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第一部分商务信函的基础知识一、掌握商务书信的书写格式和构成二、了解商务书信的写作原则
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商务书信的书写格式齐头式斜排式(缩行式) 改良式(混排式)
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齐头式(Block style)商业英文书信,一般都要求用打字机或电脑整齐地打印,左边各行开头垂直的,称为垂直式或齐头式,美国常用这种格式; 这种排列的要领在于每个要素都从左边开始排列,每一行都不向右缩入,因而整封信的左边成一垂直线,右边参差不齐。这种形式虽然打字时方便省事,不需考虑左边缩入,但不匀称美观
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缩行式(Indented Form)这种排列的要领在于信头、结束语、签名和发信人姓名都靠右或偏右,而封内地址和称呼则在左边,如果以上任一要素要分行排列时,后行要比前行缩入两个(或三个)英文字母;正文每段开始要缩入五个英文字母,段与段之间要空一行。这种形式讲究匀称美观,是传统的排列范式,目前只有少数英国人喜欢用
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改良式(Modified Form) 这种排列集上述两种形式之所长,信头、结束语、签名和发信人姓名排在右边,封内地址和称呼排在左边,但每个要素分行时每行都不向右缩入;正文每段开始缩入五个英文字母,而段与段之间可不空行。这种形式兼顾及方便省事与匀称美观,因此,它是目前极为流行的英文书信范式
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商务信函的构成信头、编号和日期、封内地址、称呼、事由、信文、结尾敬语、签署、附件、附言
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信头(Heading)  指发信人的姓名(单位名称)、地址和日期,一般写在信纸的右上角。一般公函或商业信函的信纸上都印有单位或公司的名称、地址、电话号码等,因此就只需在信头下面的右边写上写信日期就可以了
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英文地址的写法与中文完全不同,地址的名称按从小到大的顺序:第一行写门牌号码和街名;第二行写县、市、省、州、邮编、国名;然后再写日期。标点符号一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之间,该用的还要用,例如在写日期的时候。日期的写法,如1997年7月30日,英文为:July 30,1997(最为普遍); July 30th,1997;30th July,1997等。1997不可写成97。
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信内地址(Inside Address) 在一般的社交信中,信内收信人的地址通常省略,但是在公务信函中不能。将收信人的姓名、地址等写在信头日期下方的左角上,要求与对信头的要求一样,不必再写日期。
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称呼(Salutation) 是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方,从该行的顶格写起,在称呼后面一般用逗号(英国式),也可以用冒号(美国式)。 写给公务上的信函用Dear Madam,Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意:Dear纯属公务上往来的客气形式。Gentlemen总是以复数形式出现,前不加Dear,是Dear Sir的复数形式。写给收信人的信,也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。例如:Dear Prof. Tim Scales, Dear Smith。
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