出差外派管理与报销制度.doc

一、目的为使出差、外派费用报销有据可依,本着精打细算、勤俭节约、合理合规、有利于公司业务开展的原则,依据有关制度并结合公司实际情况,特制定本制度。二、适用范围1、以下情况适用于出差报销:(1)总公司统一安排员工出差的。(2)员工自行申请,按公司本流程制度相关人员批准同意出差的。2、以下情况适用于外派报销:(1)外派人员不属于出差,费用按外派标准报销。(2)项目经理自抵达项目所在地开展工作之日起至项目移交之日止(以营销管理中心经理签字之日为准)属于阶段性外派,费用按阶段性外派标准报销,但给予其300元/月的手机补贴。3、以下情况不适用于出差或外派报销:分公司自行安排开拓市场的不属于出差,费用从分公司业务开拓费中支出。三、管理制度1、员工因公出差必须填写“出差申请单”,并由直接上司审核后按规定流程报批,批准后方可出差。无签字批准的“出差申请单”的出差按旷工处理,且其差旅费不予报销。2、员工回到公司后应及时提交出差报告,经公司相关负责人签阅后进入报销程序。并在出差回到公司的5个工作日内报销差旅费或归还借款,出差时间超过一个月的最迟每月30号前报销一次,逾期每天按报销金额的千分之一罚款(单人单次罚款最少5元最高不超过50元)。3、差旅费报销时应按单据类别分类顺序粘贴整齐,并将签字批准过的“出差申请单”复印件作为附件粘贴填写“费用报销单”,按正常报销程序进行审批,财务根据审批手续完备的费用报销单予以报销。附件中无签字批准过的“出差申请单”复印件不予报销。4、出差起止地一致的人员需统一申请和报销差旅费,但需列明不同人员以便财务部按照部门进行费用核算。5、员工出差按公司规定标准进行报销,如工作需要或情况特殊要超过标准,需事先申请,并经行政人事经理、总经理同意,否则超过规定限额部分自理,不予报销。6、外派人员休探亲假报销时应按单据类别分类顺序粘贴整齐,并将签字批准过的“请假单”复印件作为附件粘贴填写“费用报销单”,按正常报销程序进行审批,财务根据审批手续完备的费用报销单予以报销。附件中无签字批准过的“请假单”复印件不予报销。7、对报销事项或发票单据弄虚作假者,该张报销单不予报销,并计入个人关键事件作为个人年度评审的重要依据。8、差旅费标准如下:(1)、住宿标准:除涉及公司特殊需要外(如商务谈判或会议指定酒店),原则上出差人员一律选择入住经济型连锁快捷酒店(如7天连锁、如家、莫太168及当地的经济型酒店等),如办事地点无经济型酒店,参照出差地的经济酒店价格选择安全的酒店入住。分公司经理、部门经理及以上级别员工在一级城市住宿费不得超过250元/晚/间,其他城市不得超过200元/晚/间;普通员工在一级城市住宿费不得超过200元/晚/间,其他城市不得超过150元/晚/间;同性出差必须安排合住双人、三人房,公司只报销住房直接费用(报销住宿费时须在票据后注明起止日期、事由、人员)。住宿费据实报销,超过部分自理。外派及出差地有宿舍的必须安排合住宿舍,住宿宿舍的不予报销住宿费用,外派人员探亲休假的不予报销住宿费用。(2)、出差乘坐交通工具标准:市外出差可选乘火车硬座、火车硬卧或长途汽车(车票由出差人自行订购),如因事情紧急需搭乘飞机需事先在出差申请单上特别申请(机票必须尽可能提前通知行政人事部并由行政人事部预定,选择折扣多的航班),特殊情况的须事先向其上级及行政人事经理申请并说明理