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会议组织
会议是现代社会政治、经济、文化、军事、外交、管理等方面的重要活动形式和手段,人们通过会议交流信息、研究问题、作出决定、部署和检查工作等,从而推动社会的不断发展。
会议要取得预期的效果,必须有会前的充分准备、会中、会后各种必要的支持和服务工作。这些准备、支持、服务工作,统称为“会议组织”。
会议概述
一、会议的分类
会议按照不同的标准划分为不同的类别:
按内容、性质分,分为代表大会、工作会议、学术会议等;
按会议的形式,分为小组会、座谈会、报告会等;
按与会人员的成分,可分为党委会、董事会、记者招待会等;
按人数、规模,可分为大型会议、中型会议、小型会议;
按会议召开的规律或日期,分为定期例会、临时性会议;
二、会议的要素
会议包括六个要素,与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。
1、与会者
与会者就是参加会议的正式成员,包括主持人,也包括秘书,但不包括在会场的其他服务人员。
原则上,参加会议的人员应做到:该参加的一个不少,不该参加的一个不多。
2、主持人
主持人是会议过程中的主持者和引导者,也往往是会议的组织者和召集者,对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。
会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人,或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况:一种是当然主持人,是由组织的章程或法规决定的。如单位的工作例会由单位领导人主持,党组会议由党的书记主持,董事会由董事长主持。主持人因故不能主持会议时,也可以委托副职或其他相应的负责人主持。
另一种是临时的主持人,比如各种代表会议,或几个单位,几个地区的联席会议,则由代表们选举或协商产生。
3、议题
议题是会议所要讨论的题目,所要研究的课题,或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性,又必须具有明确性和可行性。
议题的产生通常由两种情况:一种是领导根据需要指定的;另一种是秘书调查研究、综合信息后提出,再经领导审定的。
有些重大的代表会议,先由代表提出“提案”,由秘书或秘书处汇总,再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过,才能成为列入会议议程的正式议题。因此,议题还必须具有合法性。
4、名称
正式会议必须有一个恰当、确切的名称。这个名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点、范围、规模等。
具体的一次会议不可能也不必显示上述全部项目。如“中国共产党第十四届中央委员会第一次全体会议”只显示了会议召开的组织、届次、范围,“上海各界人士纪念反法西斯战争和抗日战争胜利五十周年大会”则显示地区、参加对象、性质、内容、时间、规模等。
会议名称必须用确切、规范的文字表达。
会标必须用全称。
5、时间
会议时间有三种含义:
(1)一是指会议召开的时间;
(2) 二是指整个会议所需要的时间、天数;
(3)三是指每次会议的时间限度。
每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间,应该安排中间休息。