自行在会议召开前一个工作日准备2投影幕布3插座4茶水、矿泉水等饮料根据参会人数和会议时长准备5横幅告知横幅内容,至少提前半天悬挂6音响至少提前半天到位并完成调试会议召开前一天电话提醒参会人员确认并统计参会及请假人员名单㈣人员确认一、会议准备Page*提前确认参会人员是确保会议质量和效果的重要环节之一提前一个工作日通知参会部门考虑是否有需要提请会议协调解决的事项要求各部门提前反馈给组织单位汇总议题提前完成报批工作,由公司领导确定上会讨论议题要求议题涉及单位必须在会前进行思考和沟通一、会议准备㈤议题收集严禁未经相关业务部门提前沟通协调的议题上会讨论