搬迁方案.doc

分行档案库房搬迁工作方案
根据分行提出的档案统一、规范化管理精神和《档案馆建设标准》的要求,我行在西郊租用了新档案库房,目前新档案库房已于5月份开始装修改造,面积约2000平方米,经过近两个月的施工,装修改造工程已接近尾声。经研究决定,档案库房计划2011年X月份进行搬迁。为确保整个搬迁工作万无一失,做到搬迁过程档案无破损、无遗漏、无丢失、无泄密,快节奏、高效率、圆满完成搬迁任务,我运营中心对搬迁工作做出了如下安排。
一、成立搬迁工作指挥中心,明确职责。
总指挥:滕云年
副总指挥:张成安
指挥中心下设三个小组:
第一小组:档案出库发单组,组长:徐泽华、王克金
第二小组:档案押运安全保卫组,组长:王克金、马宗文
第三小组:档案进库验单组,组长:何欢。
成员:运营管理中心全体成员
搬迁过程中要做到责任到人,目标到位,并要充分估计搬迁工作中可能遇到的问题与难点,做好应急预案,切实做到有条不紊,确保档案在搬迁过程中不乱、不少、不损、不污、不泄密。同时明确搬迁过程中的四个阶段(前期准备、押运出库、入库上架、核对统计)的工作职责和相关责任人。
二、搬迁方案
(一)搬迁规模:
根据近期运营管理中心实地调研,七个县市区局档案库房和辛寨子档案库房总面积只有1565平方米,并均已呈现饱和状态,旅顺档案库房存放有各县市区局部分档案,鉴于此,此次搬迁分为两期工程来完成,第一期工程对旅顺档案库房和辛寨子档案库房实行一次性整体搬迁,第二期工程对六个县市区局档案库房进行搬迁,工程相对浩大。本次搬迁先进行第一期工程。
截止目前旅顺档案库房共有储蓄业务档案16万册,约2100箱,累计吨数81吨要进行搬迁;二是对旅顺档案密集架的搬迁;三是辛寨子档案库房保管的档案自2001年9月份至2011年2月份,共有储蓄事后档案18万册,约2400箱,汇兑事后档案册,约箱吨,会计档案箱;辛寨子档案库房累计吨数100吨;四是对辛寨子档案库房密集架的搬迁。
(二)搬迁流程:
1、档案出库发单组
(1)双人眼同对架上所有档案进行逐网点核点、统计造册并装箱,清单一份留底,一份装箱,并双方签字;
(2)在外箱标注年度、总箱数、网点、凭证册数,以便于入库上架;
(3)填写当车档案数量单(箱或袋)交与押运安全保卫组,并双方签字。
2、档案进库验单组
(1)确定新档案库房功能布局,编制《新档案库存放方案》,定位每个部门存放的密集架位置及存放的档案。
(2)押运安全保卫组至新档案库房后交档案进库验单组人员点清当车数量(箱或袋),发单与收单人员验清后需签名;
(3)档案进库验单组根据箱内清单到指定架位进行上架摆放。
(三)搬迁费用及所需人员
1、档案出库发单组需雇十人,其中五人进行下架发货(最好为内部退休职工),五人装车5天完成搬迁,每人每天150元,人工费用约1500元;
2、旅顺档案库总计吨数为81吨,每车按3吨计,约装27车,运输费每车按200元计算约5400元;
3、辛寨子档案库总计吨